El sector de los eventos en 2025 se enfrenta a una contradicción: las empresas organizan más eventos que nunca, pero sus presupuestos son cada vez más ajustados. El aumento de los costes en sedes, catering y personal está obligando a los profesionales del sector a replantearse cómo asignar sus recursos.
Según el Global Business Travel Forecast 2025, el coste medio por asistente y día aumentará un 4,3 %, alcanzando los 169 dólares (CWT & GBTA, 2025). Al mismo tiempo, el 63,5 % de los profesionales de eventos considera que la limitación presupuestaria es su mayor desafío (MPI State of the Industry Report, 2025).
Pero en lugar de reducir sus eventos, las empresas están invirtiendo en ellos de forma más estratégica. Según Dimitri Golman, Head of Business Development en Eventtia, los eventos siguen siendo fundamentales para crear conexiones valiosas, aumentar la visibilidad de marca y generar nuevas oportunidades de negocio. El reto ya no es decidir si organizar eventos, sino cómo hacerlos más eficientes, rentables y sostenibles.
El reto presupuestario es real y está cambiando la forma de organizar eventos
Los organizadores de eventos están sometidos a una presión creciente para demostrar el retorno de la inversión (ROI) y justificar cada euro gastado:
- El coste de los espacios, el catering y el personal sigue aumentando, lo que dificulta la viabilidad de los eventos a gran escala (CWT & GBTA, 2025).
- Las organizaciones con membresía están perdiendo suscriptores, ya que el 69,1 % de los miembros afirman que las limitaciones presupuestarias son la razón principal para no renovar su afiliación, un 10 % más que el año anterior (Membership Association Trends Report, 2025).
- Las empresas exigen resultados medibles, por lo que los organizadores de eventos deben justificar cada inversión con datos concretos.
En lugar de reducir la cantidad de eventos, las empresas están optimizando sus presupuestos para maximizar el impacto sin aumentar los costes.
¿Qué está cambiando?
- Las marcas de lujo y de gran consumo están apostando más por los eventos – Cartier, Van Cleef & Arpels, Tiffany y Guerlain están priorizando experiencias exclusivas para fidelizar a sus clientes y reforzar el posicionamiento de marca.
- Los microeventos están ganando terreno – Muchas empresas están optando por formatos más reducidos pero altamente efectivos, que generan una conexión más profunda con los asistentes y optimizan los recursos disponibles (Event Trends Report, 2025). Por ejemplo, Nike aprovecha los microeventos organizando sesiones de yoga y carreras locales, fomentando la participación de la comunidad sin asumir los costes de un gran evento de producción.
- Optimización presupuestaria – Los organizadores de eventos están redirigiendo el gasto hacia aquellos elementos que realmente impulsan la participación y los resultados de negocio, garantizando que cada inversión tenga un impacto medible.
Cómo las empresas están reduciendo costes sin comprometer la calidad de sus eventos
En lugar de recortar presupuestos indiscriminadamente, las empresas están adoptando estrategias inteligentes que mejoran la eficiencia y la experiencia de los asistentes.
Priorizar lo esencial frente a lo accesorio
Los organizadores de eventos están reduciendo gastos innecesarios y centrándose en los elementos que realmente aportan valor:
- Registro y pagos – La automatización del proceso de inscripción en cualquier dispositivo mejora la experiencia del asistente y reduce el trabajo administrativo.
- Check-in sin fricciones – Un acceso rápido y sin colas mejora la percepción del evento desde el primer momento (Event Tech Forecast, 2025).
- Ponentes y contenido de calidad – Los asistentes valoran la calidad de los ponentes y el contenido relevante como los factores más importantes en un evento (PCMA 2025 Event Report).
Al enfocarse en lo que realmente importa, las empresas pueden reducir gastos superfluos sin afectar la calidad del evento.
La tecnología como aliada para optimizar costes
Reducir costes no significa gastar menos, sino gastar mejor.
Dimitri Golman destaca que las plataformas de gestión de eventos permiten analizar el comportamiento de los asistentes, monitorizar las inscripciones y medir las tasas de conversión. Gracias a estos datos, los organizadores pueden optimizar los presupuestos y justificar cada inversión.
Al centralizar los procesos de registro, venta de entradas y pagos, las empresas pueden:
- Reducir la carga administrativa.
- Eliminar errores costosos.
- Optimizar la logística del evento.
Caso de éxito: Pierre Fabre y la optimización del ROI en eventos
Pierre Fabre, una de las principales empresas farmacéuticas y dermocosméticas, necesitaba optimizar la gestión de eventos y mejorar la interacción con los asistentes. Con la implementación de Eventtia, lograron:
- Automatizar las inscripciones y el seguimiento de asistentes, reduciendo los procesos manuales y mejorando la eficiencia.
- Analizar datos en tiempo real, lo que les permitió ajustar estrategias y mejorar futuros eventos.
- Implementar check-in digital, garantizando un acceso sin fricciones y cumpliendo con las normativas de seguridad.
«Centralizar la gestión de eventos nos ha permitido no solo mejorar la eficiencia operativa, sino también maximizar el ROI. Gracias al análisis de datos en tiempo real, hemos optimizado la participación, reducido costes y tomado decisiones más estratégicas.» – Thomas Morandeau, MICE Director, Pierre Fabre
Patrocinios y reducción de costes compartidos
Los patrocinios siguen siendo una fuente clave de ingresos para los eventos:
- Se espera que la inversión en entretenimiento corporativo alcance los 12.340 millones de dólares en 2030 (Corporate Entertainment Market Report, 2025).
- El número de eventos coorganizados está en aumento, lo que permite a las empresas compartir gastos de logística, marketing y espacio, optimizando el presupuesto (Event Trends Report, 2025).
El futuro de los eventos en 2025: más impacto con menos presupuesto
En 2025, gestionar eventos no trata solo de ahorrar costes, sino de optimizarlos.
- Experiencias inmersivas e interactivas – Las marcas están explorando formatos innovadores para conectar con su audiencia.
- Mejor control de datos – Empresas como Ingram están centralizando la gestión de inscripciones y datos para mejorar la seguridad y la personalización (Dimitri Golman).
- Eventos sostenibles y digitalizados – El uso de códigos QR, acreditaciones electrónicas y formatos híbridos está reduciendo costes y minimizando el impacto ambiental.
«La clave para organizar eventos impactantes en 2025 radica en una planificación estratégica, el uso inteligente de la tecnología y la toma de decisiones basadas en datos.» – Dimitri Golman
Conclusión
El sector de los eventos no está reduciendo su alcance, sino adaptándose a una nueva realidad.
El éxito en 2025 dependerá de:
- Aprovechar la tecnología para mejorar la eficiencia.
- Replantear los formatos para maximizar el retorno.
- Priorizar la experiencia del asistente sin disparar los costes.
¿Quieres optimizar tu presupuesto sin perder impacto? Eventtia te ayuda a gestionar eventos de manera eficiente y rentable.
Descubre cómo Eventtia puede mejorar tus eventos en 2025.
