Missions principales du poste
Membre à part entière de la cellule instruction des dossiers d’aide sociale le/la gestionnaire technique devra :
* assurer, en lien avec les autres collègues composant la cellule, l’instruction des dossiers d’aide sociale des personnes âgées et des personnes en situation de handicap et ce à l’échelle du département,
* être l’interlocuteur(rice) privilégié(e) des bénéficiaires, de leur famille, de leurs représentants légaux mais également des établissements et des autres services de la collectivité (DSI, SBC, contentieux social,…),
* participer à la mise à jour des documents et des procédures (mémo, RDAS, éditions bureautiques, …) en lien avec les missions exercées,
* participer aux différentes réunions partenariales,
Il/elle sera le garant de la bonne instruction de ces dossiers conformément aux textes réglementaires en vigueur.
Description des activités à réaliser pour chaque mission
Assurer l’instruction des dossiers de demande d’aide sociale départementale:
– accueillir, informer et conseiller les personnes handicapées et âgées, leurs familles, leurs représentants légaux sur leurs droits et les aider dans leurs démarches administratives afin de leur faciliter l’accès aux prestations,
– numériser les différentes pièces des dossiers dans le cadre de la Gestion Electronique des Documents (GED)
-instruire les dossiers de demande d’aide sociale personnes âgées ou personnes handicapées dans le respect des délais réglementaires,
-saisir informatiquement les dossiers dans le logiciel,
– présenter les dossiers à la commission de validation et mettre en œuvre les décisions,
– notifier les décisions dans les délais impartis et envoyer les courriers aux usagers ou aux partenaires,
– veiller à l’équité de traitement des dossiers à l’échelle du territoire départemental,
– mettre en recouvrement les décisions de participation des obliges alimentaires,
– soumettre le dossier à la validation du chef de service en cas de prise en charge dérogatoire,
– être l’interlocuteur(rice) privilégié(e) et identifié(e) des partenaires (mairies, mandataires judiciaires, établissements) et des familles (et faciliter la circulation de l’information),
– rédiger les rapports en cas de RAPO,
Administrateur(rice) fonctionnel(le) de la Gestion Electronique des Données (GED)
– procéder aux modifications des droits d’accès des utilisateurs lors de mouvements de personnel au sein des équipes GH des sites d’action médico-sociale,
– modifier les permissions/habilitations en tant que de besoin.
Faire le lien avec les autres services de la collectivité
– en tant que référent(e) du dossier familial, informer les services concernés des changements dans la situation d’un usager (SBC, MDPH),
– assurer le suivi du dossier avec le service budget comptabilité dans le cadre des récupérations de ressources,
– être le/la réferent(e) de la DSI et participer au suivi et à l’adaptation des éditions bureautiques,
– préparer la saisine du JAF en cas de désaccord des obligés alimentaires (dépôt de la requête) et en informer le service contentieux,
-rechercher et réunir les éléments pouvant donner lieu à la prise d’hypothèque et transmettre les éléments au service contentieux,
-transmettre les dossiers d’aide sociale pour l’exercice des recours en récupération au service contentieux (tous types de recours), après avoir vérifié qu’ils étaient complets.
– travailler en lien avec les assistants sociaux de secteur, les travailleurs médico-sociaux GH et les équipes administratives GH des sites,
Etre référent(e) sur le domaine de l’aide sociale
-suivre et mettre à jour les procédures et les outils nécessaires au service (mise à jour des barèmes nationaux, tableaux de calcul, mémos,…),
-participer aux différentes réunions menées par le service et aux réunions de synthèses si nécessaire,
-recueillir les données de l’activité en fonction de la demande,
– assurer la rédaction de lettres, notes, rapports, en tant que de besoin,
– informer le/la Chef(fe) de service de tout élément pouvant avoir une incidence dans la gestion cohérente des différents dispositifs,
– participer voire organiser des actions collectives avec les membres de la cellule instruction et les partenaires (mandataires, établissements, mairies,…)
-alimenter la foire aux questions de l’intranet sur les évolutions législatives,
– participer à la mise à jour du RDAS et à la sécurisation des procédures,
– faire remonter les difficultés rencontrées afin d’adapter les fonctionnements,
– assurer une veille réglementaire et statistique
– développer le travail en transversalité
– participer à la permanence de la réponse au sein du service,
– alimenter les tableaux de bord de suivi d’activité afin notamment d’anticiper les renouvellements
Connaissances théoriques et savoirs faire
– Niveau requis (niveau d’études souhaité) :
– Formations et qualifications nécessaires : permis de conduire indispensable
(permis, habilitations, autorisations de conduite nécessaires)
– Connaissances / compétences requises : Connaissance des dispositifs relevant de la gérontologie
et du handicap (aide sociale aux personnes âgées et handicapées), bonne
connaissance du partenariat et des services de la collectivité, capacité à analyser les textes législatifs et réglementaires et à les
mettre en œuvre. Une formation juridique à l’aide sociale serait un plus.
– Savoir faire (compétences techniques) : maîtrise des outils informatiques, aptitude à la rédaction administrative
Savoir être / posture professionnelle
– Capacité (d’écoute, d’analyse …..) capacité à travailler en équipe, qualité de dialogue et d’écoute
– Capacité (initiative, prise de responsabilité….) : sens de l’organisation, rigueur, capacité d’initiative, être force de proposition
– Respect : respect des usagers et des délais, sens du contact avec les personnes âgées et handicapées et leurs familles, esprit d’équipe indispensable, discrétion professionnelle.
