En el ámbito laboral se dan algunos errores de interpretación sobre los que se sostienen malos hábitos y costumbres de trabajo, en detrimento de prácticas más eficientes y productivas que nos acercan a nuestras metas y objetivos profesionales más rápidamente.
El tan conocido “no por mucho madrugar amanece más temprano”, es idéntico a pensar que por trabajar sin parar conseguiremos mejores resultados. De hecho, multitud de estudios científicos han podido demostrar cómo sucede precisamente al contrario.
Trabajar sin descanso ha sido uno de los efectos colaterales que muchas personas han sufrido a raíz de la pandemia y la repentina introducción del teletrabajo, y que han dado lugar a jornadas laborales con límites de tiempo poco claros y, en consecuencia, con mucho desgaste mental y físico.
Por eso, hoy resulta especialmente importante pararse a pensar y replantear nuestros métodos y hábitos de trabajo para asegurar que llegamos con energía de principio a fin de la jornada, y que nuestra dimensión profesional no entre en conflicto con la posibilidad de dedicar todos los días un tiempo de calidad a nuestros seres queridos y a todas aquellas cosas que nos importan.
Es ahí donde entran en juego los hábitos y costumbres de las personas altamente productivas, y que llevan a cabo lo que popularmente se conoce como el Smart Work.
Calidad vs. cantidad
El término Smart Work se refiere a un conjunto de técnicas y una manera de enfocar el trabajo que nos ayuda a conseguir mejores resultados empleando menos recursos; esto es, a ser más eficaces y más productivos en el uso de nuestro tiempo y nuestra energía.
Porque, ¿cuántas veces has dedicado más horas de las que querías (y podías) a completar una tarea?, y, ¿cuántos días se ha prorrogado esa odisea?
Una de las razones de aplicar este enfoque, precisamente, es poner fin a la frustración y la angustia que sentimos cuando un encargo se dilata de forma ininterrumpida en el tiempo. Pero, ¿de qué manera?
Ya hemos hablado, en otras ocasiones, de cómo la receta para el éxito es, el 99% de las veces, una fórmula de trabajo, proactividad y mejora constantes. En el caso del Smart Work, se trata de aprender, adquirir y mantener unos hábitos de trabajo estratégicos que nos permitan emplear mejor la energía de la que disponemos.
De la teoría a la práctica: cómo aplicar el Smart Work
Podemos resumir algunos de los principios básicos del Smart Work en los siguientes puntos.
- Trabaja con método, de forma estratégica y consistente
Evita que tu semana se convierta en una sucesión de días sin un horizonte claro, con un ejercicio de planificación previa. Organiza las tareas de la jornada siguiente con antelación y asigna a cada una unos límites de tiempo y una franja horaria. Esto no solo te dará una mayor sensación de control, sino que te resultará más sencillo completar el trabajo a tiempo y posponer asuntos menos relevantes que sucedan a lo largo de la semana. - Establece prioridades y objetivos claros
Para llevar a cabo el primer punto, es fundamental aprender a identificar y priorizar las cargas de trabajo. Uno de los preceptos del Smart Work consiste en pensar cómo invertir tu esfuerzo de la forma más eficiente posible a lo largo del día, generalmente haciendo frente primero a los asuntos de mayor importancia o MIT (Most Important Thing), y reservando las horas de dedicación restantes para cuestiones menos exigentes. Establecer prioridades y objetivos es, además, un ejercicio que refuerza nuestra motivación y que nos ayuda a desarrollar una actitud más optimista de cara al trabajo más difícil. - Renuncia al multitasking
Dedicar tiempo de forma simultánea a varios asuntos es otro de los errores más comunes en los entornos de trabajo actuales y de los primeros que debemos evitar a toda costa si aspiramos a ser más productivos y eficientes. El multitasking es una forma de distracción constante que nos impide disponer de tiempo suficiente para organizar los pensamientos e ideas, y filtrar la información importante de la irrelevante. Y es esta falta de reflexión, justamente, la que nos lleva a invertir más tiempo del necesario en una determinada tarea. - Piensa en la calidad (no solo en la cantidad)
Trabajar de forma más eficiente también requiere un cambio de mentalidad y pensar en términos de calidad, no solo cantidad. De poco servirá que dediquemos mucho tiempo a una tarea concreta si su planteamiento es erróneo, o con un objetivo poco claro o equivocado. Trabajar pensando en la calidad nos permitirá evitar este tipo de errores y ahorrar tiempo de rectificación más adelante. - Apóyate en la innovación y la tecnología
Otro de los rasgos que caracterizan a las personas con un alto nivel de productividad es la búsqueda de soluciones tecnológicas más eficientes. El mundo digital actual nos permite simplificar tareas y automatizar muchos de los procesos que llevamos a cabo y que no hubieran sido posibles en otro momento. ¡Aprovechemos más en nuestro favor esta ventaja! - Mejora tus habilidades de comunicación y colaboración
Independientemente de cuál sea tu lugar de trabajo, es importante que cuentes con una buena comunicación con los miembros de tu equipo y tus clientes. Trasladar la información de forma clara y mantener a las personas implicadas al corriente de los cambios y novedades es indispensable para evitar malentendidos y poder delegar responsabilidades en el equipo.
Ahora, proponte el reto de analizar una semana de trabajo habitual y valorar cuáles de estos aspectos podrían ayudarte a optimizar la gestión de tu tiempo, mejorar tus resultados e incrementar tu productividad.
Es probable que, al hacer este ejercicio de forma continuada, cada vez te sientas más cómodo con la práctica del Smart Work y te ayude a identificar rápidamente aspectos que puedas mejorar, hasta el punto de que se convierta en un elemento clave de tu método de trabajo.
