Los portavoces de una compañía son figuras clave para la generación de una identidad de marca y la elaboración de una estrategia de comunicación que transmita confianza y transparencia a todos los stakeholders relevantes.
Trasladar los valores de la empresa de una forma cercana y clara, adaptada al público al que nos dirigimos, y lograr que los mensajes estén alineados con la estrategia corporativa son factores clave para el éxito de los planes de comunicación.
Para ello, es necesario que las personas que actúen como altavoces de la empresa sean verdaderos embajadores de la compañía. De los medios de comunicación a la gestión de crisis.
Un portavoz debe estar preparado para afrontar las distintas situaciones que puedan surgir, ya sea de manera planificada o de forma imprevista debido a acontecimientos inesperados.
Una buena formación le va a permitir contar con las herramientas necesarias para adaptar los mensajes clave al formato e interlocutor al que se va a dirigir en cada momento.
Quizá el caso que más rápidamente asociamos con un portavoz corporativo es el de las entrevistas o apariciones en medios de comunicación. Pero no es el único escenario para el que esta figura puede necesitar formación. Hoy en día, las redes sociales son la plataforma más inmediata y directa para llegar a nuestro público, con quien podemos incluso interactuar en tiempo real. Es por esto por lo que los perfiles de algunos cargos se convierten en un escaparate corporativo.
Además, hay numerosas situaciones en las que debe estar presente un portavoz de la compañía, como ruedas de prensa, reuniones con stakeholders prioritarios, apertura o clausura de eventos institucionales, participación en campañas de comunicación, etc.
Sumado a todo esto, es fundamental que un portavoz esté formado para la gestión de crisis.
¿Qué se aprende en una formación a portavoces?
Con el fin de lograr que la comunicación de nuestros portavoces sea la adecuada tanto en la forma como en el contenido, una formación dirigida a estos perfiles debe incluir los siguientes aspectos:
- Comunicación con medios: respuesta a entrevistas en diferentes formatos, ya sean escritas, radiofónicas o televisadas, así como gestión de la relación con los periodistas y medios de comunicación.
- Habilidades para hablar en público: comunicación no verbal, entonación, técnicas de conexión con la audiencia.
- Manejo de situaciones de crisis: preparación frente a posibles situaciones de crisis, previsión de preguntas y respuestas y herramientas para la reacción con rapidez.
- Manejo y adaptación de mensajes: manejo de los mensajes clave de la estrategia de comunicación y herramientas para su adaptación según el público al que nos dirigimos.
- Comunicación digital: adaptación de mensajes a las redes sociales, publicaciones e interacciones.
¿Qué perfiles deben formarse?
Aunque cualquier empleado puede convertirse en un portavoz de la compañía a distintos niveles, es necesario poner el foco en aquellos perfiles que por su cargo o su experiencia puedan generar interacciones de calidad con los stakeholders principales.
Así, es crucial que los cargos directivos estén formados en la comunicación de los mensajes clave y cuenten con las habilidades necesarias para que la transmisión de los mismos sea eficiente y cumpla los objetivos marcados.
Además, se debe formar a los responsables de las áreas con mayor visibilidad, como el departamento Médico o el de Government Affairs, puesto que suelen ser quienes tienen contacto con stakeholders específicos dentro de su ámbito y que son de gran relevancia para la compañía.
En el caso de establecer uno o varios portavoces concretos para las posibles situaciones de crisis, una formación específica en este escenario es de gran utilidad para prevenir situaciones de pérdida de control.
Lo importante, en definitiva, es que todas las personas que se conviertan, de manera temporal o a largo plazo, en la cara visible de la compañía, tengan claros los mensajes más importantes y la manera de transmitirlos para llegar al público establecido en cada caso.
