Ce poste est à pourvoir à Longwy.
Agent (e) de gestion administrative, financière et accueil - offre 796 H/F
MISSION : il.elle assiste à raison de 50% de son temps le correspondant territorial logistique et bâtiment (CTLB) dans le suivi administratif et financier de ses missions.
A raison de 50% assure la fonction d'agent d'accueil de la Maison du Département (MDD), afin d'en garantir la continuité du fonctionnement.
ACTIVITES
Activités principales
· Accueille et renseigne le public, physiquement et/ou par téléphone
· Oriente le public vers les services ou les organismes compétents, ou apporte une première réponse
· Actualise, diffuse et/ou constitue la documentation disponible à l'accueil
· Affiche les informations (réunions, manifestations, ...)
Activités spécifiques
· Surveille et contrôle les accès, procède à l'ouverture du site
· Applique ou fait appliquer les normes de sécurité
· Accompagne et introduit les visiteurs
· Tient à jour les plannings de réservation de salles
· Réceptionne, distribue et expédie le courrier (l'affranchissement), effectue des travaux administratifs divers
· Réceptionne les commandes du service
· Gère le planning de réservation des véhicules.
Appui administratif et financier auprès du CTLB
· Etablit les bons de commande et les transmet aux équipes et aux fournisseurs
· Prépare le paiement des factures, signatures et photocopies
· Enregistre les factures sur le logiciel de gestion du parc de véhicules
· Met à jour et effectue le suivi des fiches de l'ensemble des véhicules de service du pool de la direction
· Effectue le suivi de la boîte mails relative aux demandes d'interventions techniques sur les sites
· Relance les entreprises pour intervention
· Effectue la saisie de courriers divers, rédige des courriers simples, classe les dossiers
· Contribue à la mise en place d'outils de suivi de l'activité de la délégation ressources s'agissant de la maintenance des bâtiments et de la gestion du parc automobiles
Gestion financière spécifique
· Assure la Régie du territoire comme régisseur principal
· Gère l'enveloppe convivialité
· Gère les mandatements liés aux remboursements des frais de repas ASE
Spécificités
· Poste exigeant une grande ponctualité
· Polyvalence indispensable avec l'autre professionnel de la mission
Référence de l'offre : nifaubrzi2
