Copilot vs ChatGPT: cuándo usar cada uno | OpenWebinars

Qué resuelve mejor cada uno por tarea

Antes de elegir asistente conviene mirar tareas concretas y decidir quién será principal por flujo. Así evitas solapamientos y mides impacto con dos métricas simples: tiempo hasta el primer valor y tasa de finalización.

Correo y bandeja de entrada

El correo concentra buena parte del día. Aquí la inserción en el cliente y el respeto a permisos marcan la diferencia.

• Cuándo rinde más Copilot: trabajas en Outlook, necesitas resumir hilos largos, proponer borradores y ajustar tono sin salir del cliente.
• Cuándo rinde más ChatGPT: quieres plantillas transversales por equipo, variantes de estilo y consolidar información de varias fuentes antes de pegar en el correo.
• Decisión práctica: si Outlook es el centro, Copilot como principal y ChatGPT para estandarizar textos y guías de tono reutilizables.

El criterio clave en correo es reducir pasos: ayuda in-app cuando importa la velocidad, espacio de chat cuando buscas consistencia editorial entre equipos.

Reuniones y calendario

Las reuniones ganan cuando automatizas recapitulación y tareas y reduces el tiempo de actas.

• Cuándo rinde más Copilot: si vivís en Teams, quieres resumen accionable con puntos clave y tareas y que queden encadenados a tus herramientas de la suite.
• Cuándo rinde más ChatGPT: recibes actas de distintas fuentes, necesitas limpiar y homogeneizar transcripciones o crear resúmenes por audiencia (dirección, clientes, técnico).
• Decisión práctica: Teams como centro → Copilot. Material heterogéneo o multi-suite → ChatGPT para normalizar y redistribuir.

El objetivo es minimizar fricción: in-app cuando todo nace en la suite, transversal cuando gestionas formatos variados.

Documentos y redacción

La creación y revisión de documentos mezcla arranque rápido y coherencia de plantillas con exploración de ideas.

• Cuándo rinde más Copilot: mantener coherencia en Word, generar primer borrador desde un briefing, reescritura y ajuste de tono dentro del archivo.
• Cuándo rinde más ChatGPT: estructurar documentos desde cero, explorar voces y estandarizar secciones para luego llevarlas a tu repositorio.
• Decisión práctica: plantillas corporativas y control de formato → Copilot. Ideación, variantes y guías de estilo → ChatGPT.

Cierra cada documento con un resumen y una lista de pendientes generados por el asistente para acelerar revisiones.

Hojas de cálculo y análisis rápido

En hojas, la prioridad es aclarar fórmulas, detectar patrones y producir gráficos iniciales sin atascarse.

• Cuándo rinde más Copilot: libros de Excel en la nube corporativa, con sugerencias de fórmulas, tendencias y explicaciones sobre tu propio fichero.
• Cuándo rinde más ChatGPT: explicar fórmulas paso a paso, generar datos de prueba, esbozar transformaciones y luego aplicarlas en tu hoja.
• Decisión práctica: análisis in-place sobre tus libros → Copilot. Aprendizaje y prototipos fuera del fichero productivo → ChatGPT.

Valida siempre con una muestra pequeña antes de presentar resultados y documenta supuestos para evitar conclusiones frágiles.

Presentaciones y storytelling

Un buen deck combina narrativa, visuales y coherencia de marca.

• Cuándo rinde más Copilot: convertir documentos en decks en minutos, generar diapositivas y notas y aplicar temas sin salir de la app.
• Cuándo rinde más ChatGPT: diseñar la historia, crear mensajes clave, esqueletos de deck reutilizables y variantes por audiencia antes de maquetar.
• Decisión práctica: tienes un informe y necesitas un deck rápido → Copilot. Quieres afinar narrativa y “slide writing” → ChatGPT y luego pasas a la suite.

Antes de cerrar, pide al asistente una lista de riesgos o preguntas esperadas para preparar la defensa del deck.

Seguridad, gobierno del dato y costes

Antes de escalar cualquiera de los dos asistentes conviene alinear seguridad, gobierno y presupuesto con tus políticas internas. Aquí verás qué cubre cada solución y cómo estimar el retorno sin complicaciones, con enlaces oficiales para ampliar.

Seguridad y gobierno del dato

La regla práctica es sencilla: usa los controles del ecosistema donde ya viven tus datos. Microsoft Copilot para Microsoft 365 hereda permisos y gobierno del tenant, con DLP, eDiscovery y auditoría según tu configuración; puedes ampliar en la página de Copilot para Microsoft 365 en Microsoft Learn. ChatGPT ofrece administración empresarial con SSO, SCIM y control por espacios y roles en ChatGPT Team y ChatGPT Enterprise, con política de datos para organizaciones.

