Strumenti di Management: La Cassetta degli Attrezzi per ogni Manager · Dave Slane | Studio

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Nel mondo del management e della consulenza, proprio come per un artigiano che ha a disposizione una cassetta degli attrezzi ben fornita, anche i professionisti della strategia aziendale devono possedere una varietà di strumenti da applicare a seconda delle necessità. L’illustrazione che abbiamo di fronte rappresenta un insieme di strumenti fondamentali per l’analisi, la pianificazione e la gestione aziendale. Vediamo come ciascuno di questi può essere utilizzato per affrontare le sfide quotidiane del business.

1. Mind Boxing

Il Mind Boxing è un metodo di gestione del tempo e della concentrazione. Simile alla tecnica del Pomodoro, questa tecnica implica dedicare blocchi di tempo focalizzati a una determinata attività, seguiti da pause regolari. Questo strumento aiuta a ridurre la procrastinazione e a mantenere alta la produttività.

Guida Passo Passo per il Mind Boxing:

1. Identifica un’attività specifica da completare.
2. Imposta un timer per 25-30 minuti (puoi adattare la durata in base alle tue esigenze).
3. Lavora senza interruzioni fino allo scadere del timer.
4. Prenditi una breve pausa di 5 minuti.
5. Ripeti il ciclo per 4 volte, poi concediti una pausa più lunga (15-30 minuti).

Esempio di Mind Boxing:

Hai un report da completare. Decidi di impostare un timer per 30 minuti. Lavori sul report senza distrazioni fino allo scadere del timer. Poi prendi una pausa di 5 minuti, durante la quale ti alzi e cammini. Ripeti questo processo fino a completare il report.

2. Analisi SWOT

L’Analisi SWOT è uno strumento di analisi strategica fondamentale per valutare i punti di forza (Strengths), debolezze (Weaknesses), opportunità (Opportunities) e minacce (Threats) di un progetto o di un’intera azienda. La sua applicazione è essenziale per avere una visione chiara del contesto interno ed esterno, e orientare le decisioni in modo consapevole.

Guida Passo Passo per l’Analisi SWOT:

1. Punti di Forza: Identifica le risorse, capacità e competenze dell’azienda che rappresentano un vantaggio.
2. Debolezze: Evidenzia le aree interne che necessitano miglioramenti o che possono rappresentare un ostacolo.
3. Opportunità: Valuta i fattori esterni che l’azienda può sfruttare per crescere.
4. Minacce: Individua i fattori esterni che potrebbero rappresentare un rischio per il successo dell’azienda.

Esempio di Analisi SWOT

Analisi SWOT per un nostro cliente svolta in un’analisi preliminare che facciamo per valutare il lavoro da svolgere:

• Punti di Forza: Tecnologia avanzata, brand riconosciuto.
• Debolezze: Budget limitato per il marketing, personale non sufficiente.
• Opportunità: Espansione in nuovi mercati, collaborazione con partner strategici.
• Minacce: Aumento della concorrenza, cambiamenti normativi.

3. Principio di Pareto

Il Principio di Pareto, o la regola dell’80/20, afferma che circa l’80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi. Utilizzarlo permette di concentrarsi sulle attività che hanno il maggiore impatto, migliorando l’efficienza e riducendo gli sprechi di risorse.

Guida Passo Passo per Applicare il Principio di Pareto:

1. Fai una lista di tutte le attività o problemi.
2. Identifica quali attività o problemi generano il maggior impatto (il 20%).
3. Focalizza le risorse sulle attività ad alto impatto per ottenere l’80% dei risultati.

Esempio di Principio di Pareto:

Se hai dieci clienti, puoi scoprire che il 20% di loro rappresenta l’80% del tuo fatturato. Concentrandoti su questi clienti chiave, potresti migliorare notevolmente i tuoi risultati finanziari.

Grafico Pareto:

L’80% degli errori per la SEO è dovuto al 20% delle cause.

