Proyecto vs servicio: Diferencias en gestión de proyectos | OpenWebinars

Qué es un proyecto

Un proyecto es una tarea con fecha de caducidad. Es un esfuerzo temporal destinado a la creación de algo que no existía, por ejemplo, una aplicación móvil o la migración de tus servidores a la nube. Piensa en ello como una misión. Tiene un punto de partida, un destino claro y un equipo reunido específicamente para llegar hasta ahí.

La esencia de un proyecto reside en su naturaleza finita. El proyecto persigue un objetivo tangible y la creación de un producto final. ¿Cuál es su propósito? Entregar un resultado que altere el estado actual de las cosas. Una vez que se alcanza ese resultado y se entrega lo prometido, el proyecto concluye y el equipo se disuelve o pasa al siguiente desafío.

Qué es un servicio

Si un proyecto es una tarea, un servicio es lo que mantiene viva a una organización. Es el trabajo continuo y cíclico de entregar valor de forma fiable a sus clientes, ya sean internos o externos. Un servicio no tiene una línea de meta; su objetivo es la continuidad del negocio. No se trata de crear algo desde cero, sino de gestionar, mantener y mejorar lo que ya existe.

Piensa en un equipo de soporte técnico que atiende dudas, una plataforma de streaming que ofrece contenido 24/7 o el sistema de nóminas que funciona sin fallos mes tras mes. Su objetivo no es un entregable final, sino un estado de excelencia operativa. ¿Cómo podemos asegurar que el sistema no se caiga? ¿Cómo respondemos más rápido a las necesidades del cliente? ¿Cómo optimizamos los costes sin sacrificar la calidad? Un servicio vive en el ahora y su éxito se mide en la confianza que genera.

Importancia de diferenciar bien ambos conceptos

A estas alturas, podrías pensar que es una simple cuestión de vocabulario. Pero ¿qué ocurre cuando le pides a un equipo de desarrolladores (proyectos) que gestionen un producto forma indefinida (servicio)? El resultado es el caos.

Gestionar un servicio con la mentalidad de un proyecto conduce inevitablemente al abandono. Una vez se lanza el producto, el equipo se marcha, dejando a los clientes sin soporte y al sistema sin mantenimiento. Por el contrario, gestionar un proyecto como si fuera un servicio es caer en el pozo sin fondo del scope creep o desviación del alcance. El proyecto nunca termina, el presupuesto no deja de crecer y el objetivo original se diluye. No diferenciar bien nos puede llevar al fracaso financiero y operativo.

Diferencias clave entre proyecto y servicio

Para visualizarlo mejor, desglosemos sus características fundamentales.

Característica	Proyecto	Servicio
Duración	Temporal y finita	Continuo y recurrente
Propósito	Crear, construir, innovar, transformar.	Mantener, soportar, mejorar, estabilizar.
Enfoque	Lograr un resultado único.	Gestionar procesos cíclicos.
Éxito	Cumplir el triángulo de alcance, tiempo y coste.	Satisfacción del cliente, calidad, KPIs y SLAs.
Impacto	Disruptivo.	Estabilizador.
Financiación	Presupuesto de capital (CAPEX), asignado para el esfuerzo.	Presupuesto operativo (OPEX), continuo y predecible.

Duración, propósito y enfoque operativo

El propósito de un proyecto es llevar a la organización de un punto A un punto B, y su enfoque operativo está totalmente orientado a ese destino. Cada tarea, se debe preguntar: “¿Nos acerca esto a la línea de meta?”.

El propósito de un servicio es asegurar que la organización funciona sin sobresaltos. Su enfoque operativo es cíclico: monitorizar, responder y resolver incidencias. Se pregunta: “¿Cómo podemos hacer esto mejor, más rápido y de forma más fiable?”.

Qué mide el éxito en cada uno

¿De qué sirve entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto si el producto resultante es inestable o no satisface lo acordado? El éxito de un proyecto se mide por la entrega de un resultado funcional que cumple los objetivos estratégicos.

Para un servicio, el éxito es un continuo. Se mide en promesas cumplidas, como los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLAs). Se refleja en métricas como el tiempo de actividad, el tiempo medio de resolución de incidencias (MTTR) y, la más importante de todas, la satisfacción del cliente (CSAT, NPS). ¿Puede un proyecto medirse por la lealtad del cliente? Rara vez. ¿Puede un servicio sobrevivir sin ella? Jamás.

