L’azienda e il contesto operativo
Nei suoi 50 anni di attività l’azienda è diventata un punto di riferimento per il segmento dei trasporti sfusi, per la movimentazione, lavorazione e confezionamento merci. L’azienda è nota per l’affidabilità, la puntualità e la capacità di adattarsi alle specifiche esigenze dei clienti, garantendo un servizio efficiente e di alta qualità.
Negli anni ha ampliato la gamma dei servizi, seguendo le tendenze della clientela che aveva bisogno di servizi diversificati quali la lavorazione, movimentazione e stoccaggio delle merci e la loro distribuzione. L’azienda, vista la costante crescita, si impegna costantemente nel miglioramento delle proprie strutture e nella formazione del personale, investendo in tecnologie avanzate per la gestione della logistica e del trasporto.
Le operazioni aziendali si svolgono tramite una rete ben consolidata di hub logistici e partner di trasporto distribuiti sul territorio emiliano. L’esigenza di rinnovare il gestionale attuale, e l’obiettivo di introdurre innovazioni significative nei processi aziendali hanno spinto l’azienda a implementare un nuovo sistema gestionale integrato.
Questo progetto mira a migliorare l’efficienza operativa, gestire le procedure specifiche del settore trasporti e logistica e affrontare le criticità legate al sistema precedente basato su AS400.
Le esigenze gestionali
L’esigenza principale dell’azienda era il rinnovamento del gestionale attuale per ottenere una gestione più efficiente delle attività di trasporto e logistica, e l’innovazione nei processi operativi.
Per rispondere alle esigenze operative e di contesto lavorativo l’azienda aveva l’obiettivo di dotarsi di una soluzione che potesse consentire di integrare tutte le particolarità del settore trasporti (gestione automezzi, viaggi, autista ecc..) con una contabilità generale e analitica di grande dettaglio, basata su una gestione del socio a 360°.
Il modello operativo dell’azienda prevedeva una gestione centralizzata di tutte le funzioni. Il direttore operativo, infatti, aveva l’esigenza di verificare sia i dati amministrativi, sia quelli operativi.
In questo contesto, sono emerse diverse esigenze fondamentali:
- Disporre di una piattaforma informatica innovativa, basata su più applicativi, in grado di rispondere perfettamente alle esigenze operative e di gestione.
- Disporre di una soluzione amministrativa, contabile e di gestione aziendale in grado di integrarsi con il sistema SGA di SIMA per la gestione dei trasporti.
- Effettuare analisi e verifiche sulle situazioni contabili dei soci, essendo l’azienda una cooperativa.
- Avere la possibilità di poter archiviare in formato elettronico e di classificare dei “faldoni elettronici”, legati alle singole operazioni contabili, che potessero contenere sia documenti puramente amministrativi che di viaggio, molti dei quali caricati attraverso scanner e che dovessero essere allegati automaticamente dal sistema.
- Per le nuove linee di business, come lo stoccaggio delle materie prime, era fondamentale dotarsi di un sistema che permettesse loro di tenere traccia della movimentazione dei magazzini.
- Implementare una contabilità analitica, in grado di evidenziare ogni centro di costo, per supportare le attività del direttore amministrativo.
- Avere un sistema completamente in cloud, affidabile e sempre raggiungibile per non doversi più preoccupare di infrastruttura e sicurezza. Ha affidato ad Axioma e al Cloud Zucchetti l’intera gestione.
In generale, organizzare l’intero processo logistico richiedeva un miglioramento dell’efficienza e una logistica integrata per evitare ritardi e criticità. L’integrazione efficace dei vari sistemi di gestione era essenziale per garantire la continuità operativa e migliorare la sincronizzazione tra le diverse fasi della catena di fornitura.
Una piattaforma gestionale in grado di centralizzare le informazioni, ridurre la frammentazione dei dati e migliorare la comunicazione interna.
In sintesi, le esigenze erano:
- Disporre di un sistema integrato con il sistema SGA di SIMA
- Disporre di una visione di insieme delle situazioni dei singoli soci
- Implementare funzionalità di contabilità analitica di dettaglio
- Disporre di un’archiviazione documentale
- Centralizzare la gestione dei magazzini
- Consentire la condivisione di informazioni contabili
- Avere una soluzione in Cloud, che rispettasse i requisiti di sicurezza e protezione dei dati
L’introduzione di una piattaforma gestionale integrata rappresentava la chiave per trasformare queste esigenze in opportunità di crescita, consentendo all’azienda di mantenere un vantaggio competitivo sul mercato.
