Facturación Electrónica en España | Administrativando

I.  ¿Cómo se define la factura electrónica?

La factura electrónica se define, a tenor de lo previsto en la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, como el documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor. Se trata entonces de una factura que se emite, recibe y almacena en formato electrónico, que requiere para su validez que sea generada mediante un software de facturación y estar firmada digitalmente, lo que permite garantizar que su contenido no ha sido alterado, causando los mismos efectos legales que una factura en papel.

Siendo su finalidad principal el simplificar el proceso de facturación, así como aumentar su agilidad y además combatir el fraude y la evasión fiscal.

II.  Particularidades de la facturación electrónica.

Dentro de las particularidades que posee la facturación electrónica se pueden mencionar:

1. Debe ser legible por el emisor, el receptor y las autoridades fiscales. En este caso, la legibilidad va a depender del programa informático en el que se emite. Debiendo ser un software homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
2. Debe garantizar la autenticidad del emisor, ya sea mediante firma electrónica o intercambio electrónico de datos EDI.

3. Debe asegurar que su contenido no ha sido modificado, en este caso, para probar su integridad llevará un código alfanumérico identificativo o código QR y la frase: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VeriFactu”.

III.  Elementos que conforman la factura electrónica.

Dado que las facturas electrónicas deben contener la misma información que las facturas tradicionales en papel, y conforme a lo establecido en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación (en adelante denominado, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación), los elementos que integran la factura electrónica son los siguientes:

1. Número y, en su caso, serie. 
2. La fecha de su expedición.
3. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
4. Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
5. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
6. Descripción de las operaciones.
7. El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
8. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
9. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Además, deberá contener, la representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código “QR”, la cual en este caso, de facturación electrónica, podrá ser sustituida por el contenido que representa el código “QR”, incorporando además la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

IV.  Autenticidad e integridad de la factura electrónica 

De acuerdo con el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

1. Mediante una firma electrónica avanzada.
2. Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).
3. Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma

En el caso de lotes que incluyan varias facturas electrónicas remitidas simultáneamente al mismo destinatario, los detalles comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información.

Hay que mencionar que, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, se presumirá acreditada cuando se haya expedido utilizando un sistema o programa informático.

V.  ¿Quiénes están obligados a emitir factura electrónica?

De acuerdo con lo previsto en el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. Extendiéndose esta obligación a todas las transacciones, incluyendo las realizadas entre empresas (B2B). Es importante destacar que la norma antes mencionada no sólo prevé la obligación de emitir factura electrónica, sino que además la obligación de facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.

Quedan fuera de esta obligación las operaciones cuyo destinatario sean los particulares o consumidores finales, así como cuando se trate de un organismo público que haya exonerado de esta obligación a sus proveedores en las operaciones que no superen los 5.000 euros. Tampoco se exigirá en las operaciones que se documenten mediante factura, sin ser obligatorio, en las que se utilice una factura simplificada o en las que el destinatario de las mismas no tenga en territorio español la sede de su negocio o algún establecimiento permanente. 

VI.  ¿Cuándo es obligatoria la facturación electrónica?

Inicialmente la obligatoriedad de la emisión de la factura electrónica quedó supeditada al desarrollo reglamentario de la  Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas. No obstante, la misma, en su Disposición final octava, estableció los siguientes plazos para expedir factura electrónica, cuando el destinatario de la operación sea empresario o profesional: 

1. En el plazo de 1 año desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros.
2. En el plazo de 2 años desde la aprobación del Reglamento que regula la factura electrónica para los empresarios y profesionales con volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros.

A pesar de ello, la reciente modificación del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, introducida mediante el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, ha traído como consecuencia cambios en el cronograma inicial, al señalar que: “…los obligados tributarios a que se refiere el artículo 3.1.a), es decir, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades de dicho reglamento tendrán adaptados los sistemas informáticos a las características y requisitos que se establecen en el citado reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de enero de 2026. El resto de obligados tributarios mencionados en el artículo 3.1, como son: 

1. Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
2. Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
3. Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.

Deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el citado reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2026.”

En ese sentido, se observa que la obligatoriedad en la emisión de la factura electrónica se efectúa de manera escalonada, quedando de la manera siguiente:

1. Obligatoriedad de emisión de facturas electrónicas para grandes empresas: a partir de enero de 2024.

2. Obligatoriedad de emisión de facturas electrónicas, para pequeñas y medianas empresas (Pymes) y Autónomos: se extiende hasta julio de 2026.

VII.  ¿Qué sanciones se aplican por incumplimiento de la obligación de emitir factura electrónica?

El incumplimiento de esta obligación conlleva consecuencias sancionadoras. En este sentido, las empresas que, estando obligadas a emitir facturas electrónicas, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibirlas, o impidan el acceso a dichas facturas a quienes hayan dejado de ser clientes, serán sancionadas conforme a lo dispuesto en el artículo 2 bis.9 de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, con:

1. Apercibimiento; 
2. Multa de hasta 10.000 euros.

En este caso, la sanción se determinará y graduará, teniendo en cuenta lo siguiente:

• El grado de culpabilidad o la existencia de intencionalidad.
• La continuidad o persistencia en la conducta infractora.
• La naturaleza y cuantía de los perjuicios causados.
• La reincidencia, por comisión en el término de un año de más de una infracción de la misma naturaleza cuando así haya sido declarado por resolución firme en vía administrativa.
• El volumen de facturación del prestador responsable.
• El número de personas afectadas por la infracción.
• La gravedad del riesgo generado por la conducta.
• Las acciones realizadas por el prestador encaminadas a paliar los efectos o consecuencias de la infracción.

VIII.  ¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y factura digital?

A pesar de que la factura electrónica suele asociarse a la factura digital y ambos términos son empleados como sinónimos, resulta que, ambas tienen significados completamente distintos, en el caso, de la factura digital, el término es empleado para referirse a cualquier factura que se emita en formato digital, incluidas aquellas facturas en formato PDF, mientras que, la factura electrónica, es una categoría jurídica referida a las facturas emitidas en un formato estructurado que cumple con los requisitos legales de autenticidad e integridad.