Organiser une Assemblée Générale avec une Agence Événementielle

Le Guide Ultime : L'organisation d’une assemblée générale

Pourquoi ce guide ?

L’Assemblée Générale (AG) est un moment clé dans la vie d’une entreprise ou d’une association. Elle permet de prendre des décisions stratégiques, de valider les comptes, d’engager les parties prenantes et d’assurer la transparence de la gouvernance.

Une organisation rigoureuse est essentielle pour garantir son bon déroulement et maximiser son impact. C’est là qu’intervient l’agence événementielle spécialisée.

Cet article aborde ainsi l’organisation d’une Assemblée Générale sous l’angle d’une agence événementielle. Notre objectif est d’accompagner les entreprises dans la mise en place de leur AG en prenant en charge certains aspects cruciaux pour assurer un événement fluide, dynamique et professionnel.

Dans ce guide, nous vous livrons notre savoir-faire opérationnel, notre expérience terrain et toutes les étapes clés pour réussir votre AG… avec exigence et impact.

Sommaire

• Les enjeux d’une assemblée générale bien orchestrée
• Les objectifs et enjeux d’une Assemblée Générale
• Les étapes clés pour organiser une assemblée générale réussie
• 4 questions à se poser avant d’organiser une assemblée générale
• Pourquoi faire appel à une agence événementielle spécialisée en organisation d’AG?
• L’apport d’une agence événementielle pour une assemblée générale réussie
  • Choisir le concept et le format de l’assemblée
  • Choisir un lieu adapté pour tenir une AG
  • Penser l’AG comme une émission télévisée : capter, structurer, scénariser
  • La technique, la scénographie et la décoration : des facteurs clés de réussite
  • Le choix des intervenants : une décision stratégique
  • Favoriser l’interactivité : créer du lien et maintenir l'engagement
  • Création de Contenus et Animation
• Organiser son AG dans ses locaux avec l’aide d’une agence : une alternative économique et efficace
• Et pourquoi pas une soirée post-AG pour renforcer les liens ?
• Les avantages à faire appel à une agence événementielle pour organiser votre Assemblée Générale ?
• Quels sont les services proposés par une agence événementielle pour une AG
• Organisez une Assemblée Générale qui fait la différence, avec Prest’Agency
• Prêt à déléguer l’organisation de votre AG ?

Les enjeux d’une assemblée générale bien orchestrée

Une AG est bien plus qu’un simple passage obligé. Elle incarne :

• La rigueur de votre gouvernance
• La transparence vis-à-vis de vos associés, actionnaires ou membres
• Le sérieux de votre image de marque
• Un moment d’alignement stratégique

Une AG désorganisée, techniquement défaillante ou ennuyeuse peut nuire à votre crédibilité.
Une AG bien menée, fluide, engageante, renforce durablement la confiance.

Les Objectifs et Enjeux d’une Assemblée Générale

L’assemblée générale est une réunion formelle des associés ou actionnaires d’une société. Elle permet de prendre des décisions collectives sur la gestion, les orientations ou les finances de l’entreprise.

C'est aussi l'occasion de :

• Présenter et valider les résultats financiers.
• Élire ou renouveler les membres du conseil d’administration.
• Définir les orientations stratégiques.
• Obtenir l’adhésion et l’engagement des membres.
• Voter certaines modifications de fonctionnement.

Il existe deux grandes catégories d'assemblées:

• L’assemblée générale ordinaire (AGO) : elle se tient au moins une fois par an pour approuver les comptes de l’exercice écoulé.
• L’assemblée générale extraordinaire (AGE) : convoquée en cas de modification importante (statuts, capital, transformation juridique...).
• Certaines entreprises organisent aussi des AG mixtes combinant des décisions ordinaires et extraordinaires.

Pourquoi bien organiser son Assemblée Générale ?

