Introducción
Organizar un evento corporativo en España en 2025 implica mucho más que reservar un espacio y contratar proveedores. Las empresas buscan generar impacto real en sus audiencias, reforzar marca, conseguir leads o motivar equipos. En esta guía encontrarás los pasos clave, consejos prácticos y un checklist descargable que facilitará la planificación.
¿Qué es un evento corporativo?
Un evento corporativo es una acción de comunicación en directo diseñada para transmitir un mensaje estratégico de una empresa a sus públicos. Puede tener diferentes objetivos:
- Lanzamiento de producto
- Convención o congreso interno
- Formación y workshops
- Eventos de clientes o stakeholders
- Incentivos y viajes MICE
Tipos de eventos corporativos más habituales en España
- Congresos y convenciones: gran formato, con ponentes y networking.
- Ferias y stands: presencia de marca en exposiciones sectoriales.
- Eventos híbridos y streaming: combinación presencial + online.
- Experiencias inmersivas: videomapping, XR o entornos digitales.
- Team building y actividades outdoor.
Las fases de un evento corporativo
1. Briefing inicial
- Objetivos SMART
- Público objetivo
- Mensajes clave
- Presupuesto estimado
2. Preproducción
- Selección de sede (venue)
- Permisos y licencias
- Contratación de proveedores (catering, técnica, staff)
- Diseño gráfico y comunicación previa
3. Producción (on site)
- Montaje técnico y escenografía
- Coordinación de equipos
- Gestión de accesos y acreditaciones
- Control de tiempos
4. Post-evento
- Desmontaje y cierre administrativo
- Encuestas de satisfacción
- Informe
Presupuesto de un evento: variables clave
- Venue (30–40%)
- Producción técnica (20–30%)
- Catering (15–25%)
- Staff y logística (10–15%)
- Comunicación y marketing (10%)
Consejo: añade un 5–10% de imprevistos.
Proveedores esenciales en España
- Audiovisuales y producción técnica
- Escenografía y stands
- Staff (azafatas, coordinadores, técnicos)
- Catering
- Agencias creativas y DMCs
KPIs y medición del ROI
- Asistencia y no-shows
- Leads generados
- Engagement en redes sociales
- Encuestas de satisfacción (NPS)
- Coste por lead/contacto
Checklist descargable
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta organizar un evento corporativo en España?
Depende del formato, pero los presupuestos de media suelen oscilar entre 25.000 € y 250.000 € según tamaño y complejidad.
¿Con cuánta antelación debo empezar a planificar?
Para congresos nacionales, entre 6 y 12 meses; para eventos internos o presentaciones, entre 2 y 4 meses.
¿Qué permisos y documentación necesito?
Según el tipo de evento: licencias de ocupación de espacio público, permisos musicales (derechos autor), permisos medioambientales / otros propios de cada localidad, seguros de responsabilidad civil y toda la documentación pertinente para cumplir las normativas de seguridad y prevención.
