¿Te has planteado alguna vez la diferencia real entre una nota de prensa y una convocatoria y cuándo deberías utilizarlas? Como profesionales de la comunicación corporativa, nos encontramos diariamente con la confusión que generan los distintos formatos disponibles para comunicarnos con los medios.
La nota de prensa representa el formato estrella en comunicación corporativa, creado específicamente para informar a los medios sobre novedades relacionadas con una empresa u organización. No obstante, debemos distinguir claramente entre nota de prensa, convocatoria de prensa e, incluso, comunicado de prensa pues cada uno responde a necesidades comunicativas diferentes. Las redacciones reciben miles de notas de prensa diariamente, y elegir el formato adecuado puede determinar si nuestro mensaje logra captar atención mediática o pasa totalmente desapercibido.
Nota de prensa: estructura, uso y ventajas
Las notas de prensa siguen representando un pilar fundamental en la comunicación corporativa actual. Aunque muchos profesionales las consideran elementos del pasado, continúan siendo herramientas imprescindibles para establecer vínculos efectivos con los medios de comunicación.
La nota de prensa constituye un documento oficial que no debe superar las dos páginas y que presenta información relevante o novedades sobre una organización. Su propósito esencial es lograr que nuestra información aparezca en los medios sin coste alguno, generando tanto visibilidad como credibilidad. Debemos entenderla como una noticia empresarial donde la información objetiva debe prevalecer sobre cualquier elemento publicitario.
Este formato nació en 1906 gracias a Ivy Lee, quien tras un accidente ferroviario persuadió a Pennsylvania Railroad para emitir un comunicado que evitara rumores, siendo el New York Times el primer medio en publicarlo.
¿Cómo conseguir que nuestra nota de prensa capte la atención de los periodistas? La clave está en seguir una estructura precisa:
1. Titular: Conciso (menos de 70 caracteres), atractivo y con verbo. Este elemento determina si la nota será leída o descartada.
2. Entradilla: Debe responder a las cinco preguntas básicas (quién, qué, cómo, cuándo y dónde) sintetizando la información crucial.
3. Cuerpo: Organizado en pirámide invertida, colocando lo más importante al principio. Necesita incluir al menos 300 palabras y, preferiblemente, declaraciones de portavoces.
4. Boilerplate: Descripción objetiva de la empresa, evitando adjetivos excesivos.
5. Datos de contacto: Elementos fundamentales para que los periodistas puedan solicitar información adicional.
Los recursos visuales resultan igualmente esenciales, ya que en el panorama actual un comunicado sin imágenes difícilmente logrará destacar entre la multitud.
Las notas de prensa ofrecen beneficios particulares que las distinguen de otros formatos comunicativos. Principalmente, facilitan la obtención de cobertura mediática, permitiendo que los periodistas conozcan nuestra organización y la incorporen a su red de contactos. Además, contribuyen a mejorar el posicionamiento SEO, pues aunque los medios no tienen obligación de enlazar a nuestra web, habitualmente lo hacen.
Por otro lado, fortalecen la imagen de marca cuando los usuarios buscan información sobre nuestra empresa en Google y encuentran referencias en medios de comunicación. Esto crea una diferenciación respecto a nuestros competidores, posicionándonos como referentes sectoriales de manera más económica que a través de publicidad convencional.
Finalmente, las notas de prensa se perciben como información y no como publicidad, lo que incrementa significativamente su credibilidad ante nuestro público objetivo.
Convocatoria de prensa: cuándo y cómo utilizarla
La nota de prensa comunica hechos ya sucedidos, mientras que la convocatoria de prensa persigue un objetivo completamente diferente. Saber distinguir cuándo utilizar cada formato puede ser decisivo para conseguir visibilidad mediática efectiva.
