Ce poste est à pourvoir à Le Kremlin Bicêtre.
Assistant administratif et financier H/F
En tant qu’assistant(e) administratif(ve) et financière, vous assistez la responsable dans l’organisation de travail du service, suivez la comptabilité du budget du service et gérez les dossiers administratifs selon l’organisation.
Vous avez notamment pour tâches :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du service
- Accueil physique et téléphonique du service et, par roulement, au sein de la direction des services techniques
- Organisation de réunions, coordination avec les secrétariats; réservation de salles ; courriers et mails d’invitation ;
- Traiter les différents documents administratifs du service
- Mise en forme des courriers du service selon la charte graphique, suivi du circuit de visas et de signature et envoi
- Gestion et suivi des documents techniques et administratifs: arrêtés d’autorisation de travaux et d’ouverture pour les ERP, délibérations, conventions, avenants, procès-verbaux de réception (EXE), décomptes général définitif des entreprises, ordre de service, actes des sous-traitants, -.
- Prise de notes, mise en forme des comptes rendus de réunion pour diffusion
- Suivre les dossiers du service et les outils de pilotage
- Suivre certains dossiers (assurance, contrats d’entretien et maintenance sur devis) et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service (tableau de suivi des bons de commande, des mouvements comptables, tableaux financiers des opérations)
- gestion des subventions : élaboration de la partie administrative, suivi des demandes de versements (acomptes et soldes)
- Gérer et actualiser des bases de données du service Patrimoine
- Assurer le suivi financier du service :
- Enregistrement du budget sur CIVIL,
- rapprochement des factures
- établissement des bons de commande et des engagements
- suivi des mouvements comptables avec le service des finances
- suivi financier des grands projets
- Assister le service lors des phases de consultation :
- Mise en forme des documents techniques de consultation et des rapports d’analyse d’offres
- Organisation de la consultation pour certains marchés
