1. CONCEZIONE E AVVIAMENTO
Iniziamo con il porci qualche domanda:
– Che ingredienti ci servono per la nostra pizza?
– Chi ce l’ha richiesta?
– Quante persone dobbiamo sfamare?
– Quanti soldi abbiamo a disposizione per la spesa?
– In che contesto prevediamo di servirla?
– Quanto tempo e quali spazi ci servono per realizzare il tutto?
Concordate con noi che preparare una pizza srotolando la pasta prelevata dal banco frigo, schiaffandoci sopra della passata condita e qualche straccetto di mozzarella, è ben diverso dal creare il lievitato con gli alveoli perfetti da presentare al concorso per la migliore pizza d’Italia. Che sia il primo o il secondo caso dobbiamo comunque organizzare tutte le informazioni in nostro possesso.
In primo luogo capiamo la nostra finalità: si tratta di un’iniziativa estemporanea o c’è un piano più grande sotto e, se la risposta è la seconda, il progetto è coerente con i nostri obiettivi (che nel linguaggio specifico definiamo S.M.A.R.T.) a breve e a lungo termine?
Cioé: facciamo la pizza perché è un modo sfizioso per non buttare via gli avanzi di verdure dimenticati in frigo oppure stiamo organizzando una pizzata per trenta persone?
Proseguiamo mappando tutti i soggetti coinvolti, definiamo il loro ruolo, il rispettivo livello di influenza e di interesse. Capiamo quanto spesso e con quale precisione è bene aggiornarli sullo stato di avanzamento lavori.
Cioé: nel caso di coinquilini che si dividono le utenze, siamo sicuri di infornare teglie su teglie di pizza e invitare tutte le sere amici a casa, comunicandolo all’ultimo al compagno di appartamento, in un inverno come quello del 2022-2023? Potrebbero esserci ritorsioni?
Ipotizziamo quindi un budget di spesa totale, quante e quali risorse sono viste come necessarie o migliorative, lo sottoponiamo ai committenti e agli altri soggetti d’interesse coinvolti.
Cioé: sempre nel caso dei coinquilini, programmate insieme l’acquisto di sedie pieghevoli per gli amici, concordate il numero massimo di serate-pizza mensili. Oppure vivete in una reggia e decidete di assoldare anche un esperto in mixology che proponga abbinamenti pazzeschi gin-pizza.
2. PIANIFICAZIONE
È il momento di declinare la visione strategica in un assetto operativo.
Componiamo la squadra di lavoro dividendo le singole task e responsabilità in base alle competenze, alla disponibilità e al livello di coinvolgimento di ciascun membro.
Prevediamo eventuali rischi e cambiamenti.
Definiamo gli strumenti e le modalità utili a comunicare all’interno del gruppo di lavoro e con i soggetti d’interesse esterni.
Immaginiamo una pizzata-compleanno con una trentina di amici in giardino:
– Segniamo in calendario la data
– Scriviamo la lista della spesa
– Creiamo un gruppo whatsapp per gli organizzatori e preferiamo la lista broadcast per gli invitati
– Programmiamo il ritiro delle sedie e dei tavoli dal magazzino della sagra patronale
– Pensiamo a un piano B in caso di brutto tempo
– Chi fa cosa?
3. OPERATIVITÀ
Finalmente mettiamo le mani in pasta.
Ogni membro del gruppo di lavoro prende in carico i propri compiti e si impegna a portarli a termine nei tempi e nei modi stabiliti, così da mettere gli altri nella condizione di fare lo stesso.
Cioé: rimanendo sull’esempio della pizzata-compleanno, ipotizziamo sia una festa a sorpresa. Il gruppo di amici organizzatori si dividono le varie incombenze in base alla predisposizione di ciascuno. Paola, precisa e affidabile, andrà a fare la spesa; Giuseppe, guru della panificazione, darà sfoggio a tutta la sua arte culinaria; Davide, invece, metterà a disposizione la sua cucina super accessoriata e via dicendo.
Stabiliamo anche chi avrà il compito di assicurarsi che tutto proceda al meglio, gestendo eventuali intoppi, mancanze di risposte, di risorse, di tempo.
Cioè: Giorgia, la sorella del festeggiato, mandando gli inviti rileva che due delle trenta persone invitate sono celiache e, monitorando il meteo, scopre che la sera della festa sono previsti 9 mm di pioggia. Avvisa Paola e Giuseppe delle esigenze alimentari e si farà dare una mano dai genitori nel riordinare la taverna in vista del brutto tempo.
È importante mantenere informate tutte le persone coinvolte nel progetto, nella misura che ciascun ruolo richiede, affinché tutti e tutte siano allineati e motivati a portarlo a termine.
Per evitare che il progetto naufraghi o esondi al di fuori dei confini e delle possibilità che avevamo definito in fase di pianificazione possiamo utilizzare, ad esempio, il modello a Triplo Vincolo. Si tratta di una configurazione che ci permette di stabilire, ed eventualmente riequilibrare, il trinomio obiettivo-costi-tempi.
Cioè: se il discount è chiuso per manutenzione dell’impianto elettrico e Paola si vede costretta a fare la spesa all’Esselunga, per mantenere la qualità della pizza e rimanere dentro al budget concorderà con Giuseppe un numero minore di condimenti.
4. CHIUSURA
Si è scatenato il diluvio universale ma la festa è andata alla grande.
È il momento di verificare che tutto ciò che bisognava fare sia stato portato a termine.
Per farlo, poniamoci qualche altra domanda:
– L’obiettivo è stato raggiunto? In che misura?
– Tutti i soggetti interessati sanno della chiusura del progetto e del risultato?
– Sono stati saldati tutti i conti?
– Abbiamo restituito il materiale preso in prestito o noleggiato?
– Siamo soddisfatti???
Cioè: il festeggiato è stato realmente sorpreso? La pizza era cotta? Gli invitati sono stati sfamati a dovere, anche i celiaci? Paola è stata rimborsata dei soldi anticipati per la spesa? Le sedie sono tornate nel magazzino della sagra? I vicini di casa hanno chiamato il carro attrezzi perché ignari dell’invasione di auto nel vialetto comune?
Facciamo un debriefing, detto anche confronto post evento, per discutere di cosa è filato liscio e cosa, invece, poteva andare meglio. Elaboriamo una documentazione relativa alla chiusura di progetto, nella quale raccogliere riscontri e risultati ottenuti. Infine consegniamola a chi ci ha commissionato il progetto.
E infine sì, diamoci una bella pacca sulla spalla, facciamoci un applauso e addentiamola sta benedetta pizza.
Giulia Tirapelle