4. 5 Perché

I “5 Perché” sono un metodo semplice ma potente per individuare la causa radice di un problema. Ponendo la domanda “Perché?” cinque volte di seguito, è possibile scoprire la vera origine di una difficoltà, facilitando così l’elaborazione di soluzioni efficaci.

Guida Passo Passo per Applicare i 5 Perché:

1. Definisci chiaramente il problema.
2. Chiediti “Perché questo problema si verifica?”.
3. Continua a chiedere “Perché?” per altre 4 volte, andando più in profondità ad ogni risposta.
4. Identifica la causa radice e sviluppa una soluzione.

Esempio di Applicazione dei 5 Perché:

• Problema: Il progetto è in ritardo.
• Perché? La consegna delle materie prime è avvenuta in ritardo.
• Perché? Il fornitore non aveva disponibilità immediata.
• Perché? Non era stato fatto un ordine anticipato.
• Perché? Il processo di approvvigionamento non prevede pianificazione a lungo termine.
• Perché? Non è stata definita una politica di gestione delle scorte.

5. Modello SBI

Il Modello SBI (Situazione-Comportamento-Impatto) è uno strumento utile per fornire feedback costruttivi. La struttura è semplice: si descrive la situazione, si analizza il comportamento e si discutono gli impatti. Questo approccio permette di mantenere un dialogo aperto e produttivo con i membri del team.

Guida Passo Passo per Utilizzare il Modello SBI:

1. Situazione: Descrivi chiaramente la situazione in cui si è verificato il comportamento.
2. Comportamento: Spiega il comportamento specifico che hai osservato, senza giudizi.ù
3. Impatto: Discuti l’impatto di quel comportamento sul team o sul progetto.

Esempio di Feedback SBI:

• Situazione: Durante la riunione di ieri.
• Comportamento: Hai interrotto più volte il relatore.
• Impatto: Questo ha reso difficile per gli altri seguire il flusso della presentazione e ha aumentato la durata della riunione.

6. Framework STAR

Il Framework STAR è spesso utilizzato durante i colloqui di lavoro per descrivere situazioni passate, ma è anche uno strumento valido per la valutazione delle prestazioni. Sta per Situazione, Compito, Azione e Risultato. Aiuta a strutturare i problemi e capire l’impatto delle azioni prese.

Guida Passo Passo per il Framework STAR:

1. Situazione: Descrivi la situazione o il contesto specifico.
2. Compito: Spiega il compito che doveva essere completato.
3. Azione: Descrivi le azioni che hai intrapreso per affrontare il compito.
4. Risultato: Riporta i risultati ottenuti dalle azioni intraprese.

Esempio di Applicazione del Framework STAR:

• Situazione: Il team era in ritardo nel rispettare una scadenza.
• Compito: Dovevo motivare il team e riorganizzare il lavoro per rispettare la scadenza.
• Azione: Ho riorganizzato le attività, stabilito nuove priorità e motivato il team con incontri di aggiornamento quotidiani.
• Risultato: Siamo riusciti a completare il progetto in tempo, migliorando anche la qualità del risultato finale.

7. Matrice RACI

La matrice RACI è uno strumento di responsabilità che chiarisce i ruoli e le responsabilità all’interno di un progetto: Responsabile (Responsible), Chi prende le decisioni (Accountable), Consultato (Consulted), e Informato (Informed). Questo aiuta a evitare confusioni e sovrapposizioni nelle attività.

Guida Passo Passo per Creare una Matrice RACI:

1. Elenca tutte le attività o compiti del progetto.
2. Identifica i membri del team coinvolti.
3. Assegna uno dei ruoli RACI per ogni attività a ciascun membro del team.
4. Verifica che ogni attività abbia almeno un “Responsabile” e un “Chi prende le decisioni”.

Esempio di Matrice RACI:

• Progetto: Sviluppo di un nuovo prodotto.
• Attività: Ricerca di mercato.
• Responsabile: Team di marketing.
• Accountable: Capo progetto.
• Consultato: Responsabile vendite.
• Informato: Direzione generale.

