La inminente llegada del registro horario digital obligatorio, prevista para principios de 2026, viene acompañada de un nuevo cambio en una de las tareas más rutinarias de los departamentos de gestión de personas: el control de la jornada laboral.
Pero, ¿por qué no darle una vuelta de tuerca a este nuevo proceso impuesto a todas las empresas y ver el nuevo registro horario digital más allá de una mera obligación legal?. Podemos plantearlo como una excelente oportunidad para modernizar la gestión interna de nuestra empresa, ganar eficiencia y reforzar el vínculo entre la organización y la plantilla.
Porque, no lo neguemos, ¿quién no conoce a alguna empresa que todavía gestione los fichajes de su equipo en papel o en plantillas de hojas de cálculo? Estos métodos se han convertido en poco fiables y difíciles de auditar, algo que va a cambiar -y mucho- con el nuevo registro horario digital que apuesta por sistemas automatizados, accesibles y seguros, que permiten registrar la jornada en tiempo real y desde cualquier dispositivo, respondiendo a necesidades que se presentan en entornos de trabajo como los actuales, con puestos híbridos o de teletrabajo, donde los equipos se distribuyen en distintos horarios y ubicaciones. La digitalización ofrece la flexibilidad y precisión que estábamos buscando en nuestros fichajes dotándonos de una herramienta digital que permite no solo cumplir con la normativa, sino también optimizar aspectos como la planificación y la conciliación laboral.
Es aquí donde los departamentos de recursos humanos tienen un papel clave. Son los encargados de traducir la obligación legal en una mejora cultural: pasar del ‘mecanismo de control’ al ‘mecanismo de cuidado’, aprovechando la tecnología para proteger el bienestar del equipo y optimizar los recursos, haciendo hincapié en que saber cuándo una persona empieza y termina la jornada laboral ayuda a garantizar sus descansos, evitar excesos de carga laboral y respetar la tan necesaria desconexión digital.
Qué debe hacer tu empresa para adaptarse al registro horario digital obligatorio
Todas las empresas, independientemente de su tamaño, estarán obligadas a contar con un sistema digital de fichaje que cumpla los nuevos requisitos legales. Los métodos tradicionales dejarán de ser válidos, y las sanciones por incumplimiento podrán superar los 10.000 euros por trabajador.
Así, los sistemas de registro horario deberán ofrecer:
- Acceso en tiempo real y trazabilidad total
- Diferenciación entre horas ordinarias y extraordinarias
- Cumplimiento del RGPD y seguridad en los datos
- Integración con otros procesos de gestión de personas
Qué exige el nuevo decreto
Al final, lo que se pretende con este nuevo marco legal es eliminar los sistemas manipulables y garantizar que los registros sean digitales, seguros e interoperables. Por tanto, exige que:
- El registro sea digital, personal e inalterable
- Los datos se conserven durante al menos cuatro años
- Se permita el acceso inmediato a los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo
Ventajas de la aplicación del registro horario digital obligatorio
- Cumplimiento legal
- Evita errores y fraudes
- Acceso a datos en tiempo real
- Gestión integrada con otras tareas de administración de personal
- Consolidación del teletrabajo y la flexibilidad laboral.
- Protección de la información
Se avecinan grandes cambios que afectan a todas las organizaciones, sean pymes, grandes empresas o administraciones públicas. El registro horario digital obligatorio nos dejará un nuevo estándar en la gestión laboral en nuestro país, y lo mejor es adaptarse a él cuanto antes viéndolo no desde una perspectiva marcada por un imperativo legal, sino como una mejora de procesos internos que aporta gran valor a la organización.
