Presentazioni Aziendali Professionali: consigli e trucchi

La capacità di creare una presentazione chiara, coinvolgente e ben strutturata è essenziale per il successo degli eventi aziendali, siano essi riunioni interne, proposte a clienti o presentazioni in fiera

Le presentazioni aziendali sono uno degli strumenti più potenti per comunicare idee, progetti o risultati all’interno di un’organizzazione. PowerPoint è uno degli strumenti più utilizzati per creare presentazioni aziendali professionali. Tuttavia, realizzare presentazioni aziendali professionali non dipende solo dalle funzionalità di PowerPoint, ma soprattutto dalla strategia e dal contenuto che vi si inserisce. Scopriamo come realizzare una presentazione che colpisca il pubblico, con consigli su come organizzare i contenuti, scegliere il design visivo e utilizzare tecniche di storytelling.

Presentazioni aziendali professionali: l’importanza della struttura

Creare un buon contenuto significa sicuramente partire col piede giusto, e una presentazione aziendale ben strutturata è determinante per comunicare informazioni di valore in modo chiaro. Poiché l’obiettivo deve poter essere immediatamente identificabile, la prima fase del lavoro consiste nel rispondere a tre domande fondamentali:

1. Audience: Chi è il pubblico? Qual è il loro livello di conoscenza sull’argomento?
2. Obiettivo: Qual è l’obiettivo della presentazione? Cosa voglio che il pubblico faccia dopo aver visto la presentazione?
3. Resistenze: Quali sono le possibili obiezioni o difficoltà che potrebbero impedire al pubblico di agire secondo l’obiettivo stabilito?

Queste domande sono fondamentali per delineare una storyline efficace, che porti il pubblico a diventare consapevole e pronto ad agire in base alle informazioni acquisite. Una delle buone pratiche più note della comunicazione, infatti, è quella di non limitarsi a trasmettere informazioni: se costruiamo una narrazione, un filo conduttore, tutto acquisirà un valore molto più alto.

PowerPoint è uno degli strumenti tecnologici più adatti, soprattutto perché, per chi ha già familiarità con la suite Microsoft Office, ora Microsoft 365, ha una curva di apprendimento molto rapida.

Alcuni consigli per realizzare presentazioni aziendali professionali

Proponiamo qui alcuni consigli che, durante la fase iniziale di sviluppo di una presentazione, potranno essere utili per garantire la coerenza della comunicazione e migliorare l’efficienza del messaggio trasmesso riducendo errori e fraintendimenti.

Contenuti Chiari e Coinvolgenti

Devono essere chiari, semplici e coinvolgenti: prepariamo una lista che sintetizzi i concetti principali, evidenziando 5 o 6 punti salienti, in modo che ogni diapositiva sia focalizzata su un argomento specifico e presentata in maniera concisa. Per esempio includendo una diapositiva iniziale che chiarisca immediatamente l’argomento e l’obiettivo della presentazione. La diapositiva finale è altrettanto importante: deve contenere una conclusione forte che stimoli l’azione, come una call-to-action chiara e motivante. Attenzione: una presentazione aziendale professionale non può essere costituita solo da una serie di ottime slide. Il nostro apporto, il nostro racconto, sarà fondamentale. Oltre a prepararci prima cosa dire, ricordiamoci che non c’è nulla di peggio di un relatore che si limita a leggere le slide!

Stimolare la Curiosità

Dobbiamo fare domande, usare statistiche sorprendenti o raccontare aneddoti interessanti che possano suscitare l’interesse del pubblico. Se stimoliamo la curiosità, il pubblico sarà più propenso a seguire il flusso della presentazione e ad assorbire il messaggio.

La Scelta dei Temi e dei Colori

La scelta di temi e colori giusti contribuisce a creare un’esperienza visiva piacevole e professionale. PowerPoint offre diversi temi predefiniti, ma è importante scegliere uno stile che rispecchi l’immagine aziendale e che non distragga dal contenuto. I colori devono essere scelti rispettando l’identità visiva dell’azienda e assicurando un buon contrasto per la leggibilità. I colori neutri come il bianco e il nero sono ideali per i testi, poiché garantiscono un contrasto netto e una lettura facile.

Uso di Immagini, Icone e Animazioni

Le immagini sono uno strumento potente nelle presentazioni aziendali. Dobbiamo fornire immagini di alta qualità che rafforzino il messaggio che stiamo cercando di comunicare. Evitiamo di utilizzare immagini che sgranano o protette da copyright (consultiamo i migliori portali di photostock online gratuiti) e usiamo immagini grandi e significative. Inoltre, le icone e la grafica vettoriale sono un ottimo modo per visualizzare concetti complessi in modo semplice e intuitivo. Le icone SVG sono le più versatili perché possiamo modificarle direttamente in PowerPoint. Le animazioni vanno invece utilizzate con cautela: se ben dosate, possono focalizzare l’attenzione su un aspetto specifico, come un elenco puntato, ma un eccesso di movimento rischia di distrarre e di compromettere la serietà della presentazione.

La fase successiva consiste nel creare una storia che catturi l’attenzione del pubblico e lo coinvolga emotivamente utilizzando tecniche di storytelling e design visivo.

