PEC 2025: cosa cambia e come gestire i nuovi obblighi normativi - Gruppo RES

• La PEC è diventata un’infrastruttura legale e non può più essere gestita come semplice e-mail.
• Nel 2025 è entrata in vigore la REM, nuova PEC europea che richiede alle aziende di aggiornarsi per comunicazioni legali all’interno dell’UE.
• Dal 1° gennaio 2025 è diventato obbligatorio per tutti gli amministratori di azienda possedere una PEC personale, pena sanzioni e blocchi al Registro delle Imprese.
• Una gestione non strutturata delle PEC espone le imprese a inefficienza e rischi, anche legali.
• È sempre più necessario un sistema di gestione centralizzato e tracciabile, con accessi controllati, protocollazione e archiviazione integrata.

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è stata recentemente soggetta a importanti aggiornamenti normativi, con impatti diretti su aziende, enti pubblici e soggetti professionali. Le nuove disposizioni introdotte dal Regolamento eIDAS 2.0 e dalla Legge di Bilancio 2025 impongono obblighi più stringenti sia in ambito nazionale, che europeo.

Questo articolo fornisce un’analisi delle principali novità, dei rischi associati a una gestione non conforme e delle azioni necessarie per garantire adempienza normativa, ma anche efficienza operativa.

La PEC oggi: da adempimento marginale a strumento efficiente

Per lungo tempo la PEC è stata considerata un adempimento puramente formale. In molte organizzazioni veniva attivata, ma poi gestita in modo approssimativo o lasciata inattiva.

Oggi, invece, la Posta Elettronica Certificata rappresenta un’infrastruttura di comunicazione legale a tutti gli effetti, impiegata per l’invio e la ricezione di notifiche ufficiali, contratti, fatture, convocazioni e atti giudiziari. Il suo utilizzo implica valore probatorio, equiparabile a una raccomandata con ricevuta di ritorno, e comporta precisi obblighi di gestione, conservazione e tracciabilità.

Nonostante ciò, in molte realtà la PEC continua a essere gestita come una semplice casella e-mail, con conseguenti criticità operative e rischi legali, che approfondiremo in seguito.

Questi scenari espongono l’organizzazione a errori documentali, inefficienze e potenziali contenziosi, soprattutto in assenza di sistemi strutturati per la gestione della posta elettronica certificata.

Le novità normative: obblighi e transizioni imminenti

Non bisogna poi dimenticare che il quadro normativo relativo alla PEC è in continua evoluzione. Il 2024 ha introdotto cambiamenti rilevanti, che proseguiranno e si consolideranno nel corso del 2025, con impatti significativi per aziende, enti pubblici e professionisti.

eIDAS 2.0 e l’introduzione della REM

Dal luglio 2024 è in vigore il nuovo Regolamento europeo eIDAS 2.0, che prevede la nascita della Registered Electronic Mail (REM), un sistema di posta elettronica certificata interoperabile tra i Paesi membri dell’UE, qualificato secondo standard comuni e riconosciuto come servizio fiduciario qualificato.

Le principali implicazioni:

• la PEC tradizionale non sarà più sufficiente per le comunicazioni legali transfrontaliere;
• sarà necessario adottare una PEC qualificata, conforme ai requisiti previsti dalla REM;
• il passaggio richiederà aggiornamenti tecnici, validazione dell’identità e nuovi accordi contrattuali con i fornitori.

I provider si stanno adeguando, ma la migrazione non avverrà automaticamente. Sarà compito delle organizzazioni valutare i tempi e le modalità di transizione, considerando che un mancato adeguamento potrebbe compromettere la validità delle comunicazioni ufficiali in ambito europeo.

PEC obbligatoria per gli amministratori di società

Un’ulteriore novità è rappresentata dall’obbligo di domicilio digitale per gli amministratori, introdotto dalla Legge di Bilancio 2025.
A partire dal 1° gennaio 2025, tutti gli amministratori di società dovranno disporre di una PEC personale (non coincidente con quella dell’azienda) da comunicare al Registro delle Imprese.

Soggetti interessati: amministratori di SRL, SPA, SNC, SAS, società agricole e altre imprese iscritte al Registro.

Soggetti esclusi: consorzi, società semplici non imprenditoriali, cooperative di mutuo soccorso.

Scadenze operative:

• per gli amministratori nominati dal 2025 in poi, la PEC va indicata nella pratica di nomina;
• per quelli già in carica, il termine per la comunicazione è stato fissato al 31 dicembre 2025 (dopo una prima scadenza prevista a giugno e successivamente prorogata).

La PEC deve essere personale, attiva, accessibile e distinta da quella aziendale.
In mancanza di questo requisito, il Registro può rigettare o sospendere le pratiche societarie.

Sanzioni amministrative: comprese tra 103 e 1.032 euro, ridotte se la regolarizzazione avviene entro 30 giorni.

Queste norme segnano un cambio di paradigma: la PEC non è più solo un canale formale discrezionale, ma una componente normativa, organizzativa e strategica, che richiede una gestione centralizzata e verificabile.

I rischi di una gestione non strutturata delle PEC

Se è vero, infatti, che l’utilizzo delle PEC è in continua crescita (le proiezioni per il 2026, elaborate dall’International Data Corporation stimano una crescita fino a 20 milioni di caselle e 3,5 miliardi di messaggi inviati), una gestione non regolamentata delle stesse espone l’organizzazione a diversi rischi, sia in termini operativi che legali:

• Accessi non monitorati, in violazione delle policy di sicurezza e del GDPR;
• Utilizzo condiviso tra più utenti, che rendono impossibile attribuire responsabilità specifiche;
• Messaggi non protocollati, a discapito di tracciabilità e reperibilità nel tempo;
• Comunicazioni importanti perse, dimenticate o cancellate accidentalmente, senza backup né evidenze di ricezione.

In caso di contenzioso o verifica ispettiva, queste lacune si traducono in domande precise:
Chi ha ricevuto la comunicazione? Quando è stata letta? Dove è conservata?
Senza un sistema strutturato e tracciabile, diventa difficile fornire risposte documentabili.

Best practice per una gestione efficace e conforme delle PEC

Per garantire che la PEC sia gestita in modo corretto, sicuro e in linea con le normative, è consigliabile adottare alcune pratiche essenziali, valide per aziende di ogni dimensione:

·  Centralizzazione e controllo degli accessi

Riunire tutte le caselle PEC in un sistema unico consente una visione completa delle comunicazioni, semplifica il monitoraggio e permette di assegnare responsabilità chiare. Ogni accesso deve essere tracciabile, evitando l’uso condiviso e non controllato delle credenziali.

· Smistamento automatico e gestione per competenza

Un sistema evoluto dovrebbe essere in grado di indirizzare automaticamente i messaggi ai reparti o utenti competenti, in base a criteri configurabili (mittente, oggetto, contenuti ). Questo riduce tempi di gestione e rischio di errori.

· Protocollazione e archiviazione integrata

Ogni messaggio PEC rilevante dovrebbe essere protocollato e archiviato all’interno del sistema documentale aziendale, conservando metadati e riferimenti temporali, per garantire tracciabilità e reperibilità nel tempo.

· Monitoraggio, log e audit

Per rispondere a eventuali controlli o contenziosi è fondamentale disporre di registri completi delle operazioni effettuate (lettura, inoltro, risposta), con data, ora e utente. Questo garantisce trasparenza, responsabilità e conformità normativa (GDPR, eIDAS, REM).

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