Impacto organizativo

Un proyecto es planificado. Llega, sacude lo ya existente (procesos, equipos, tecnología) y, cuando se va, deja un paisaje nuevo. Su impacto es breve y transformador.

Un servicio es el clima de la organización. No se nota en un día concreto, pero define el ambiente de trabajo diario. ¿Es un clima de confianza y fiabilidad, o uno de frustración y caos constante? El servicio proporciona la estabilidad necesaria para que la organización prospere en el nuevo entorno que el proyecto ha creado.

Cómo saber si gestionas un proyecto o un servicio

Preguntas prácticas para diferenciar

Si aún tienes dudas, siéntate con tu equipo y responde con honestidad:

• ¿Hay un día en el calendario en que diremos hemos terminado? Si es un sí, es un proyecto.

• Si tuviéramos éxito total, ¿qué cambiaría fundamentalmente en la empresa? Si la respuesta es una gran transformación, es un proyecto.

• ¿Nuestro trabajo principal consiste en responder a eventos (incidencias, peticiones) o en construir algo nuevo? Si es lo primero, es un servicio.

• ¿Cómo se financia nuestro esfuerzo? ¿Con una partida presupuestaria única o con un presupuesto operativo anual? Esto suele ser un buen indicador.

• ¿El equipo está diseñado para disolverse o para permanecer estable a largo plazo? La estructura del equipo revela su propósito.

Errores comunes en tecnología

En la era Agile y DevOps, las líneas pueden parecer borrosas. Un equipo puede desarrollar una nueva funcionalidad (proyecto) y desplegarla en producción en el mismo día, pasando a monitorizar su rendimiento (servicio). Pero ¿significa eso que la diferencia ha desaparecido? En absoluto.

El error es no reconocer el cambio de “sombrero”. La planificación, la estimación y el objetivo de crear la funcionalidad son gestión de proyectos. La gestión de alertas, el soporte al usuario y la optimización de esa funcionalidad en producción son gestión de servicios. Ignorar esta diferencia, incluso dentro de un mismo equipo, lleva a una mala priorización y a una gestión de expectativas deficiente.

Riesgos de no definirlo bien desde el principio

No definir correctamente aquello en lo que estamos trabajando puede llevarnos a diferentes situaciones:

• El proyecto zombi: Un proyecto que nunca muere porque se le añaden pequeños cambios constantemente, devorando recursos sin un fin a la vista.

• El servicio huérfano: Un producto que se lanza al mundo sin nadie responsable de su cuidado, destinado a fallar y a generar frustración.

• El equipo quemado: Especialistas en innovación forzados a una rutina de soporte repetitivo, o un equipo de soporte desbordado por cambios constantes sin planificar.

• El cementerio de presupuestos: Intentar financiar un servicio con el presupuesto de un proyecto, garantizando el agotamiento de fondos a mitad de camino.

Herramientas y métodos para cada enfoque

La gestión efectiva de iniciativas empresariales, ya sean proyectos o servicios, requiere adaptar las herramientas y metodologías a la naturaleza del trabajo que se realiza. No existe una única forma de gestión universal: lo que funciona para entornos de innovación puede fallar en contextos que demandan estabilidad.

A continuación, se analizan las principales metodologías y marcos de trabajo, así como las herramientas digitales más utilizadas y cómo varía la gestión del cambio en función del enfoque.

Metodologías y marcos de trabajo

La gestión de proyectos se centra en lograr un resultado único en un tiempo determinado. Las metodologías que se aplican en este contexto buscan maximizar la eficiencia, la colaboración y la capacidad de adaptación al cambio.

• Waterfall (modelo en cascada): Este enfoque se basa en una planificación secuencial, donde cada fase del proyecto (requisitos, diseño, desarrollo, pruebas, implementación) debe completarse antes de pasar a la siguiente. Es ideal para entornos altamente predecibles y con requisitos bien definidos desde el inicio. Su fortaleza radica en la claridad y el control del proceso, aunque su rigidez puede dificultar la respuesta a cambios inesperados.

