Criterios de selección de plataformas de contratación pública

La aparición de la plataforma de contratación pública electrónica (PCP) ha revolucionado la manera en que las entidades gubernamentales y organizaciones del sector público realizan sus procesos de compras. Tanto de productos como de servicios. Estas plataformas permiten la publicación, gestión y seguimiento transparente de licitaciones y contratos. Facilitan la participación de proveedores y promueven la competitividad al ofrecer un espacio digital para presentar ofertas y acceder a información clave.

La claridad y equidad inherentes a las plataformas de contratación pública electrónicas han impulsado una modernización en la contratación colectiva, mejorando la toma de decisiones y optimizando el uso de recursos, en beneficio tanto de los organismos contratantes como de los proveedores.

¿Qué es una plataforma de contratación pública electrónica?

Se trata de un sistema en línea diseñado para facilitar y gestionar los procesos de adquisición de bienes, servicios y obras por parte de la Administración y distintos organismos gubernamentales. Esto es, tecnología aplicada para publicar, gestionar y llevar a cabo procedimientos de licitación y contratación electrónica con rigor y máxima eficiencia.

En una plataforma de contratación pública electrónica, las entidades públicas pueden emitir anuncios para licitar, pliegos de condiciones y documentos relacionados con los trámites, y al unísono recibir ofertas de los proveedores interesados. Estos últimos, a su vez, pueden acceder a la información sobre oportunidades de acuerdos y convenios, presentar sus propuestas y participar en el proceso de selección. Todo ello de manera electrónica.

¿Cuáles son los objetivos de las PCP? Promover la competencia leal, la transparencia y la igualdad de oportunidades a la hora de contratar agentes externos, así como agilizar y modernizar estos procedimientos. Además, su uso puede contribuir a reducir los costes administrativos y mejorar la eficiencia en la gestión de los contratos públicos.

PCP en relación con la Plataforma de Contratación del Sector Público

Tanto la Plataforma de Contratación del Sector Público (PCSP) como las plataformas de contratación pública de empresas privadas tienen en común un objetivo fundamental: facilitar y gestionar procesos de abastecimiento. Ambas permiten la publicación de licitaciones, presentación de ofertas y evaluación de proveedores de manera electrónica. Sin embargo, difieren en su alcance y contexto.

La PCSP se enfoca en las compras para entidades y organizaciones del sector público, con énfasis en la honestidad y en la claridad competitiva que surge entre las empresas.

En cambio, las plataformas de contratación electrónica pública privadas sirven a necesidades comerciales, abarcando una amplia variedad de sectores. Las diferencias normativas, requisitos de seguridad y prioridades específicas del sector público distinguen estas plataformas, aunque ambas buscan eficiencia y optimización en los procesos de contratación del sector público en España.

La Contratación Pública Administrativa constituye un dominio crítico y de gran relevancia para toda entidad asociada con la Administración Pública. En este contexto, los procesos de abastecimiento y otros enfoques para obtener bienes y servicios son de vital importancia para múltiples aspectos:

• Fomentar la confianza en las instancias administrativas mediante la veracidad.
• Impulsar el rendimiento y desarrollo de las sociedades involucradas.
• Gestionar de manera efectiva los recursos financieros provenientes de los contribuyentes (ciudadanos).
• Mantener una saludable situación económica a nivel nacional.

En conjunto, estos factores resaltan la necesidad de una contratación pública sólida como cimiento esencial para el funcionamiento adecuado y equitativo de la sociedad. No hay que olvidar que, para las diferentes instituciones de carácter público, se trata de una herramienta fundamental para cumplir con los fines propuestos en sus actas constitutivas.

Criterios de selección de plataformas de contratación electrónica pública

Al elegir una plataforma de contratación pública electrónica, especialmente aquellas implementadas por empresas especializadas, es crucial considerar una serie de criterios clave para avalar que la elección sea la adecuada para las necesidades de la organización. Aquí están algunos de los aspectos más importantes a considerar:

1. Funcionalidad y características. La plataforma debe ofrecer las condiciones necesarias para cubrir todas las etapas del proceso de contratación pública, desde la publicación de licitaciones hasta la evaluación de ofertas y la adjudicación. De igual modo, debe ser fácil de usar tanto para las entidades compradoras como para los proveedores.
2. Adaptabilidad y personalización. Ha de ser flexible y permitir la adaptación a las necesidades específicas de la organización. La capacidad de personalizar flujos de trabajo, formularios y otros aspectos es esencial para satisfacer los requisitos únicos.
3. Accesibilidad y usabilidad. Otro criterio de selección digno de mención para seleccionar una plataforma de contratación pública es que debe ser accesible desde diferentes dispositivos y navegadores para garantizar que tanto las entidades compradoras como los proveedores puedan acceder y participar sin problemas. Por otra parte, la usabilidad intuitiva es fundamental para que todos los usuarios puedan trabajar del modo más eficiente posible.
4. Seguridad y cumplimiento. La seguridad de los datos y la conformidad con las regulaciones de protección de datos (como GDPR en Europa) son cruciales. La plataforma debe garantizar la inviolabilidad de la información sensible y cumplir con los requisitos legales y normativos.
5. Interconexión e integración. La capacidad de integrarse con otros sistemas internos de la organización (como sistemas de gestión, contabilidad, etc.) puede mejorar la eficiencia y reducir la duplicación de datos y tareas.
6. Soporte y asistencia. Una corporación especializada debe proporcionar soporte técnico confiable para resolver cualquier problema o duda que surja durante el uso y empleo de la plataforma de contratación pública. Un buen nivel de asistencia puede marcar la diferencia en la experiencia del usuario.
7. Importe económico. El coste total de propiedad, incluyendo licencias, mantenimiento y posibles actualizaciones, debe ser evaluado en relación con el valor que aporte la plataforma.
8. Historial y experiencia. Investigar la reputación de la firma proveedora es esencial. Las opiniones de otros usuarios y ejemplos de implementaciones anteriores pueden proporcionar información valiosa.
9. Escalabilidad. La contratación electrónica debe tener la capacidad de manejar un aumento en el número de licitaciones y proveedores a medida que la organización crece.
10. Capacidad de análisis y reportes. En este caso, la PCP debe ofrecer herramientas para analizar datos y generar informes para una mejor toma de decisiones.