La convocatoria de prensa funciona esencialmente como una invitación dirigida a los medios de comunicación para informarles sobre la celebración de una rueda de prensa, presentación o evento concreto. A diferencia de la nota de prensa, no busca informar directamente sobre un hecho, sino lograr que los periodistas asistan físicamente para recibir un mensaje específico que, posteriormente, se convertirá en cobertura mediática. Una ventaja adicional es la posibilidad de que los periodistas formulen preguntas directamente a los portavoces, un valor añadido imposible de conseguir mediante una nota de prensa tradicional.
Este documento debe caracterizarse por su claridad y concisión, explicando adecuadamente el motivo del encuentro sin desvelar todos los detalles. ¿El secreto? Mantener la extensión en una sola página, reservando la información completa para el momento del evento.
Existen escenarios concretos donde una convocatoria resulta más eficaz que una simple nota:
-Anuncios importantes: Lanzamientos de productos, nuevas iniciativas o actualizaciones relevantes sobre la empresa u organización.
-Crisis o emergencias: Situaciones que requieren comunicar información crucial y tranquilizar al público.
-Eventos significativos: Presentaciones, galas o actividades que necesitan explicación detallada.
Sin embargo, antes de convocar a los medios, debemos plantearnos: ¿Nuestra información resulta suficientemente atractiva para despertar el interés periodístico? ¿Justifica realmente el tiempo y esfuerzo que los profesionales invertirán en desplazarse? Si el contenido puede transmitirse completamente mediante una nota de prensa, probablemente sea más adecuado optar por ese formato.
Para crear una convocatoria efectiva:
-Indica claramente que es una convocatoria de prensa en un lugar visible y en el asunto del correo electrónico.
-Incluye un titular atractivo que explique el motivo del encuentro.
-Detalla quién convoca e incorpora los logotipos correspondientes.
-Especifica quiénes intervendrán junto con sus cargos.
-Proporciona datos prácticos: fecha, hora, lugar y, si es necesario, indicaciones para llegar.
-Añade contacto de prensa para resolver dudas o peticiones.
El momento óptimo para enviar la convocatoria es con una o dos semanas de antelación, realizando un recordatorio uno o dos días antes del evento. Esto facilita a los periodistas organizar su agenda y a los responsables confirmar asistencias.
Como profesionales de la comunicación, solemos cometer varios fallos al preparar una convocatoria:
-No revisar el calendario de eventos del sector, provocando coincidencias que reducen la asistencia
-Convocar en horarios inadecuados (después de las 12:00 representa un riesgo considerable)
-Dirigirnos a los periodistas incorrectos dentro de un medio
-Olvidar a las agencias informativas, esenciales para ampliar la difusión
-Enviar la convocatoria sin realizar seguimiento posterior
-Ofrecer información excesiva, eliminando el incentivo para asistir
-Organizar ruedas de prensa con demasiados ponentes, complicando la cobertura
Una convocatoria bien estructurada resulta imprescindible para despertar el interés de los medios y asegurar su presencia en nuestro evento.
¿Qué formato usar? Comparación según el objetivo
¿Cómo elegimos correctamente el formato para comunicarnos con los medios? Esta decisión resulta crucial para el éxito de nuestra estrategia. Cada herramienta responde a necesidades específicas y seleccionar adecuadamente entre nota de prensa, comunicado o convocatoria determinará el impacto final de nuestro mensaje.
La diferencia fundamental está en el propósito y estructura de cada formato. La nota de prensa está diseñada para informar sobre hechos recientes o novedades relevantes, mientras la convocatoria de prensa funciona esencialmente como una invitación para que los periodistas asistan físicamente a un evento. Respecto al contenido, la nota debe ser autosuficiente y completa, la convocatoria debe mantenerse concisa sin desvelar todos los detalles, y el comunicado debe expresar con claridad la postura oficial sobre un tema concreto.
Para acertar con el formato más adecuado, debemos valorar:
- El objetivo comunicativo: Si necesitamos difundir información completa (nota), lograr asistencia a un evento (convocatoria) o fijar una posición oficial (comunicado).