• Agile (Scrum, Kanban): Agile no es una metodología única, sino una filosofía de trabajo que promueve la adaptabilidad, la entrega continua de valor y la mejora constante. Dentro de Agile, destacan marcos como Scrum, que estructura el trabajo en sprints con roles bien definidos (Scrum Master, Product Owner, Equipo de desarrollo), y Kanban, que se enfoca en la visualización del flujo de trabajo y la mejora del tiempo de entrega. Agile es especialmente útil para entornos cambiantes.

• PMBOK (Project Management Body of Knowledge): Publicado por el PMI (Project Management Institute), este marco recopila buenas prácticas y estándares para la gestión de proyectos. No es un método operativo, sino una guía extensa y estructurada que abarca desde la integración del proyecto hasta la gestión de riesgos, adquisiciones, calidad y comunicaciones. Es muy valioso para quienes buscan entender los fundamentos teóricos de la gestión.

Mientras que los proyectos tienen un inicio y un fin, los servicios son operaciones continúas diseñadas para mantener el funcionamiento del negocio y entregar valor de manera sostenida a los usuarios y clientes. La gestión de servicios requiere estabilidad, eficiencia y previsibilidad.

• ITIL (Information Technology Infrastructure Library): ITIL es el estándar de facto para la gestión de servicios de TI. Define procesos y mejores prácticas para garantizar que los servicios se entreguen de forma eficiente y alineados con las necesidades del negocio. Su enfoque está en la estabilidad operativa, la gestión de incidentes, problemas, cambios, activos y configuración, así como en la mejora continua. ITIL proporciona un marco robusto para dirigir una operación sin sobresaltos.

• COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies): COBIT va un paso más allá al centrarse en el gobierno de TI. Su objetivo no es solo garantizar la operación eficaz de los servicios tecnológicos, sino asegurar que estos estén alineados con los objetivos estratégicos del negocio y que se gestionen adecuadamente los riesgos tecnológicos. COBIT es comúnmente utilizado por auditores, responsables de cumplimiento y altos directivos que buscan control y visibilidad sobre la función tecnológica.

• DevOps: DevOps no es solo un conjunto de herramientas, sino una cultura de colaboración entre los equipos de desarrollo y operaciones. Busca automatizar y agilizar el ciclo de vida del software, desde el desarrollo hasta el despliegue y mantenimiento. Su gran fortaleza está en combinar la velocidad de entrega de los proyectos con la estabilidad que exigen los servicios en producción, utilizando prácticas como la integración continua, entrega continua (CI/CD), infraestructura como código y monitoreo constante.

Cómo cambia la gestión del cambio

Una de las diferencias más importantes entre proyectos y servicios es la forma en que se gestiona el cambio.

En un proyecto, la gestión del cambio se entiende como un control de alcance. Se evalúa el impacto de introducir nuevos requisitos o funcionalidades en términos de tiempo, costo y recursos. Las preguntas clave que se hacen son: ¿Podemos añadir esta funcionalidad? ¿Qué implicaciones tendrá en la fecha de entrega y el presupuesto? Aquí, el cambio se planifica cuidadosamente porque puede comprometer el éxito del proyecto.

En un servicio, la gestión del cambio es una cuestión de riesgo operativo. Se busca garantizar que los cambios (como actualizaciones, parches, mejoras) no afecten negativamente la calidad del servicio entregado. Las preguntas que se plantean son: ¿Qué impacto tendrá esta actualización sobre los usuarios actuales? ¿Cómo podemos reducir el riesgo de interrupciones? En este contexto, los cambios se gestionan a través de procesos rigurosos, revisiones de impacto, pruebas previas y ventanas de mantenimiento controladas.

Herramientas digitales recomendadas

Las herramientas digitales deben estar alineadas con la naturaleza de la gestión.

Para la gestión de proyectos las herramientas deben estar diseñadas para planificar, coordinar y supervisar iniciativas con una duración determinada. Suelen incluir funcionalidades como cronogramas, gestión de recursos, tableros Kanban, diagramas de Gantt, y reportes de avance.

• Jira Software: Muy popular entre equipos de desarrollo Agile. Permite gestionar historias de usuario, bugs, sprints y flujos personalizados.

