Si aún no has gestionado un proceso de acreditación, puede parecer una tarea abrumadora. Sin embargo, los beneficios que conlleva su implementación compensan el desafío. Vamos a ver cómo crear acreditaciones para eventos que te ayuden a conseguir tus objetivos de negocio.
Antes, te explicamos algunas ventajas asociadas a este recurso:
- Mejora de la eficiencia operativa y la seguridad del evento.
- Cumplimiento de las regulaciones vigentes de privacidad.
- Transmite una imagen más profesional.
Acreditaciones para eventos: ¿Qué hay que tener en cuenta?
Aunque no lo parezca, hay que coordinar muchos recursos para llevar a cabo el proceso de acreditación,
Alcance
Acreditar a todos los asistentes a un evento requiere un esfuerzo de equipo y necesita la participación de los administradores del recinto y del evento, los equipos de seguridad, TI y operaciones, entre otros. Si todos comprenden saben quién está siendo acreditado y por qué, se ahorrarán muchas preguntas en el futuro.
Zonas de control
En el caso de que existan diferentes niveles de acceso, será necesario visualizar el recinto del evento y contar con un plano para planificar estratégicamente las áreas definidas en función de cada nivel.
Finalmente, piensa en cómo quieres que se muestre esta información en las credenciales para realizar comprobaciones visuales rápidas, sin dejar de lado la agilidad de las comprobaciones digitales.
También es importante garantizar el acceso adecuado a contratistas, equipos de catering, auxiliares, agentes de seguridad, personal del recinto, empleados de limpieza, voluntarios, etc., para que su trabajo no se vea entorpecido por este factor.
Proceso de acreditación
Contar con un sistema de acreditación asistido telemáticamente es vital para reducir la carga de trabajo y poner en manos de los asistentes la tarea de aportar sus datos personales y otra información relevante a la hoa de emitir las tarjetas de acreditación. Por ejemplo, disponer de una app dedicada o que incluya esta función agiliza en gran medida el registro de los invitados y su gestión el día del evento.
Acreditaciones para eventos durante el día
El día del evento, debes tenerlo todo preparado para que el acceso a las credenciales sea rápido y eficaz. Primero, es conveniente disponer un stand en la entrada, bien señalizado, para agilizar el proceso. En el caso de que sea necesario entregar una tarjeta física a los asistentes, estas pueden estar impresas o imprimirse en el momento.
Control de acceso
Los estándares QR y NFC (Near Field Communication) han ganado protagonismo en los últimos años y, a día de hoy, son imprescindibles en la gestión de acreditaciones digitales. Con un equipo básico, es posible control de acceso con código QR al emplazamiento o a las diferentes áreas en las que está dividido por parte de los asistentes. Gracias a esta información generada en tiempo real, resulta más factible anticiparse en la gestión de servicios clave, como es el caso del catering.
Conclusiones sobre las acreditaciones para eventos
Acredita a los asistentes a tu próximo evento para ofrecer una imagen más profesional y mejorar la gestión operativa durante el día del evento. En Padcelona podemos ayudarte a nivel técnico para establecer el mejor sistema de acreditación.
