Hay una tendencia preocupante en el mundo de los sistemas de gestión empresarial que merece nuestra atención. Encontramos cada vez más soluciones que se presentan como ERPs completos pero que, en realidad, dependen de un ecosistema de aplicaciones externas para funcionar plenamente. En su puesta en marcha reflejan las carencias, dejando tras de sí frustraciones y expectativas rotas.
La conversación que lo cambió todo
La semana pasada, un cliente me planteó una consulta aparentemente simple: necesitaba un Sistema de Gestión de Almacén (SGA) porque su ERP actual no incluía uno. Esta pregunta, que parece técnica y directa, esconde una realidad mucho más profunda sobre el estado actual de los sistemas de gestión empresarial.
El puzzle de las mil piezas
Imagina por un momento que estás construyendo un puzzle. Si ya puede ser difícil de por sí, añade que cada pieza sea creada por un fabricante diferente, con formas ligeramente distintas que hagan que tengas que encontrar soluciones creativas y adaptaciones especiales que permitan su encaje.
Así es como muchas empresas están construyendo su infraestructura tecnológica:
- Un ERP base que gestiona solo las funciones más básicas.
- Un SGA independiente para las operaciones de almacén.
- Un TPV externo para el punto de venta.
- Múltiples conectores intentando que todo hable el mismo idioma.
- Aplicaciones adicionales para facturación, CRM, y un largo etcétera.
Sistemas de gestión empresarial: elige tu propia aventura
Cuando un cliente se encuentra en esta situación, existen básicamente dos aproximaciones posibles:
El camino de la integración parcial
Sí, es posible encontrar un SGA externo que se conecte con el ERP existente. Hay soluciones en el mercado que prometen integraciones «sencillas» y «sin fricciones».
Pero la experiencia nos enseña que estas integraciones raramente son tan fluidas como prometen. Cada actualización, cada cambio en los procesos, cada nueva necesidad del negocio se convierte en un proyecto de coordinación entre sistemas.
El camino de la solución integral
La alternativa es replantearse la arquitectura completa. Un verdadero ERP del siglo XXI debería incluir nativamente:
- Sincronización con canales de venta digitales y físicos.
- Gestión completa de pedidos desde su origen hasta la entrega.
- Control integral del almacén con funcionalidades SGA incorporadas.
- Manejo fluido de cambios, devoluciones y excepciones.
- Integración financiera coherente y en tiempo real.
El coste oculto de los parches
Lo que muchas empresas no calculan es el coste real de mantener un ecosistema fragmentado:
- Coste técnico: Cada integración es un punto potencial de fallo., y cada actualización requiere coordinación entre múltiples proveedores.
- Coste operativo: Los empleados deben aprender y trabajar con múltiples interfaces, duplicar información, y resolver discrepancias entre sistemas.
- Coste estratégico: La agilidad del negocio se ve comprometida. Implementar nuevos procesos o adaptarse a cambios del mercado se vuelve exponencialmente más complejo.
Todo ello lo incluimos en un artículo con las 5 claves a la hora de cambiar de ERP.
La evolución natural
Mi experiencia me dice que las empresas que optan por soluciones parcheadas eventualmente llegan a un punto de inflexión. En el momento en el que no hay otra salida y la migración a un sistema verdaderamente integrado se convierte en necesidad, ahí donde el mantenimiento del sistema fragmentado consume más recursos que el valor que aporta… es cuando por fin se toma la difícil decisión .
Preguntas para que la inversión tenga retorno
Si te encuentras evaluando soluciones para tu empresa, considera estas preguntas:
- ¿Qué funcionalidades son realmente nativas del ERP que estás considerando?
- ¿Cuántas aplicaciones externas necesitarás para cubrir tus procesos básicos?
- ¿Cómo será la experiencia de tus usuarios trabajando con múltiples sistemas?
- ¿Qué pasará cuando necesites evolucionar o cambiar tus procesos?
La búsqueda de un software que sirva a largo plazo
Los sistemas de gestión empresarial -y las distintas herramientas de software empresarial- están en constante evolución. Los ERPs modernos y completos existen, con funcionalidades integradas que cubren las necesidades reales de las empresas sin depender de un laberinto de integraciones.
Debemos pedirle más a los software. La clave está en distinguir entre una solución que se presenta como completa y una que realmente lo es. Entre un sistema que promete conectividad y uno que ofrece integración real.
Cada empresa tiene su contexto y sus necesidades específicas. No existe una respuesta única para todos. Pero sí existe la necesidad de tener conversaciones honestas sobre qué es realmente un ERP y qué valor debe aportar a una organización.
¿Has experimentado los desafíos de mantener múltiples sistemas conectados? ¿Cómo ha sido tu experiencia con ERPs que prometían ser completos? La conversación está abierta, y todas las perspectivas enriquecen nuestro entendimiento colectivo.
La tecnología debe simplificar, no complicar. Un buen sistema de gestión empresarial debe ser como un director de orquesta: coordinando todos los elementos de tu negocio en perfecta armonía.