• Copilot: respeta permisos de OneDrive/SharePoint, mantiene el contenido en tu tenant y se integra con tus políticas de cumplimiento.
• ChatGPT: permite espacios de trabajo por equipo, roles y SSO/SCIM; la política de datos para planes de equipo y empresa está documentada en su sitio oficial.
• Recomendación: documenta en una página interna qué se puede subir, qué conectores están aprobados y qué no. Evita zonas grises y recuerda que el consentimiento explícito del equipo reduce riesgos.

Cierra este apartado con un chequeo de acceso por perfiles críticos y un test de borrado y revocación. Comprobar que puedes retirar accesos y que el dato deja de estar disponible es tan importante como activarlos.

Costes y licencias

Los modelos de coste difieren y conviene compararlos en una hoja simple. Copilot para Microsoft 365 se licencia por usuario y requiere ediciones compatibles de Microsoft 365, con detalles en planes y precios de Copilot. ChatGPT ofrece Plus, Team, Business y Enterprise, con precio por usuario y API facturada aparte; la información de producto y planes está en ChatGPT Team y ChatGPT Enterprise.

• Copilot: piensa en usuarios intensivos de Outlook/Teams/Office. El valor aparece cuando hay muchos archivos en la nube corporativa y procesos documentales recurrentes.
• ChatGPT: aporta amplitud para ideación, estandarización, documentación transversal y conectores. Puede cubrir a equipos sin M365 o complementar en entornos mixtos.
• API: si planeas automatizaciones o integraciones personalizadas, presupuesta consumo de API aparte y establece límites por proyecto.

Cierra la estimación con una columna de personas objetivo y otra de no objetivo. Evitar licenciar a quien no lo usará es la forma más rápida de mejorar el ROI.

Cómo medir el ROI sin complicaciones

La decisión debe basarse en métricas sencillas, comparables entre herramientas y fáciles de obtener en una semana.

• Finalización de tarea: porcentaje de correos procesados, actas listas o documentos borrador que pasan revisión a la primera.
• Tiempo hasta el primer valor: minutos desde abrir la tarea hasta tener una salida utilizable.
• Calidad percibida: una pregunta de 1 a 5 sobre claridad del resultado por parte del revisor.
• Horas ahorradas: diferencia antes/después multiplicada por cadencia semanal.

Para cerrar el cálculo, usa una hoja con casos por rol, tiempo base, tiempo asistido y coste horario aproximado. Con dos semanas de datos ya puedes justificar si escala, itera o se detiene.

En resumen, alinea la elección con tu marco de seguridad, licencia a quien realmente lo use y decide con métricas mínimas. Con estos fundamentos, el resto del artículo puede centrarse en la adopción por entorno y el piloto corto para convertir hipótesis en resultados.

Guía de decisión por entorno

Elegir bien no es absoluto, es contextual. Define un asistente principal por flujo según dónde vive tu trabajo y cómo colaboráis. Estos tres escenarios cubren la mayoría de equipos y te ayudan a decidir sin solapamientos.

Si usas Microsoft 365 en todo el ciclo

Cuando el día transcurre en Outlook, Teams, Word, Excel y PowerPoint, prima la ayuda in-app y el respeto a permisos existentes.

• Asistente principal: Microsoft Copilot para correo, reuniones, documentos, hojas y presentaciones dentro de la suite.
• Complemento útil: ChatGPT para ideación transversal, creación de guías de estilo y estandarización de textos que luego pegarás en Office.
• Acciones rápidas: comprueba que los archivos están en OneDrive/SharePoint, valida visibilidad del botón y acuerda usos permitidos con IT.

Con este enfoque reduces clics, mantienes trazabilidad y obtienes valor inmediato sin cambiar hábitos ni rutas de archivo.

Si tu entorno es mixto o multi-suite

En equipos que alternan herramientas, lo clave es evitar duplicidades y asignar el fuerte de cada uno.

• Asistente principal por flujo: Copilot para lo que ocurre en aplicaciones Microsoft 365; ChatGPT para trabajo interfuncional que cruza fuentes, formatos y equipos.
• Límites claros: define qué va al chat (borradores globales, resúmenes de investigación, plantillas), y qué se hace in-app (responder hilos, recap de Teams, aplicar temas en PowerPoint).
• Gobierno ligero: una página interna con conectores aprobados, nombres de espacios y propiedad de contenidos.