Une AG bien préparée présente de nombreux avantages :

• Éviter les tensions
• Optimiser la prise de décision
• Assurer une meilleure communication au sein de l’organisation.

Une agence événementielle peut intervenir pour gérer l’ensemble des aspects techniques, logistiques et interactifs afin de garantir une expérience fluide et engageante.

Les Étapes Clés pour Organiser une Assemblée Générale Réussie

Certaines tâches en amont sont sous la responsabilité de l’entreprise et ne relèvent pas de l’agence événementielle.

Voici les étapes essentielles pour préparer une AG en entreprise :

• Choisir la date et le lieu : Il est important d’anticiper les disponibilités des participants et de sélectionner un lieu adapté à l’ampleur de l’AG.
• Rédiger l’ordre du jour : lister les points à discuter (ex. : approbation des comptes, affectation du résultat).
• Convoquer les associés : par courrier recommandé, mail ou tout autre moyen prévu dans les statuts. Il est impératif de respecter les délais légaux d’envoi et d’inclure un ordre du jour précis ainsi que les documents nécessaires.
• Définir le format : L’entreprise doit déterminer si l’AG se tiendra en présentiel, en format hybride ou en 100 % digital, en fonction des contraintes, des objectifs et de la typologie des participants.
  Avec la digitalisation, de nombreuses entreprises tiennent leur assemblée générale en visioconférence ou par correspondance. La loi le permet sous certaines conditions, surtout depuis l’ordonnance du 25 mars 2020.
• Organisation des votes et délibérations : L’entreprise doit choisir la méthode de vote (manuel, électronique, par procuration) et garantir la transparence du processus.
• Établir la feuille de présence : signée par les associés présents ou représentés.
• Respecter le quorum et les majorités : indispensables pour valider les décisions.
• Préparation des interventions : À l’issue de l’AG, un compte-rendu clair et accessible doit être rédigé pour assurer un suivi efficace des décisions prises
• Rédiger un procès-verbal (PV) : document obligatoire pour consigner les décisions.
• Conserver le PV dans le registre légal ou le transmettre aux autorités si nécessaire.

4 questions à se poser avant d’organiser une Assemblée Générale

Avant de vous lancer dans la préparation d’une AG, il est essentiel de poser les bonnes bases en répondant à ces quatre questions stratégiques. Elles permettront de cadrer efficacement le projet et de définir clairement le rôle de chaque acteur, notamment celui de l’agence événementielle :

Question 1 : Quel est l’objectif principal de cette AG ?

Il peut s’agir, on vient de le voir, de présenter les résultats annuels, de renouveler les membres d’un conseil, de faire valider une nouvelle orientation stratégique ou encore de renforcer la transparence vis-à-vis des parties prenantes.

Mais cette AG peut aussi être une opportunité pour aspirer à d’autres ambitions :

• Créer ou resserrer des liens
• Faire passer des messages spécifiques
• Faire connaître et ou renforcer le leadership d’un prochain président
• Obtenir l’adhésion de l’assemblée sur de prochaines actions difficiles…

On le voit cette clarification au niveau des objectifs est cruciale pour construire une trame cohérente.

Une agence événementielle peut vous aider à scénariser et structurer le déroulé de l’événement en cohérence avec cet objectif.

Quel format est le plus adapté à votre assemblée ?

Présentiel, hybride ou digital : chaque format a ses spécificités.

Un événement en présentiel est souvent privilégié pour son aspect humain, mais il peut être contraignant au niveau logistique. Notamment si les participants sont répartis sur toute la France, voire à l’international.

Le format hybride ou 100 % digital offre une plus grande accessibilité et flexibilité, notamment pour des structures multisites et internationaux.

Une agence saura vous orienter vers le format le plus adapté à vos contraintes techniques, vos cibles et votre message. Et surtout elle pourra gérer la logistique et la technique afférentes.

Comment assurer l’engagement et la participation des membres ?