- La inmediatez: Las notas resultan ideales para información que requiere difusión inmediata, mientras las convocatorias exigen planificación anticipada.
- El tipo de contenido: Los lanzamientos o noticias comerciales suelen canalizarse mediante notas, mientras los desmentidos o posicionamientos requieren comunicados formales.
- Recursos disponibles: Las convocatorias implican una organización logística que las notas no necesitan.
Confundir estos formatos puede dañar gravemente nuestra credibilidad profesional. Los errores más frecuentes incluyen:
- Utilizar una convocatoria cuando toda la información podría transmitirse eficazmente en una nota.
- Enviar notas con contenido puramente publicitario disfrazado de información periodística.
- No aprovechar la interacción directa que permite una rueda de prensa.
- Dirigir los formatos a medios o periodistas inadecuados.
Sin duda, el fallo más grave consiste en no distinguir entre estos tres formatos, proyectando así una imagen poco profesional ante los periodistas y comprometiendo la eficacia de nuestra comunicación con los medios.
¿Y el comunicado de prensa? Cuándo entra en juego
¿Qué ocurre cuando necesitamos una comunicación más institucional y formal? El comunicado de prensa aparece como un formato distintivo que, aunque menos utilizado, resulta determinante en ciertas circunstancias. Conocer sus características específicas nos permitirá seleccionar correctamente la herramienta más adecuada para cada ocasión.
Un comunicado de prensa constituye un documento formal y menos frecuente que utilizamos para expresar la posición oficial de una entidad sobre un tema concreto. A diferencia de otros formatos, no pretende promocionar productos o eventos, sino establecer la voz institucional de la empresa en asuntos de relevancia. Su tono resulta notablemente más corporativo y directo, reservándose principalmente para situaciones excepcionales o urgentes.
Aunque muchos profesionales utilizan ambos términos indistintamente, existen diferencias sustanciales:
-La nota de prensa muestra una noticia o hecho noticiable sobre la marca, mientras el comunicado establece un posicionamiento claro.
-El comunicado presenta información más subjetiva (refleja una postura), mientras la nota de prensa busca la objetividad.
-El comunicado lleva la firma del responsable de la organización, la nota de prensa generalmente no.
-La extensión del comunicado resulta habitualmente menor, entre media y una página.
Un comunicado de prensa funciona mejor en situaciones como:
- Gestión de crisis: Cuando necesitamos controlar daños explicando nuestra versión o mitigar las consecuencias de una situación crítica.
- Posicionamientos oficiales: Para fijar la postura empresarial ante temas controvertidos.
- Cambios estructurales importantes: Nombramientos directivos, fusiones o adquisiciones.
- Desmentidos: Cuando debemos corregir información errónea publicada.
- Declaraciones institucionales: Para transmitir decisiones o posturas corporativas relevantes.
Tras examinar cada formato, queda claro que cada herramienta responde a necesidades específicas y momentos concretos. Las notas de prensa resultan ideales cuando necesitamos difundir información completa sobre novedades empresariales o acontecimientos recientes. Por el contrario, las convocatorias de prensa deben limitarse a situaciones que verdaderamente merezcan la presencia física de los periodistas, ofreciéndoles contenido valioso que justifique su tiempo e interés. El comunicado de prensa, a pesar de ser menos habitual, juega un papel determinante durante situaciones sensibles o cuando necesitamos establecer una posición oficial. Su carácter formal y estructura concisa lo convierten en nuestro mejor aliado para gestionar crisis.
¿Cuál es el error más grave que podemos cometer? Sin duda, confundir estos formatos o utilizarlos sin criterio. Los periodistas aprecian enormemente la profesionalidad y el respeto a sus rutinas laborales. Por eso, antes de enviar cualquier comunicación, debemos preguntarnos: ¿Qué buscamos conseguir? ¿Qué formato se ajusta mejor a nuestro objetivo?
