Las ausencias en clínicas dentales se deben principalmente a factores socioeconómicos y culturales, aspectos psicológicos y barreras logísticas, como la distancia o la incompatibilidad con horarios laborales o escolares. Estas inasistencias interrumpen tratamientos y afectan a la productividad, por lo que es importante recurrir a estrategias que las reduzcan e incrementen la fidelización y compromiso de los pacientes con su salud bucodental.
Causas de las inasistencias en la atención dental
Distintos estudios han analizado e identificado las principales razones detrás del absentismo en la atención odontológica y, entre ellas, hay factores socioeconómicos e involucrados con la percepción que los pacientes tienen de la salud bucodental, de carácter psicológico y logísticos.
1. Factores socioeconómicos
La situación económica y las responsabilidades familiares influyen en la asistencia a consultas dentales. Diversos estudios muestran que las personas que crecieron en familias con bajos ingresos suelen evitar ir al dentista; solo el 30% suele acudir regularmente. Ocurre algo similar en lugares donde la salud dental no se considera importante. De hecho, entre adultos mayores de 50 años de 14 países europeos, entre el 23% y el 64% pensaba que las visitas al dentista “no eran tan necesarias”.
2. Percepción de la salud bucodental
Muchas personas desconocen la relación entre la salud oral y la salud general, solo acuden a consulta cuando sienten dolor o molestias, ya que la prevención y el cuidado oral regular no se ven como necesarios. Esta falta de conciencia se refleja en diversos estudios. Por ejemplo, una reciente investigación hecha en Nueva Zelanda mostró que un 25 % de los adolescentes no asistía al dentista porque “no tenía síntomas”. Esta percepción errónea lleva a descuidar controles preventivos.
3. Factores psicológicos
El miedo al dentista sigue siendo una de las principales razones por las que muchas personas cancelan o no asisten a sus citas. En algunos países de Latinoamérica, existe la creencia errónea de que los tratamientos dentales durante el embarazo pueden provocar malformaciones o incluso abortos. Estos miedos, que ocurren en todas partes, muestran la importancia de ofrecer educación y una comunicación empática para que las personas se sientan seguras al recibir atención dental.
4. Logística y accesibilidad
Los problemas relacionados con el transporte, la distancia entre el domicilio del paciente y la clínica dental, o la falta de horarios flexibles complican que algunas personas puedan acudir a sus citas. Estas barreras afectan sobre todo a quienes dependen del transporte público o tienen responsabilidades familiares que limitan su disponibilidad.
Impacto de las inasistencias en la gestión odontológica
Las ausencias y cancelaciones afectan tanto a la productividad como a la rentabilidad de la clínica dental. Suponen una pérdida de recursos, los resultados pueden no ser óptimos por la interrupción de los tratamientos, y el equipo médico asume una mayor carga de trabajo al tener que reorganizar agendas y optimizar tiempos.
1. Pérdida de recursos y tiempo clínico
Cada cita perdida significa una hora de trabajo desaprovechada: tiempo de los profesionales, material clínico y recursos administrativos. Sin un sistema rápido para reprogramar citas, el impacto económico puede aumentar rápidamente. Además, la falta de asistencia impide que otros pacientes que esperan atención tengan oportunidad de recibirla.
2. Interrupción de los tratamientos
Las inasistencias interrumpen la secuencia terapéutica, lo que puede afectar a los resultados de procedimientos prolongados como ortodoncia, rehabilitación o periodoncia. Es más difícil mantener un seguimiento adecuado, se retrasa la recuperación y surgen complicaciones, causando descontento en el paciente.
3. Incremento de trabajo del equipo clínico
El absentismo frecuente también impacta directamente en el equipo de la clínica. La falta de compromiso por parte de los pacientes obliga al personal a reorganizar constantemente la agenda, reprogramar citas y gestionar cancelaciones, lo que incrementa significativamente la carga de trabajo. Esta situación, sostenida en el tiempo, puede afectar la eficiencia operativa y, en consecuencia, la calidad del servicio ofrecido.
Cómo reducir cancelaciones y mejorar la puntualidad en la clínica
Para reducir las cancelaciones de citas existen ciertas estrategias que pueden aplicarse en clínicas dentales de cualquier tamaño: enviar recordatorios, establecer políticas claras de cancelación, horarios flexibles y mantener una comunicación fluida con los pacientes.
1. Recordatorios de citas
Enviar recordatorios por correo electrónico o mensaje de texto reduce el absentismo. Los sistemas de gestión pueden programar estas notificaciones con antelación y enviar más de una si es necesario. Estudios han mostrado que estos recordatorios pueden reducir las ausencias en un 14% y facilitar el reagendamiento de las citas canceladas.
Las llamadas han llegado a disminuir las inasistencias en un 24% y han permitido aumentar en un 40% la ocupación de las horas disponibles; es decir, se aprovechan mejor los espacios que antes quedaban sin cubrir por cancelaciones o ausencias no notificadas. Contar con un flujo de trabajo estructurado, que defina cómo se asignan las citas, cómo se registran y cómo se realiza el seguimiento, ayuda a evitar pérdidas por errores administrativos.
2. Políticas de cancelación
Establecer normas claras sobre cancelaciones fomenta la responsabilidad de los pacientes y mejora la gestión de la clínica dental. Estas políticas deben aplicarse con criterio y empatía, adaptándose a la situación de cada paciente. Asimismo, es importante ofrecer varias opciones para facilitar el proceso de reagendar, como hacerlo a través de la página web o mensajes de texto mediante aplicaciones de mensajería instantánea.
3. Flexibilidad horaria
Adaptar los horarios de atención y agilizar la asignación de citas mejora la asistencia de los pacientes. Se pueden ofrecer citas temprano por la mañana, por la tarde o incluso los fines de semana, con poco margen de espera entre la programación y el día del tratamiento, para evitar que los pacientes olviden la cita o busquen alternativas.
Además, determinados estudios encontraron que las citas a primera hora tenían un 18% menos de ausencias o cancelaciones. Los programas de gestión dental con algoritmos predictivos pueden ver las franjas de mayor riesgo y enviar recordatorios adicionales o llamar para confirmar la cita.
4. Comunicación fluida
Explicar a los pacientes la importancia de seguir correctamente sus tratamientos y las consecuencias de no hacerlo ayuda a que se comprometan más. Las palabras empleadas deben ser claras y adaptadas al nivel de comprensión de cada paciente. Se pueden usar imágenes o recursos digitales para hacerlo más fácil. Además, la clínica dental puede organizar talleres y campañas de educación para aumentar la conciencia sobre el cuidado oral.
5. Calidad del servicio
Que los pacientes perciban un buen servicio influye directamente en la fidelización y asistencia. Un entorno agradable y personal capacitado en la atención al cliente reduce la ansiedad y hace que se sientan más satisfechos. Además, llevar a cabo un seguimiento tras el tratamiento con una llamada para preguntar cómo están, fortalece la relación con el paciente y aumenta la probabilidad de que asista a futuras citas.
http://www.scielo.org.pe/pdf/reh/v34n1/1019-4355-reh-34-01-63.pdf
https://www.redalyc.org/journal/4979/497955513013/497955513013_1.pdf
https://repositorio.uladech.edu.pe/bitstream/handle/20.500.13032/38106/ATENCION_ODONTOLOGICA_DE_LA_CRUZ_SILVA_BILLY_JOEY.pdf?sequence=1&isAllowed=y