Al considerar estos criterios, cualquier organización pueden seleccionar una plataforma de contratación pública electrónica que se adapte a sus necesidades específicas y contribuya a un proceso de contratación más eficiente, claro y efectivo.

¿Qué funcionalidades debe tener la plataforma?

Las funcionalidades clave varían según las necesidades y regulaciones de cada país y organización. Sin embargo, aquí hay algunas características esenciales a considerar al elegir una plataforma, así como aspectos a observar al seleccionar la entidad comercial que la implementará. Merecen destacarse por separado.

Ítems imprescindibles en una plataforma de contratación electrónica

1. Publicación de licitaciones. Capacidad para crear y publicar anuncios de licitación, incluyendo detalles sobre el contrato, pliegos de condiciones y requisitos.
2. Presentación de ofertas. Con la posibilidad para los proveedores de presentar propuestas electrónicas de manera segura y eficiente.
3. Evaluación y adjudicación. Herramientas para evaluar y comparar las ofertas, y realizar la adjudicación de manera transparente.
4. Documentación. Almacenamiento seguro de documentos relacionados con los procesos de contratación.
5. Notificaciones y comunicación. Sistema de notificaciones automáticas para mantener a los proveedores informados sobre el estado de los diferentes procesos.
6. Soporte para subastas electrónicas. En caso de que se necesite llevar a cabo subastas inversas.
7. Gestión de contratos. Seguimiento y gestión de los contratos adjudicados, incluyendo plazos y pagos.
8. Integración de firma electrónica. Para garantizar la autenticidad y validez de los documentos y acuerdos.
9. Análisis y reportes. Generación de informes y análisis para evaluar la eficiencia y efectividad de los procesos.

Aspectos a considerar al elegir la empresa implementadora de la plataforma de contratación electrónica pública

No solo hay que prestar atención a las funcionalidades descritas, sino también a diferentes aspectos para elegir tanto la plataforma online como la compañía encargada de su implementación. Solo así se puede alcanzar la mejor posición para adoptar una solución que se ajuste a las necesidades concretas y contribuya a una mejor gestión.

1. Experiencia e historial. Una premisa básica: investigar la trayectoria de la sociedad en ejecuciones similares, así como su historial en proyectos que hayan tenido éxito anteriormente.
2. Adaptabilidad. La empresa a contratar debe demostrar que puede adaptar la plataforma a las necesidades específicas de la organización contratante.
3. Cumplimiento normativo. Un apartado vital, ya que nunca está de más garantizar que el sistema y la ejecución de los servicios cumplen con las regulaciones y estándares locales y nacionales.
4. Soporte técnico. Evaluar la calidad y disponibilidad del soporte técnico que ofrecen. Esto es crucial para resolver problemas y dudas rápidamente.
5. Capacidad de integración. Verificar si la empresa puede integrar la plataforma con otros sistemas que la organización ya utilice.
6. Capacitación. Confirmar que la compañía ofrece formación adecuada a los usuarios para garantizar un uso efectivo de su soporte tecnológico.
7. Costo monetario. Para elegir la sociedad idónea también hay que evaluar el importe total del proyecto, incluyendo licencias, implementación, mantenimiento y soporte.
8. Referencias y opiniones. Obtener información y datos de otros clientes para tener una idea de su experiencia previa y el grado de satisfacción obtenido.
9. Actualizaciones y desarrollo continuo. Certificar que la sociedad continúe desarrollando y actualizando la plataforma para mantenerla al día con las necesidades cambiantes actuales y futuras.

En un entorno cada vez más digital, una plataforma de contratación pública electrónica brinda agilidad y transparencia en los procesos de adquisición. Su capacidad para fomentar la competencia y mejorar la eficiencia redefine la gestión de contratos, beneficiando a las entidades públicas y a los proveedores por igual.

Publicado por: José Pérez Barrozo

Ago 16, 2023 | Administración electrónica, ARTÍCULOS, Contratación electrónica, Contratación pública, Licitación electrónica