Así cada herramienta brilla en su ámbito y el equipo sabe dónde empezar según la tarea, sin fricción ni “versiones paralelas”.

Si arrancas sin suite corporativa o con herramientas dispares

Cuando no hay un ecosistema dominante, conviene empezar por flexibilidad y hábitos antes de escalar.

• Asistente principal: ChatGPT con espacios de equipo para centralizar conversaciones, adjuntos y conectores comunes.
• Complemento futuro: si adoptas Microsoft 365, añade Copilot allí donde aporte velocidad in-app.
• Primeros pasos: crea plantillas de tono, un glosario y un repositorio de prompts y ejemplos, y mide el uso por casos en lugar de por personas.

Este arranque te da tracción rápida, sin bloquearte por licencias o migraciones, y deja la puerta abierta a sumar Copilot cuando tenga sentido.

Plan de piloto en 7 días

El objetivo es decidir con datos cuál será tu asistente principal por flujo, sin interrumpir el trabajo. Este plan cabe en una semana, requiere un grupo pequeño (8–12 personas) y establece umbrales simples para escalar, iterar o cerrar.

Día 1: Preparación y criterios

Antes de tocar herramientas, define el alcance, quién participa y cómo medirás el resultado. Alinea expectativas entre negocio e IT y deja por escrito qué tareas se probarán.

• Grupo piloto: 8–12 personas representando correo, reuniones, documentos, hojas y presentaciones.
• Flujos: elige 4 microtareas (p. ej., resumir hilo, recap de reunión, primer borrador de documento, gráfico rápido).
• Umbrales: finalización > 60 % y tiempo al primer valor < 60 s por tarea.
• Instrumentación: hoja compartida con tiempos antes/después y una escala 1–5 de calidad percibida.

Con el terreno preparado, evitarás debates subjetivos al cierre y podrás tomar una decisión defendible.

Día 2: Microformación y guías de uso

Una sesión corta mejora la adopción y reduce errores. La clave es enseñar tres acciones por asistente y dejar una “chuleta” reusable.

• Demostraciones: correo (resumen + borrador), reunión (recap), documento/hoja (primer borrador o fórmula).
• Chuleta: 1 página con pasos, límites de uso y buenas prácticas de tono.
• Gobierno: lista de conectores aprobados y qué no subir.

Con este material el equipo puede practicar sin fricción y con expectativas claras.

Días 3–4: Correo y reuniones

Empieza por donde más tiempo se pierde. Registra números y frases literales para dar contexto a los datos.

• Correo: procesa 30 mensajes por persona con el asistente elegido; anota minutos por correo y si la respuesta salió a la primera.
• Reuniones: valida que la recapitulación cubre acuerdos y tareas y que puedes compartirla sin edición larga.
• Riesgos: anota casos donde el asistente inventa o omite puntos críticos y cómo lo corregiste.

Al final del día 4 deberías ver una reducción clara en tiempo y una mejora en consistencia.

Día 5: Documentos y presentaciones

Pon a prueba el arranque en frío y la capacidad de mantener coherencia de marca y de estructura.

• Documento: genera un primer borrador desde un briefing; registra minutos hasta versión utilizable y cambios necesarios.
• Presentación: crea un deck de 8–10 diapositivas; mide maquetación y necesidad de retoques de estilo.
• Checklist: pide al asistente un resumen y una lista de pendientes para acelerar revisión.

Con esto verás el impacto real en la creación de materiales de trabajo.

Día 6: Hojas y análisis ligero

Evalúa la velocidad para obtener una primera lectura de datos, sin convertirlo en informe final.

• Excel/Sheets: solicita fórmulas, tendencias y un gráfico inicial; registra correcciones manuales.
• Sanidad de datos: valida resultados con una muestra pequeña y documenta supuestos.
• Resultado: deja un breve comentario de claridad (1–5) por cada visual.

Este día te da señal sobre análisis exploratorio y explicabilidad.

Día 7: Revisión, métricas y decisión

Cierra el piloto con números y evidencia cualitativa. La decisión debe ser binaria por flujo: asistente principal, complemento o iterar.

• Consolida: finalización, tiempo al primer valor, incidencias y 5 citas literales del equipo.
• Decide: si superas umbrales, escala al siguiente anillo; si no, itera 1 semana sobre el mayor bloqueo y repite medición.
• Entrega: informe de 1 página con qué probaste, qué ocurrió y qué harás ahora (más un enlace a ejemplos).

Con este ritual conviertes un experimento en una decisión objetiva y fácil de comunicar.