La importancia del offboarding y claves para aplicarlo correctamente
Cuando un empleado deja su empresa, ya sea por decisión propia o de la compañía, cómo se desarrolle el proceso de salida puede tener un impacto significativo en la imagen de la organización. El offboarding no debe ser tomado solo como un trámite administrativo, sino como una oportunidad para fortalecer la relación con el empleado saliente y preservar la reputación corporativa.
En este post ahondaremos en las claves del proceso de offboarding, analizando sus beneficios y los factores relevantes para aplicarlo correctamente.
Qué es el offboarding en una empresa
Se conoce por offboarding al conjunto de procesos y acciones que lleva a cabo una empresa cuando un empleado se desvincula de la organización. Este procedimiento incluye aspectos administrativos, como la firma de documentos legales o la devolución de equipos, pero también se centra en mantener una comunicación clara y humana para garantizar una transición respetuosa y ordenada.
El proceso de offboarding tiene un papel fundamental en la gestión del employee journey, ya que contribuye a cerrar una etapa profesional de manera positiva. Esto facilita que, aun estando fuera de la organización, el empleado pueda ser un embajador de marca.
Beneficios de un proceso de offboarding efectivo
Al igual que una primera impresión trabajada con un onboarding efectivo, tiene grandes beneficios en el inicio de una relación entre empresa y colaborador, cuando el offboarding se desarrolla de manera estructurada, puede llegar a generar ventajas tanto para la compañía como para el empleado saliente.
Mejora la imagen de marca
Cuando los empleados dejan una organización con una experiencia de salida positiva, es más probable que hablen bien de la empresa, incluso después de finalizar la relación contractual. Esto mejora la reputación corporativa y refuerza el atractivo de la marca como empleador, tanto de manera interna como externa.
Ahorro de tiempo
Un proceso de offboarding bien organizado evita confusiones y reduce errores en las etapas administrativas. Esto minimiza interrupciones en las operaciones y optimiza el tiempo del departamento de recursos humanos y del empleado que se va.
Mejora la fidelización del talento
Aunque pueda parecer contradictorio, un proceso de salida de los empleados óptimo, también contribuye a la retención de talento. Si los empleados actuales sienten que el proceso se ha tratado con cuidado y respeto, aumentará la confianza y seguridad en su empleador, fortaleciendo su lealtad.
Organización eficaz
El offboarding ayuda a establecer protocolos claros para la marcha de empleados, mejorando la transición de responsabilidades. Esto incluye procedimientos para transferir conocimientos a miembros del equipo o formar al nuevo trabajador que ocupará el puesto del saliente, y cerrar asuntos pendientes, asegurando que la productividad no se vea afectada por la partida del empleado.
Impacto del offboarding en la experiencia del empleado y el employer branding
El offboarding impacta directamente en la experiencia del empleado y el employer branding. Un salida mal gestionado puede generar frustración, afectando a la percepción de la empresa como un lugar atractivo para trabajar. Por el contrario, un offboarding positivo transmite un mensaje claro: la empresa valora a sus empleados, incluso después de su salida.
Desde la perspectiva del employer branding, el proceso de offboarding puede ser utilizado por las empresas para fortalecer su narrativa de marca. Los ex trabajadores de la organización que han tenido una buena experiencia de salida son más propensos a recomendar la compañía, escribir reseñas positivas en plataformas como Indeed&Glassdoor, incluso, colaborar en el futuro como freelancers o consultores.
Además, en un buen offboarding encontramos ejemplos de técnicas como la entrevista de salida, en la que los empleados pueden proporcionar comentarios valiosos sobre su experiencia laboral, ayudando a la organización a identificar áreas de mejora.
Claves para aplicar un offboarding correctamente
Para que el offboarding sea eficaz, se requiere una planificación adecuada y un enfoque muy humano. Principalmente, destacan tres claves a desarrollar.
Planificación y documentación
Es fundamental contar con un plan estructurado que detalle cada etapa del proceso de offboarding, incluyendo:
- Checklist de tareas, como la devolución de equipos (ordenadores, teléfonos…), cierre de accesos y transferencia de proyectos.
- Documentación clara sobre las políticas de salida, para evitar malentendidos.
Relevancia de la comunicación interna
La comunicación interna es importante durante el offboarding. Informar al equipo sobre la salida del empleado, sin comprometer información confidencial, crea un ambiente transparente y evita rumores. Además, organizar una despedida respetuosa y personalizada es una señal de aprecio por la aportación del empleado saliente durante su etapa en la empresa.
Seguimiento del proceso
El offboarding no termina el último día del contrato. Más adelante, enviar un mensaje de agradecimiento o una encuesta de experiencia, refuerza la relación y brinda oportunidades para obtener feedback constructivo.
Ejemplo de un offboarding
En el offboarding hay ejemplos que pueden variar en extensión y nivel de detalle, pero todos son igualmente importantes. Este podría ser uno de ellos.
Supongamos que, en una empresa tecnológica, un desarrollador decide abandonar su puesto para emprender un proyecto personal. El equipo de recursos humanos organiza una reunión de salida para detallar los aspectos administrativos y recopilar feedback.
Durante la reunión, se expresa el debido reconocimiento al empleado, agradeciendo sus contribuciones al equipo y destacando los logros clave en su trayectoria. Además, se organiza un encuentro informal para despedirse de los compañeros y reforzar las relaciones interpersonales.
Por último, el desarrollador recibe una carta de recomendación personalizada y acceso temporal a un portal interno para descargar documentos relevantes, lo que facilita su transición.
Todo ello no solo deja una impresión positiva en el empleado que se va, sino que también fortalece la percepción de la empresa como un empleador comprometido y humano.
Este ejemplo hace evidente que un buen offboarding no es simplemente un cierre, sino que debe verse como el inicio de una nueva etapa en la relación entre empleado y empresa. Apostar por un proceso estructurado y respetuoso beneficia tanto a la organización como al trabajador, y contribuye al crecimiento del employer branding de tu empresa.
No obstante, para que de verdad se realice de manera efectiva, hay que guiarse por los pasos mencionados e implementarlos profesionalmente. Por eso, entre nuestros servicios de marketing de recursos humanos, ayudamos a compañías como la tuya en su proceso de offboarding para que realmente sea un protocolo efectivo. ¿Quieres saber cómo sería un buen proceso de salida para los empleados de tu empresa? ¡Contacta ahora con PrideCom!
