El cierre contable anual permite a las fundaciones reflejar fielmente su situación económica y financiera, garantizando la transparencia ante donantes, administraciones y organismos reguladores.
Este proceso incluye operaciones técnicas como regularizaciones, conciliaciones y ajustes fiscales, así como la elaboración de documentos obligatorios como la memoria económica y las cuentas anuales.
Desde QualityConta le explicamos los pasos fundamentales para preparar correctamente el cierre contable de su fundación, cumpliendo con los plazos y requisitos exigidos por la normativa.
1. El cierre contable: una obligación ineludible para las fundaciones
Un correcto cierre contable es un proceso imprescindible para que la contabilidad de la fundación refleje con exactitud su situación económica. Permite determinar si se han obtenido beneficios o pérdidas durante el ejercicio.
En el caso de entidades sin ánimo de lucro, el cierre contable garantiza la transparencia financiera y facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y registrales establecidas por la ley.
Normalmente, el ejercicio contable finaliza el 31 de diciembre, y el proceso de cierre se realiza durante los primeros meses del año siguiente, hasta el 30 de junio como fecha límite.
2. Fases previas al cierre contable de una fundación
Antes de proceder al cierre, es necesario realizar una serie de ajustes contables que aseguren la fiabilidad de los datos. Esta fase inicial es clave para evitar errores posteriores.
Entre los pasos recomendados están: la conciliación bancaria, la revisión de la morosidad y la comprobación de amortizaciones pendientes.(yo no pondría lo del inventario, en teoría las fundaciones no deberían realizar actividades que requieran tener inventario)
Asimismo, se debe analizar si todas las operaciones están debidamente registradas y si las facturas emitidas y recibidas coinciden con los apuntes contables y bancarios.
3. Checklist para el cierre contable fundacional
Contar con un buen checklist de cierre contable facilita el cumplimiento de todas las etapas y ayuda a mantener el orden documental.
Algunos de los puntos clave a revisar incluyen: conciliación bancaria, amortizaciones realizadas, provisiones actualizadas y revisión de ingresos y gastos de cada proyecto.
Este listado también debe incluir la comprobación de subvenciones pendientes de cobro, con su correspondiente conciliación y justificación documental.
4. Regularización de provisiones
En cuanto a las provisiones, es importante revisar si las circunstancias que las originaron se mantienen, y si es necesario modificarlas o cancelarlas.
5. Conciliaciones y periodificaciones clave
La conciliación bancaria es uno de los elementos críticos del cierre. Se debe asegurar que los saldos contables coincidan con los extractos de las entidades financieras.
Los ajustes por periodificación permiten asignar correctamente los ingresos y gastos al ejercicio que les corresponde, independientemente de su fecha de cobro o pago.
Ambas acciones garantizan que los estados financieros reflejen con fidelidad la situación económica real de la fundación.
6. Elaboración de la memoria económica
La memoria económica es uno de los documentos más relevantes después del cierre. Debe contener una descripción detallada de las actividades y el uso de los recursos de la fundación.
Se incluyen también informaciones sobre subvenciones, donaciones y convenios, así como los criterios contables aplicados durante el ejercicio.
Esta memoria debe presentarse junto con las cuentas anuales, y su correcta elaboración es vital para cumplir con los requisitos legales.
7. Cuentas anuales de las fundaciones: contenido y plazo
Las cuentas anuales están formadas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria.
Estos documentos se deben depositar en el Registro de Fundaciones dentro de los diez días hábiles siguientes a su aprobación por el Patronato. El plazo para que el Patronato apruebe las cuentas es de un máximo de seis meses desde el cierre del ejercicio.
Para facilitar su comprensión, a continuación se muestra una tabla con los principales componentes:
| Documento | Contenido principal | Obligatorio |
| Balance de situación | Activos, pasivos y patrimonio neto | Sí |
| Cuenta de pérdidas y ganancias | Ingresos y gastos del ejercicio | Sí |
| Estado de cambios en el patrimonio neto | Variaciones del capital y reservas | Depende |
| Memoria | Explicación complementaria y criterios contables | Sí |
| Memoria de actividades | Detalle de actividades realizadas | Sí |
| Informe de auditoría | Solo si la auditoría es obligatoria | Depende |
8. Errores frecuentes en el cierre contable de fundaciones
Uno de los errores más comunes es no revisar adecuadamente las partidas pendientes de cobro o pago, lo que distorsiona el resultado real.
También suele olvidarse la conciliación de subvenciones no cobradas o mal imputadas, lo que puede afectar la exactitud de la información.
El uso de un software contable especializado para fundaciones ayuda a prevenir errores y mejora la trazabilidad de las operaciones registradas.
9. La auditoría: ¿cuándo es obligatoria en una fundación?
La auditoría obligatoria afecta a aquellas fundaciones que superan ciertos umbrales en ingresos, activos, subvenciones recibidas o número de empleados según la Ley 50/2002.
Si la fundación está sujeta a auditoría, es necesario que el informe se incorpore a las cuentas anuales antes de su presentación.
En caso de no estar obligada, puede realizarse una auditoría voluntaria para aportar mayor transparencia ante donantes o administraciones.
10. Documentación que debe conservar la fundación
La fundación debe archivar y conservar toda la documentación justificativa de su actividad económica durante un periodo mínimo de 6 años.
Entre los documentos más relevantes que deben conservarse se encuentran:
- Escrituras de constitución.
- Estatutos.
- Libros de actas.
- Escrituras de disolución o liquidación.
- Otorgamiento o renovación de poderes.
- Variaciones censales.
- Libros contables oficiales
- Facturas emitidas y recibidas
- Extractos bancarios mensuales
- Contratos firmados con terceros
- Justificantes de subvenciones públicas y privadas
- Memorias económicas y actas del patronato
La organización y digitalización de esta documentación permite responder rápidamente ante inspecciones o solicitudes de organismos públicos.
Cómo puede ayudarle QualityConta en el cierre contable de su fundación
En QualityConta, somos especialistas en entidades sin ánimo de lucro. Contamos con un equipo experto en el cierre contable y fiscal de fundaciones.
Nuestro servicio incluye la revisión documental, elaboración de cuentas anuales, memoria económica y asesoramiento completo durante todo el proceso.
Contacte con nosotros si desea asegurar un cierre contable riguroso, sin errores y conforme a la normativa vigente.
Preguntas frecuentes acerca del cierre contable
¿Cuándo se debe presentar el cierre contable de una fundación?
Las cuentas anuales deben presentarse en los 6 meses posteriores al cierre del ejercicio.
¿Es obligatorio realizar una auditoría para todas las fundaciones?
Solo si se superan los umbrales de ingresos, activos, subvenciones recibidas o empleados establecidos en la Ley 50/2002.
¿Qué incluye la memoria económica de una fundación?
Incluye la descripción de actividades, ingresos, gastos, donaciones, subvenciones y criterios contables aplicados.
¿Cómo se calcula el resultado del ejercicio?
Se comparan los ingresos y gastos del ejercicio, y el saldo final se refleja en la cuenta de pérdidas y ganancias.
¿Qué modelos fiscales deben presentarse al cerrar el ejercicio?
Entre otros: modelo 200, 180, 347, 390, 349. Dependerá del tipo de operaciones realizadas por la fundación.
¿Cómo puedo evitar errores en el cierre contable?
Revisar todas las partidas, usar software especializado y contar con asesoramiento contable profesional.
¿Cuánto tiempo debe conservarse la documentación del ejercicio?
La documentación debe conservarse por un plazo mínimo de 6 años desde el cierre del ejercicio.
