Durante décadas, los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) han sido el eje central de las operaciones empresariales, cumpliendo el papel de repositorios de datos y facilitadores de procesos. Se esperaba de ellos la automatización de procesos, el control de inventarios y una gestión financiera ejemplar y ordenada. Los ERPs tradicionales también se acompañaban de muy mala fama: implementarlos se consideraba muy costoso, tanto en tiempo como en forma. Con suerte, esto es parte del pasado, ya podemos hablar de una auténtica transformación digital ERP.
La evolución de los ERPs: de la eficiencia operativa a la inteligencia estratégica
El dinero, la frustración por la complejidad de su puesta en marcha y la falta de adecuación real a los contextos empresariales, deslucían todo lo que ofrecían los ERPs frente a las hojas de cálculo y las soluciones de software fragmentadas. La transformación digital ERP ha supuesto que este tipo de software no abarque «sólo» las funciones de registro, organización y almacenamiento.
Hoy, sistemas como Gextia se han convertido en consejeros que identifican patrones, leen tendencias, devuelven análisis con datos en tiempo real y te acompañan en la toma de decisiones estratégicas. Eso sí, la última decisión la tiene quien dirige estos nuevos sistemas inteligentes, de ahí que el resultado sea variable.
No estamos hablando de simple automatización. Estamos ante el nacimiento de sistemas que realmente piensan.
Casos de uso que impulsan la competitividad
La confianza en la tecnología y la incorporación de IA en los ERP está generando beneficios tangibles en diversas áreas:
Gestión de inventarios
Walmart aprovecha la información de sus puntos de venta para revisar sus procesos e intervenir a tiempo, considerando entre sus datos los metereológicos (las condiciones del clima también impactan en la demanda de productos), los eventos y temporalidad (eventos deportivos, festividades y días mundiales pueden dotar de sentido a nuevas campañas) y los datos socioeconómicos (ligados al comportamiento de compra). Para que el análisis de todo lo anterior sea válido, los datos deben ser fiables, prescindiendo de redundancias, corrigiendo datos incompletos y eliminando valores atípicos.
Con la revisión de la cadena de suministro, lograron reducir el exceso de inventario en un 10-15% y mejoraron un 5% la disponibilidad de productos en tienda.
Producción eficiente con inventario y maquinaria sincronizados
El gigante Tesla tiene un ERP diseñado in-house -WARP- con el que pueden identificar el momento exacto en el que se requieren ciertas partes o componentes para el ensamblado. Ir por libre, diseñando un sistema interno y no cayendo bajo el engaño de creer que el ERP con mayor popularidad será el adecuado, le dio una gran ventaja competitiva: no tenían que esperar a que sus necesidades fueran escuchadas. De todos modos, esta fue una decisión tras «sufrir» soluciones estándar y ver cómo chocaban con su estructura y modelo de ventas. En lugar de continuar con su apuesta inicial, dieron un volantazo. Literal.
No todas las empresas pueden permitirse un equipo de desarrollo para esto, por eso, ERPs como Gextia pueden ser soluciones interesantes. La implementación de un ERP especializado en retail y ecommerce con un equipo propio de desarrollo que se encarga de actualizarlo y guiar su evolución es una decisión que determinará los resultados de una empresa que busque una forma sostenible de escalar.
Atención al cliente
Asociada a acoger quejas o atender incidencias, la coordinación de los procesos internos de la empresa permite un enfoque diferencial.
Fidelizar clientes significa un mayor poder predictivo sobre nuestro flujo de caja y márgenes, y no puede limitarse a decisiones reactivas.
El customer service aplica a cada paso que da el cliente:
- Aprovechamos el mero interés por un producto: Recogemos sus datos y le ayudamos a decidirse, potenciamos la interacción con los leads con campañas de email personalizado, iniciamos promociones de bienvenida, etc.
- Acompañamos en la decisión de compra: Escuchamos los intereses y las necesidades y proporcionamos información fiable en torno al producto y sus usos.