De nos jours le niveau d’attention des participants est souvent très limité. Ainsi maintenir leur concentration et leur intérêt tout au long de l’Assemblée Générale est un véritable enjeu. L’engagement des invités est un facteur clé de réussite.

Cela implique de concevoir un déroulé clair, fluide et bien rythmé, en évitant les prises de parole top down et les interventions trop longues.

Il faut aussi intégrer des outils interactifs, du storytelling ou encore des éléments visuels attractifs.

Une agence expérimentée peut concevoir un déroulé rythmé et vivant pour maintenir l’attention et impliquer les participants tout au long de l’AG.

Quels outils utiliser pour garantir un bon déroulement et suivi ?

De la captation vidéo professionnelle à la plateforme de diffusion sécurisée, en passant par la régie, l’éclairage ou encore les supports visuels : les choix techniques conditionnent la fluidité et la qualité perçue de votre AG. Une agence événementielle prend en charge ces aspects avec des solutions éprouvées, en vous garantissant une exécution sans faille.

Pourquoi faire appel à une agence événementielle spécialisée en organisation d’AG ?

Une bonne agence ne se contente pas de louer une salle. Elle anticipe, planifie, conseille et garantit un résultat fluide, conforme et engageant.

Elle vous accompagne ainsi dans les étapes suivantes.

Choisir le concept et le format de l’assemblée

Définir le concept et le format de votre assemblée générale va permettre d’orienter l’agence événementielle dans son organisation.

Vous devez ainsi préciser la façon dont vous souhaitez qu’elle se déroule en termes d’expérience utilisateur, d’ambiance et de mise en scène.

Le choix du format dépendra notamment de vos objectifs de communication, de la taille de votre organisation, du profil des participants et des ressources disponibles.

Le concept général de l’assemblée doit refléter la culture de l’entreprise tout en respectant le caractère formel de l’événement. Déterminez si l’AG doit être sobre et institutionnelle, ou plus moderne et interactive. Intégrer un fil rouge visuel ou narratif permet d’assurer cohérence et fluidité.

Côté format, on l’a vu, trois options s’offrent à vous : présentiel, hybride ou 100 % digital. Le choix dépend du nombre de participants, de leur localisation, des outils disponibles et du niveau d’interactivité souhaité. Le format hybride est aujourd’hui plébiscité pour sa flexibilité, notamment avec des outils de vote sécurisés et une retransmission en direct.

L’agence événementielle vous accompagne dans la conception du format le plus pertinent pour assurer clarté, impact et fluidité dans l’exécution. Le format orientera aussi le choix du lieu de votre événement.

Choisir un lieu adapté pour tenir une AG

Trouver le bon lieu pour organiser votre Assemblée Générale est une étape déterminante.

Ce choix conditionne non seulement l’expérience des participants, mais aussi la faisabilité technique de l’événement, surtout s’il est diffusé en ligne ou en format hybride.

Voici les principales options à considérer :

• Dans vos locaux : Si vous disposez d’un espace suffisamment grand, organiser l’AG en interne peut renforcer l’ancrage institutionnel. Toutefois, il est important de vérifier que l’infrastructure technique est adaptée : espace scénique, régie technique dédiée, connexion internet… L’agence événementielle saura réaliser un audit technique pour valider cette option et vous proposer les solutions techniques si besoin.
• Dans un studio professionnel ou un plateau TV : Ces espaces sont parfaitement adaptés pour les événements digitaux ou hybrides. Ils offrent des conditions optimales de tournage, avec du matériel audiovisuel de qualité, une régie intégrée, un décor soigné et un confort optimal pour les équipes.
  C’est l’option idéale pour garantir une diffusion fluide et une mise en scène professionnelle.
• Dans un lieu externe symbolique : Choisir un espace externe, comme un auditorium, un centre de congrès ou un lieu atypique, peut contribuer à affirmer l’image de votre entreprise. Ce choix est souvent fait pour des AG à forte dimension institutionnelle ou médiatique. Il est essentiel de valider en amont tous les aspects techniques (jauge, accès, acoustique, réseau, sécurité) pour éviter les mauvaises surprises.