• Asana: Ideal para la planificación de tareas, visualización de flujos de trabajo y colaboración entre equipos.

• Trello: Excelente para equipos pequeños o tareas simples. Utiliza un sistema visual de tableros Kanban que facilita el seguimiento del estado de las tareas.

• Microsoft Project: Herramienta clásica de planificación de proyectos, con sólidas capacidades de seguimiento de cronogramas, dependencias y recursos.

En cambio, para la gestión de servicios las herramientas están optimizadas para la atención de incidentes, solicitudes, problemas y cambios. También permiten configurar portales de autoservicio, gestionar acuerdos de nivel de servicio (SLA) y mantener bases de conocimiento accesibles a usuarios y técnicos.

• Jira Service Management: Extensión de Jira enfocada en servicios de TI, con funcionalidades ITIL, gestión de tickets, SLAs y automatizaciones.

• ServiceNow: Plataforma robusta orientada a grandes organizaciones. Permite gestionar todo el ciclo de vida del servicio, incluyendo activos, configuración, cambios, incidentes y más.

• Freshservice: Solución moderna y flexible para la gestión de servicios, muy intuitiva y con una rápida curva de aprendizaje, ideal para medianas empresas.

Ventajas de diferenciar bien proyecto y servicio

Distinguir con claridad entre lo que es un proyecto y lo que representa un servicio es una estrategia de gestión fundamental. Esta distinción permite aplicar enfoques, herramientas y métricas adecuadas a la naturaleza del trabajo, lo que se traduce en una mejora sustancial del desempeño del equipo.

Mejor planificación y control operativo

Cuando se comprende claramente si se está gestionando un proyecto o un servicio, se pueden establecer estructuras de planificación adecuadas para cada caso.

En los proyectos, esto permite desarrollar hojas de ruta detalladas, con fechas clave, entregables definidos, recursos asignados y métricas de éxito bien establecidas. Se reduce la ambigüedad y se mejora la previsibilidad, lo que facilita una toma de decisiones más ágil.

En los servicios, en cambio, lo que se necesita es una operación estandarizada, con procesos repetibles, políticas de respuesta, SLAs y un modelo de mejora continua. Esta estructura evita la improvisación y permite que el equipo reaccione con consistencia ante cualquier incidente o necesidad recurrente.

En ambos casos, el resultado de esta diferenciación es una reducción en la cantidad de fuegos que hay que apagar diariamente, y una transición hacia un entorno mucho más controlado y predecible.

Mayor alineación con los objetivos de negocio

Cada tipo de trabajo responde a un propósito diferente dentro de la estrategia empresarial. Tener claridad sobre esta diferencia permite una asignación más eficiente de recursos y una gestión basada en resultados.

Si el objetivo es lanzar un producto o implementar una transformación tecnológica, estamos hablando de un proyecto. Este debe medirse por su capacidad de generar retorno sobre la inversión (ROI), cumplir con cronogramas y lograr entregables concretos.

Si el objetivo es maximizar el valor de los clientes actuales, o mantener la satisfacción del usuario, entonces estamos gestionando un servicio. Aquí, las métricas clave son la continuidad, la calidad percibida, la eficiencia operativa y el Valor de Vida del Cliente (CLV).

Este enfoque permite que cada decisión esté alineada con una prioridad estratégica claramente definida, ya sea el crecimiento exponencial o la consolidación rentable.

Más eficiencia en equipos ágiles o híbridos

Los equipos que saben con precisión qué tipo de trabajo están haciendo tienen muchas más probabilidades de operar de forma eficiente y sostenible.

A un equipo de proyecto le benefician herramientas como tableros Kanban, planificación por sprints, roadmaps, ciclos iterativos, retrospectivas. Trabajan con una mentalidad de creación y entrega.

A un equipo de servicios le son más útiles sistemas de tickets, catálogos de servicios, acuerdos de nivel de servicio (SLA), automatización de respuestas y monitoreo proactivo. Su foco está en la estabilidad, continuidad y mejora progresiva.

Cuando no se hace esta diferenciación, es común que los equipos terminen usando herramientas inadecuadas o persiguiendo métricas que no reflejan su verdadero desempeño. Esto genera