L’applicazione gestionale introdotta e il progetto di sviluppo
Il percorso intrapreso dall’azienda prevede lo sviluppo di un progetto volto ad introdurre gradualmente tutte le operatività gestionali, sia quelle operative e tipiche del settore dei trasporti, gestite dalla soluzione SGA di Sima e sia quelle contabili/industriali, compresa la gestione del socio, affidate alla soluzione Ad Hoc Infinity Zucchetti.
Axioma, in quanto fornitore storico dell’azienda, si è occupata della gestione dell’intero progetto. Il progetto di introduzione di un software completamente web e moderno in sostituzione della soluzione AS400 è stata l’occasione per rivedere alcune procedure e flussi operativi/gestionali, così da adeguarli e ottimizzarli nell’organizzazione aziendale dell’azienda.
Questo è stato possibile grazie a una profonda analisi congiunta tra il personale dell’azienda e quello di Axioma e Sima, che ha permesso di implementare e configurare la soluzione ERP sulle esigenze specifiche espresse.
Sulla base di questa analisi, la metodologia Axioma ha permesso di approcciare il progetto per step, condividendo una scaletta di vari obiettivi da raggiungere nei primi mesi di progetto.
Le principali innovazioni introdotte riguardano la gestione del traffico, affidata alla soluzione SGA, integrata alla soluzione Ad Hoc Infinity, e la gestione interattiva di tutti i dati messi a disposizione dal gestionale, oltre alla gestione documentale di tutti i documenti.
Nel primo periodo i consulenti Axioma si sono occupati di recuperare tutte le anagrafiche sia operative (vetture, autisti, ricambi ecc..) che elementi contabili come piano dei conti, libro cespiti, estratti conto soci.
È stata pianificata e avviata la migrazione dal precedente gestionale (AS400) al nuovo sistema SGA integrato a Ad Hoc Infinity.
Una volta completata con successo la migrazione dei dati e portate a termine tutte le attività di formazione dedicate agli utenti, l’azienda ha raggiunto una fase operativa in cui l’intera soluzione viene ora utilizzata a pieno regime. Questo passaggio ha permesso alla direzione aziendale di monitorare in tempo reale l’andamento complessivo dell’azienda e di effettuare analisi dettagliate sui vari aspetti operativi e produttivi, individuando tempestivamente eventuali criticità o aree di miglioramento.
In questo modo, possono prendere decisioni informate e attuare azioni correttive mirate, con l’obiettivo di ottimizzare le performance aziendali e migliorare l’efficienza dei processi.
I vantaggi della soluzione
L’introduzione della piattaforma gestionale Ad Hoc Infinity ha portato numerosi benefici perfettamente in linea con le esigenze iniziali dell’azienda e lo sviluppo del progetto.
I principali vantaggi sono stati i seguenti:
- Una gestione operativa avanzata e integrata alla contabilità industriale
- Ottimizzazione della gestione dei magazzini, grazie all’introduzione di soluzioni integrate che consentono la condivisione e la centralizzazione dei dati
- L’utilizzo della metodologia di lavoro di Axioma ha consentito di rispettare le tempistiche di progetto
- Partendo dalla soluzione AS400 usata precedentemente dall’azienda, Axioma è stata in grado di recuperare i dati storici e garantire la continuità del business attraverso la parametrizzazione di Ad Hoc Infinity.
- Miglioramento della visione di insieme della situazione aziendale e del singolo socio in Ad Hoc Infinity, utilizzando una piattaforma in una veste grafica intuitiva e efficace.
Inoltre, un elemento chiave del successo del progetto è stato l’affiancamento dei consulenti Axioma durante il periodo precedente al go live e durante i primi mesi di avviamento a supporto gli utenti nella revisione dei processi aziendali e nell’innovazione portata da un sistema completamente integrato di nuova generazione.
Il supporto della squadra di consulenza Axioma, infatti, è stato fondamentale per mettere in evidenza le potenzialità del nuovo gestionale e adeguarle alle esigenze di semplicità e funzionalità espresse dal cliente.
Axioma e Zucchetti hanno fornito all’azienda una soluzione informatica innovativa e totalmente integrata, dalla soluzione SGA di Sima, al mondo HR di Zucchetti fino al gestionale Ad Hoc Infinity.