8. Ciclo OODA

Il Ciclo OODA è una metodologia di processo decisionale rapido che si compone di quattro fasi: Osservare, Orientare, Decidere, Agire. Viene spesso utilizzato per prendere decisioni in situazioni di cambiamento continuo e incerto, come nel caso di scenari competitivi.

Guida Passo Passo per il Ciclo OODA:

1. Osservare: Raccogli tutte le informazioni rilevanti sull’ambiente.
2. Orientare: Analizza le informazioni e comprendi il contesto.
3. Decidere: Scegli l’azione migliore da intraprendere.
4. Agire: Implementa la decisione rapidamente.

Esempio di Ciclo OODA:

• Situazione: Un concorrente ha lanciato un nuovo prodotto simile al nostro.
• Osservare: Raccogliamo informazioni sul prodotto concorrente e sulle reazioni del mercato.
• Orientare: Confrontiamo le caratteristiche del prodotto e identifichiamo le nostre opportunità di differenziazione.
• Decidere: Decidiamo di implementare una campagna pubblicitaria per enfatizzare i nostri punti di forza.
• Agire: Lanciamo immediatamente la campagna per contrastare il concorrente.

9. Obiettivi SMART

Gli obiettivi SMART sono obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e temporalmente definiti. Questo strumento è essenziale per la pianificazione e l’impostazione di obiettivi chiari e realizzabili che guidano verso il successo.

Guida Passo Passo per Definire Obiettivi SMART:

1. Specifico: Definisci chiaramente cosa vuoi ottenere.
2. Misurabile: Stabilisci criteri per misurare i progressi e il successo.
3. Raggiungibile: Assicurati che l’obiettivo sia realistico.
4. Rilevante: Verifica che l’obiettivo sia allineato con gli obiettivi aziendali.
5. Temporalmente definito: Specifica una scadenza entro cui raggiungere l’obiettivo.

Esempio di Obiettivo SMART:

• Specifico: Aumentare il numero di lead qualificati.
• Misurabile: Aumentare del 15% il numero di lead entro tre mesi.
• Raggiungibile: Disponiamo delle risorse di marketing per generare nuovi lead.
• Rilevante: Questo obiettivo è in linea con la strategia aziendale di espansione.
•  Temporalmente definito: Entro tre mesi.

10. Finestra di Johari

La finestra di Johari è un modello utilizzato per migliorare la comprensione di se stessi e la comunicazione con gli altri. Aiuta a identificare gli aspetti di sé che sono conosciuti e quelli che sono sconosciuti, sia a se stessi che agli altri, facilitando così una maggiore apertura e collaborazione.

Guida Passo Passo per la Finestra di Johari:

1. Arena: Condividi le informazioni conosciute da te e dagli altri.
2. Area Cieca: Richiedi feedback per identificare ciò che gli altri vedono e tu no.
3. Area Nascosta: Sii disposto a condividere aspetti di te che gli altri non conoscono.
4. Area Sconosciuta: Esplora nuove esperienze per scoprire aspetti ancora non noti di te stesso.

Esempio di Finestra di Johari:

• Arena: Sai di essere un buon oratore e anche il tuo team lo sa.
• Area Cieca: Gli altri ti vedono come troppo critico, ma tu non ne sei consapevole.
• Area Nascosta: Sei preoccupato di non avere abbastanza competenze tecniche, ma non l’hai mai condiviso.
• Area Sconosciuta: Potresti avere una passione nascosta per la gestione del team che emergerà solo provandoti in nuove situazioni.

Conclusione

Questi strumenti rappresentano una vera e propria cassetta degli attrezzi per ogni professionista che voglia migliorare la propria efficacia nella gestione e nella strategia aziendale. Ognuno di essi ha il suo ruolo specifico e, se utilizzati nel contesto appropriato, possono portare a risultati significativi e duraturi. Come un artigiano sa scegliere l’attrezzo giusto per il lavoro, così anche un manager o un consulente deve scegliere la tecnica più adatta per affrontare le sfide aziendali.

Hai già utilizzato qualcuno di questi strumenti nella tua attività quotidiana? Quale pensi potrebbe esserti più utile per affrontare le sfide attuali della tua azienda?