I. ¿Qué se entiende por expediente administrativo?
Se entiende por expediente administrativo al conjunto ordenado de documentos y actuaciones recopiladas por la Administración Pública durante la tramitación de un procedimiento, materializándose en el mismo todas las pruebas, diligencias, requerimientos, actuaciones, desde el inicio del procedimiento, hasta el momento en que se dicta la resolución o el acto administrativo, esto quiere decir, que el expediente administrativo actúa como un soporte documental para garantizar que cada decisión esté debidamente fundamentada, cumpliendo con los principios de legalidad, transparencia y acceso a la información, tal y como se desprende de lo previsto en el artículo 70.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, (en lo sucesivo, Ley 39/2015). Vista la relevancia de este instrumento, cómo acceder a un expediente administrativo, es un tema que toda persona –física o jurídica-, debe conocer.
II. Normativa que regula el expediente administrativo
El expediente administrativo se encuentra regulado por un conjunto de normas que prevén su contenido, requisitos y el carácter obligatorio del mismo, siendo las siguientes:
- La Ley 39/2015.
- La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, como norma reguladora del funcionamiento interno de las Administraciones públicas y las relaciones entre sus órganos.
- Así como, por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, instrumento en el cual se prevé la obligatoriedad de la tramitación electrónica de los expedientes administrativos.
III. ¿Cómo se forma un expediente administrativo?
El expediente administrativo tendrá formato electrónico, y se formará mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.
No obstante, no formará parte del expediente administrativo la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento. Ahora bien, no se trata sólo de saber cómo se forma un expediente administrativo y los documentos que no formarán parte del mismo, sino que además se requiere saber cómo acceder a un expediente administrativo.
IV. ¿Cómo acceder a un expediente administrativo?
En términos generales, para acceder a un expediente administrativo, el interesado debe presentar una solicitud ante la administración correspondiente, indicando su interés legítimo y aportando la documentación necesaria. Una vez presentada la solicitud, la Administración Pública tiene un plazo para responder, por lo que, en caso de que la solicitud sea aceptada, se fijará un día y una hora para la consulta del expediente en las dependencias administrativas, mientras que, en caso de denegación, se deberá fundamentar de manera clara y concisa los motivos de la negativa, y existirá la posibilidad de presentar recursos o reclamaciones ante instancias superiores.
No obstante, lo anterior, en virtud de los avances tecnológicos, existen otros servicios de acceso de los interesados a la información sobre el estado de tramitación de sus expedientes a través de plataformas digitales, dentro de las que, se pueden mencionar:
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Consulta de expedientes a través de la Sede Electrónica.
En este caso, el acceso se efectuará mediante certificado digital. Este sistema de información admite certificados de cualquier autoridad de certificación reconocida por la plataforma @firma
- Acceso mediante Cl@ve, debiendo seleccionar el método de identificación de Cl@ve, el cual puede ser a través de:
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- Cl@ve Móvil, que incluye Cl@ve PIN.
- DNIe / Certificado electrónico
- Cl@ve permanente, cuyo acceso se efectúa mediante usuario y contraseña, siendo necesario registrarse para poder hacer uso de este mecanismo.
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Consulta de expediente a través de la Carpeta Ciudadana.
La Carpeta Ciudadana del Punto de Acceso General, permite de una forma ágil y sencilla, conocer los expedientes que se tienen abiertos en los distintos organismos, los asientos registrales entre administraciones o los datos en poder de la administración.
Para acceder a esta carpeta se requiere identificación mediante Cl@ve, el sistema seguro de identificación con las administraciones públicas. Para ello, se puede utilizar el DNI-electrónico, cualquier certificado electrónico reconocido y también los sistemas de claves concertadas clave PIN y clave Permanente.
En caso de no disponer de credencial electrónica de identificación con las Administraciones Públicas, se podrá solicitar el alta en cl@ve.
A través de esta carpeta, se pueden comunicar con las Administraciones y, además, consultar diferentes datos personales, citas previas, acceder a información sobre diversos procedimientos, obtener información sobre notificaciones pendientes de leer y del estado de los expedientes en trámite, o recibir avisos y alertas.
En el caso de los expedientes administrativos, podrá consultar los expedientes que estén registrados en los diferentes organismos, pudiendo acceder, tanto a los expedientes relacionados con la Administración General del Estado, como a los de las Comunidades Autónomas adheridas.
V. ¿Quién puede acceder a un expediente administrativo?
Tal y como lo ha consagrado el artículo 53 de la Ley 39/2015, la persona que ostente la condición de interesado tendrá el derecho de acceder al expediente administrativo, englobando con ello, los derechos que posee, en cuanto al, acceso a la información, consulta de documentos, obtención de copias y derecho a ser informado, por lo que, en consecuencia, podrá consultar dicho expediente administrativo en cualquier momento.
VI. ¿Cuándo se puede negar el acceso a un expediente administrativo?
Si bien es cierto que el acceso a un expediente administrativo es un derecho fundamental reconocido por la Constitución española, existen supuestos en los cuales se podrá negar el acceso al mismo, ya sea por protección de datos personales, por la salvaguarda de intereses públicos o por la protección de secretos oficiales. En esos casos, la negativa de acceso a un expediente administrativo debe estar debidamente fundamentada y justificada. Sin embargo, cuando se produce una negativa injustificada, la persona afectada puede recurrir a los tribunales para hacer valer su derecho de acceso.