Tecniche di storytelling e design visivo

Lo storytelling è una tecnica usata per creare una connessione empatica tra il brand e il consumatore, facendo sì che il messaggio si ricordi meglio. Oltre a raccontare qualcosa, quindi, dobbiamo farlo in un modo che risuoni e lasci un’impronta duratura.

Ogni presentazione dovrebbe seguire una struttura narrativa che include:

• Introduzione: Iniziamo con una domanda provocatoria o un dato interessante per catturare l’attenzione.
• Sviluppo: Descriviamo il problema e spiega come la tua azienda o il tuo prodotto può risolverlo.
• Conclusione: Riassumiamo i punti principali e chiudi con una call-to-action che stimoli il pubblico a compiere un’azione.

Le tecniche di design visivo sono strategie utilizzate per migliorare l’aspetto e l’efficacia di una presentazione o qualsiasi altro contenuto visivo come, per esempio, un sito web o una app. Alcune delle principali includono:

Gerarchia Visiva

Organizzare gli elementi in modo che l’occhio segua un ordine naturale, mettendo in evidenza i punti più importanti tramite dimensioni, colori e posizioni. Ad esempio, titoli grandi e in grassetto attirano l’attenzione prima di altre informazioni.

Contrasto

Creare differenze evidenti tra colori, forme, dimensioni e tipografia per far risaltare certi elementi. Un buon contrasto aumenta la leggibilità e aiuta a focalizzare l’attenzione su ciò che conta di più.

Allineamento

Posizionare gli elementi in modo ordinato dà un senso di coerenza e struttura, migliorando la leggibilità e l’armonia visiva.

Spaziatura (White Space)

Lasciare spazio vuoto intorno agli elementi per permettere agli occhi di “respirare” e rendere il contenuto più leggibile e comprensibile.

Tipografia

Si devono utilizzare caratteri leggibili e coerenti con il tono del progetto. La variazione di dimensioni, pesi e stili aiuta a creare enfasi e a guidare l’attenzione del lettore. Per una presentazione con slide, per esempio, è preferibile usare font sans-serif.

Colore

I colori influenzano emozionalmente il pubblico e devono essere usati per enfatizzare certi messaggi o creare una certa atmosfera. L’uso di una palette di colori coerente contribuisce a un design armonioso.

Immagini e Icone

L’uso di immagini di alta qualità e icone aiuta a trasmettere messaggi in modo rapido e visivamente interessante. Dovrebbero essere scelte in modo che si allineino con il contenuto e migliorino la comprensione.

Ripetizione

Ripetere certi elementi visivi (come colori, forme, linee) crea coesione e coerenza in tutto il design. La ripetizione aiuta a costruire un’identità visiva forte e a rendere il contenuto facilmente riconoscibile.

Griglia

Utilizzare una griglia per organizzare il layout. Le griglie aiutano a mantenere il design equilibrato e ordinato, creando una struttura che facilita la lettura e la navigazione.

Bilanciamento

Distribuire uniformemente gli elementi visivi su una pagina per evitare che una parte sembri troppo pesante o disordinata. Il bilanciamento può essere simmetrico (equilibrato) o asimmetrico (più dinamico ma comunque armonioso).

Queste tecniche lavorano insieme per creare design che siano sia esteticamente piacevoli, sia funzionali e facilmente comprensibili.

Adattiamo ogni presentazione al contesto di riferimento

Le presentazioni aziendali devono essere adattate al contesto in cui vengono presentate. Ecco alcuni suggerimenti per contesti specifici:

• Fiere e Eventi: le presentazioni in fiera richiedono una grande attenzione all’aspetto visivo. Usiamo immagini e video per attirare rapidamente l’attenzione. Manteniamo il messaggio conciso e diretto, in modo che il pubblico possa capire immediatamente il valore della tua offerta.
• Riunioni Aziendali: le riunioni aziendali sono generalmente più formali e focalizzate su dati, risultati e progetti in corso. È fondamentale presentare informazioni concrete in modo chiaro e logico, utilizzando grafici e tabelle per supportare il discorso.
• Incontri con Clienti: durante gli incontri con i clienti, l’obiettivo è quello di mostrare come il nostro prodotto o servizio può risolvere i loro problemi. Personalizziamo il contenuto della presentazione per rispondere alle esigenze specifiche del cliente e utilizza case study o testimonianze per supportare le tue affermazioni.
• Presentazioni Virtuali: sono sempre più comuni, soprattutto a causa dell’aumento delle riunioni online. In questo contesto, è importante sfruttare le funzionalità offerte dalle piattaforme dedicate per posizionarci in modo efficace, senza essere limitati da una finestra ridotta. Inoltre, l’uso della modalità relatore di PowerPoint permette di gestire la presentazione e tenere sotto controllo il flusso, senza perdere il contatto visivo con il pubblico.

Realizzare presentazioni aziendali efficaci in PowerPoint è essenziale per comunicare idee in modo chiaro e professionale. La chiave del successo sta in una buona pianificazione dei contenuti, in un design visivo coerente e in una strategia di storytelling che coinvolga il pubblico. Scegliendo il giusto mix di immagini, icone, colori e animazioni, e adattando sempre la presentazione al contesto specifico saremo in grado di creare presentazioni aziendali professionali che, oltre a informare, ispirino e persuadano il pubblico a intraprendere l’azione desiderata.