Critères de sélection :

• Accessibilité pour les participants (transports, parking).
• Capacité d’accueil selon la jauge prévue.
• Infrastructures audiovisuelles intégrées ou possibilité d’installation.
• Confort pour les intervenants et les techniciens.
• Esthétique et cohérence avec l’image de l’entreprise.

Une agence événementielle vous accompagnera dans la visite technique, l’évaluation des contraintes, la négociation avec les lieux et l’adaptation du format à l’espace retenu.

Quelque soit la solution retenue, l’agence pourra vous présenter une visualisation de votre assemblée générale dans cet espace pour vous aider à vous projeter.

Penser l’AG comme une émission télévisée : capter, structurer, scénariser

Pour garantir un haut niveau d'attention et d'impact, une Assemblée Générale moderne doit être pensée comme un véritable programme audiovisuel. À l’image d’une émission TV, l’AG gagne en efficacité lorsqu’elle est rythmée, scénarisée, visuellement cohérente et techniquement irréprochable.

Il ne s’agit plus simplement d’alterner discours et slides, mais de proposer une expérience fluide, captivante et engageante. Cela suppose de structurer les interventions comme des séquences à part entière, avec une introduction claire, un message fort et une conclusion efficace.

Les transitions doivent être anticipées, les supports soigneusement intégrés, et les temps de pause ou de respiration calibrés.

Cela implique également de prévoir tous les outils qui font la force d’un programme audiovisuel :

• un jingle d’ouverture pour marquer le lancement
• des transitions animées entre les séquences pour garder le rythme
• un habillage graphique cohérent
• des synthés (nom, fonction, bandeaux d’informations) pour contextualiser chaque prise de parole
• un fond visuel travaillé (infodécor)
• une régie coordonnée pour enchaîner les contenus avec fluidité
• une topeuse expérimentée pour lancer les supports au bon moment.

Tous ces éléments participent à l’expérience perçue et renforcent la crédibilité des messages diffusés.

Une agence événementielle apporte cette approche de mise en scène globale.

Elle orchestre l’ensemble comme un réalisateur : en pensant le tempo, les angles de captation, les enchaînements et le ressenti visuel.

Cette posture « broadcast » permet de professionnaliser l’AG et d’en élever la qualité perçue.

C’est aussi une solution efficace pour maintenir une attention soutenue, que l’événement se déroule en présentiel, en ligne ou en format hybride.

Seule une équipe expérimentée vous permet d’obtenir ce niveau de production et de narration et de piloter une AG avec le même souci du détail et de l’impact qu’un programme télévisé en direct.

La technique, la scénographie et la décoration : des facteurs clés de réussite d'une AG

Une AG percutante passe aussi par une mise en scène professionnelle.

La technique assure la fluidité de l’événement : sonorisation fiable, diffusion grand format et sans latence, enregistrement ou captation en direct, système de vote électronique sécurisé.

Rien ne doit être laissé au hasard côté infrastructure.

La scénographie structure l'espace et donne du rythme :

• disposition des sièges pensée pour la visibilité et l’échange,
• signalétique claire, gestion des flux.

Quant à la décoration, elle ancre l’événement dans l’univers de votre marque :

• info décors ou fond de scène reprenant la charte de l’entreprise
• mobilier adapté et à vos couleurs
• habillage visuel cohérent
• touches végétales ou matériaux naturels pour adoucir l’ambiance.

L’ensemble crée une atmosphère professionnelle et engageante, valorisant les intervenants et facilitant l’attention des participants.

Une Assemblée Générale n’est pas un simple enchaînement de prises de parole. C’est un événement stratégique qui doit transmettre des messages forts et valoriser l’image de l’o