- Seguimos accesibles tras la venta, con un servicio posventa cuidado: La agilidad en las devoluciones y cambios, la información constante a lo largo del proceso o la resolución de dudas rápida facilitan una buena experiencia de compra y la posibilidad de generar recurrencia.
La nueva revolución industrial: la cuenta atrás de los trabajos tediosos
Vivimos en la época en la que algunas empresas tardan hasta seis horas en hacer sus conciliaciones bancarias mientras otras ocupan en ello sólo 30 minutos de su tiempo.
Cuando la transformación digital del ERP se observa con cautela y no se actúa, surgen oportunidades, pero para aquellas empresas comprometidas con la innovación que no dudan en dar el paso.
El ERP libera carga: de los errores humanos y de las semanas que podía comprender elaborar un reporte financiero. Todavía genera sorpresa en empresas que comprueban cómo es posible tener un reporte financiero con sólo unos clic en su plataforma.
El tiempo es dinero. Siempre se dice, aunque no se traslade a acciones, como analizamos en el artículo sobre IA y automatización. Al adoptar medidas, los equipos financieros descargan el trabajo de cuadrar las cuentas y comienzan a pensar en nuevos modelos de negocios. Igual sucede con el departamento de compras, de ejecutar sobre la marcha, pasan a permitirse diseñar estrategias de relaciones con los proveedores. El ERP les da el entorno idóneo para ello.
La transformación digital del ERP: El ERP flexible, adaptarse o morir
La rigidez no encaja en el paradigma actual. Por ello, los ERPs deben cumplir con estas características para que sean auténticos propulsores y no factores que limiten el crecimiento:
- Arquitectura modular, que permita evolucionar según lo demande el contexto y el plan de crecimiento.
- APIs abiertas, que aseguren la comunicación con cualquier sistema y la agilidad en la obtención de datos.
- Configuraciones avanzadas y personalización completa, que no obliguen a impulsar desarrollos a medida, sino que abran caminos a la adaptación inmediata.
- Un equipo de desarrollo con visión de negocio, que sepa identificar lo más útil y desarrollar nuevas funcionalidades antes de que aparezca la necesidad.
- Automatizaciones e IA nativa, que hagan que el sistema pueda actuar por sí mismo.
Gextia, y los sistemas de su generación, no son productos terminados. El constante avance hace que se desdibuje el concepto de implementación. Si antes un software de este tipo era un antes y un después, ahora hay que cambiar el enfoque a un sistema que se nutre y crece con la empresa, suponiendo mejoras cuantificables desde el primer día.
La paradoja del control: más autonomía, más poder humano
El ERP es un aliado que facilita la definición de roles en el equipo (permite diversos perfiles y, por ende, la definición de autorizaciones y permisos de uso según rol) y él mismo lidera el cambio cuando establecemos automatizaciones.
¡Qué importante es saber delegar! Al configurar el ERP para el ajuste a la empresa, se vuelve autónomo y más poder estratégico recupera el equipo humano. La transformación digital del ERP y la presencia de la IA permiten el deseado salto creativo.
El futuro ya está aquí, sólo que mal distribuido
Hay empresas que se empeñan en actuar igual que en el pasado, confiando en que las mismas acciones traerán unos mismos resultados. Hay otras que pueden criticar la tecnología y la IA pero no adoptan posturas impermeables, valoran los puntos fuertes y débiles y trazan con ella estrategias, deciden liderar el mercado en lugar de contemplarlo desde la distancia.
Los ERPs ya no son una ventaja competitiva, son la estructura de grandes empresas y de empresas que quieren ser grandes. Configurarlos de forma correcta, escuchar lo que nos quieren contar al volverse sistemas inteligentes, serán los puntos diferenciales.
Y tú, ¿estás preparando a tu empresa para que reconozca la transformación digital ERP y un futuro donde los sistemas no sólo registran, sino que piensan?
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