Uso seguro de la IA en la empresa (guía y tabla de decisión)

La inteligencia artificial generativa ha llegado para quedarse. Nos ayuda a redactar, analizar y crear como nunca antes. Pero para profesionales y consultoras que manejamos información sensible de clientes, la pregunta clave no es si usar IA, sino cómo usarla de forma segura y legal cumpliendo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y documentando cada tratamiento en el Reglamento de la Inteligencia Artificial de la UE (RIA).

El RGPD no es opcional. Ignorarlo al usar estas herramientas puede acarrear sanciones. Además, es obligatorio reflejar estos tratamientos en el RIA. La pérdida de confianza de nuestros clientes. Conceptos como la residencia del dato( dónde se guarda tu información) y las transferencias internacionales son cruciales. ¿Están los datos de tus clientes almacenados en Europa? ¿Se usan para entrenar modelos de terceros?

Esta guía práctica está diseñada para ayudarte a navegar este nuevo panorama, con un análisis de los principales actores y una lista de puntos clave para que puedas tomar decisiones informadas y actuar rápidamente.

Tabla rápida de decisión: ¿qué IA puedo usar con datos de clientes?

No todas las herramientas ofrecen las mismas garantías. Aquí tienes una tabla simplificada para evaluar rápidamente las opciones más comunes.

Herramienta	¿Apta para datos de cliente?	Riesgos y normativas a considerar	Qué anotar en el RIA
Microsoft 365 Copilot	🟢 Sí (recomendado)	Residencia UE (Azure EU Data Boundary). Cumple RGPD y LOPDGDD.	Encaje contractual, ubicación UE, medidas de acceso y Purview.
Google Gemini (Workspace)	🟢 Sí, con configuración	Requiere activar Regiones de datos UE. Revisar transferencias internacionales.	Configuración aplicada, logs, políticas DLP.
ChatGPT Enterprise	🟢 Sí (con plan y región UE)	Centro de datos UE. Contrato corporativo sin entrenamiento de datos.	Contrato, ubicación UE, registro de riesgos y accesos.
Anthropic Claude	🟡 Con precaución	Versión gratuita usa datos para entrenamiento (requiere opt-out). Revisar transferencias.	Justificación del uso, medidas adicionales, opt-out.
Perplexity	🔴 No recomendado	Residencia incierta. Falta de garantías contractuales. Riesgo elevado.	Exclusión expresa y prohibición interna.

Guía de configuración mínima: pasos para no equivocarte

Te indicamos qué opciones debes escoger en cada una de estas herramientas para mantener la seguridad en tu empresa.

Microsoft 365 Copilot:

• Verifica que tu organización tiene activado el límite geográfico de datos de la UE. Activar EU Data Boundary.
• Utiliza las herramientas de Microsoft Purview para clasificar la información y aplicar políticas de protección. (obligación de medidas de seguridad del art. 32 RGPD).
• Cumplir con principios de minimización (art. 5 RGPD).

Google Gemini (con Workspace):

• En la consola de administración, en “regiones de datos”, selecciona Europa para los servicios compatibles.
• Implementa políticas de prevención de pérdida de datos (DLP) para controlar qué información se puede introducir en Gemini.

ChatGPT Enterprise:

• Contrata un plan enterprise, que es el que da acceso a controles avanzados de privacidad y residencia de datos.
• Al crear un proyecto en la API, selecciona explícitamente un centro de datos europeo para la residencia de los datos.

Anthropic Claude:

• Si usas la versión gratuita o pro, entra en la configuración de tu cuenta y desactiva la opción que permite usar tus datos para entrenamiento.
• Para uso profesional, firma un plan comercial que garantice por contrato que tus datos no se utilizarán para entrenar modelos.

Perplexity:

• Aprovecha su potencial para realizar estudios, analizar contextos, sectores, competencia o procesar información pública.
• No introduzcas datos de la empresa, clientes o compañeros.

Navegadores agénticos (Comet, Atlas):

• Usa la configuración para mantener el control en todo momento.
• No accedas con credenciales habituales desde los que un ataque se pudiera extender. En su lugar, crea cuentas silo para manejar ese tipo de información.

Crea tu propia política de uso de IA: seis reglas de oro

La seguridad también depende de cómo tu equipo usa la herramienta. Establece una política interna sencilla alineada con el RGPD y el RIA:

1. Prohibido de introducir datos personales identificables salvo autorización expresa y documentada.
2. Anonimiza y abstrae antes de usar IA
3. Clasifica la información según nivel de riesgo.
4. Lista las herramientas autorizadas, prohibidas y restricciones de uso.
5. Registra en el RIA cada tratamiento con IA.
6. Audita periódicamete prompts, logs y accesos.

Implementa ya la IA de forma segura en tu empresa

Adoptar la IA en tu empresa es un gran paso, pero hacerlo de forma segura y legal es una obligación.

No te fíes de la configuración por defecto: revisa contratos, configura la residencia de datos en la UE, documenta los opt-out, evalúa riesgos, forma a tu equipo y audita su uso. La confianza de tus clientes es tu activo más importante; proteger sus datos es la mejor forma de cuidarla.