5 maneras efectivas de compartir información con equipos
La siguiente contribución corresponde al portal de Wimi que se define así: Recupera el control de tu colaboración digital. Wimi es la alternativa europea que combina seguridad soberana y rendimiento para el usuario. Protege los datos confidenciales sin sacrificar la experiencia del usuario ni depender de gigantes de la nube.
La autoría es del equipo.
Gestión de proyectos
Comunicación empresarial
Como hemos visto, en el trabajo la comunicación es fundamental. Un equipo exitoso es aquel cuyos miembros se comunican diariamente para intercambiar información, dar instrucciones, estar al tanto de las últimas noticias de la empresa, el servicio o los clientes, estar informados sobre el progreso de las tareas o del proyecto en tiempo real, saber quién hace qué, reportar problemas o ayudarse mutuamente.
Sin embargo, hoy en día, con el desarrollo de nuevos métodos de trabajo (teletrabajo, híbrido, trabajo independiente, etc.), los miembros de un mismo equipo ya no necesariamente trabajan en las mismas instalaciones, sino que pueden estar geográficamente dispersos. Por lo tanto, comunicarse bien con los empleados puede convertirse en un verdadero desafío si no se utilizan las técnicas o herramientas adecuadas.
Descubre 5 maneras de comunicarte eficazmente a diario con tus empleados para mantener a tu equipo productivo y eficiente.
Una llamada al día
Cuando se trabaja con empleados ubicados en diferentes oficinas o que trabajan desde casa, puede resultar difícil organizar reuniones o encontrarse físicamente para hablar a diario. Una llamada telefónica es una forma sencilla, rápida y eficaz de saludarse cada mañana, motivarse, intercambiar información y conocer mejor a las personas o las tareas pendientes.
Puedes llamar a tus empleados uno por uno u organizar una llamada en conferencia para charlar con todo el equipo. Estas llamadas, en las que participen todos los miembros del equipo, deben ser breves. Si es necesario profundizar en algún tema, llama solo a los empleados implicados para no hacer perder el tiempo al resto del equipo.
Estas llamadas matutinas diarias son importantes para mantener el contacto social
entre los empleados y la cohesión, especialmente con aquellos que rara vez están presentes en las instalaciones de la empresa.
Una reunión semanal
La reunión sigue siendo una herramienta de comunicación interna esencial en el lugar de trabajo. Bien organizada, permite:
– enviar información o mensajes importantes al equipo (reunión informativa);
– hacer balance de los proyectos y tareas actuales, los problemas encontrados y el ambiente general (reunión de servicio); Validar pasos y avanzar en un proyecto (reunión de revisión);
– Discutir un tema, avanzar juntos en una tarea o recabar opiniones (reunión colaborativa);
– Encontrar nuevas ideas y fomentar la creatividad (lluvia de ideas);
– Encontrar soluciones a un problema y desbloquear una situación (reunión de toma de decisiones).
Es importante reunir a todo el equipo físicamente (o por videoconferencia) cada semana
Esto permite compartir información importante, comentar las últimas novedades del servicio y mantener y fortalecer las relaciones entre los miembros. Además, algunos mensajes se comunican mejor en persona que por correo electrónico.
Boletín semanal
¿Busca una forma eficaz de compartir información periódica con su equipo? El boletín semanal es una excelente solución.
De hecho, esta herramienta de comunicación interna es ideal para transmitir noticias de la empresa o del servicio por correo electrónico a todo el equipo o a todos los empleados.
Fácil de configurar, breve y económico, el boletín informativo permite transmitir un mensaje, una visión, hacer un seguimiento del progreso de un proyecto, presentar a un nuevo empleado, promocionar las acciones de un departamento, un equipo o de ciertos empleados, etc. En resumen, permite que los empleados estén informados periódicamente sobre lo que sucede en su empresa y en los distintos departamentos.
No dudes en diseñar tu boletín informativo para que sea fácil y agradable de leer, añadiendo imágenes y/o vídeos, e incluso un toque de humor (si encaja con la imagen de tu empresa).
Un almuerzo de equipo semanal
Almorzar regularmente con tu equipo es una excelente manera de intercambiar información. Puede ser un almuerzo de trabajo cuyo objetivo sea reunirse en torno a una comida amena para avanzar en un proyecto en curso, comunicar comentarios de clientes, resolver una situación delicada, etc.
También puedes organizar un almuerzo informal simplemente para compartir un momento agradable con tus empleados, conocerlos mejor, hablar sobre sus intereses y, de esta manera, fortalecer los lazos y el espíritu de equipo.
Cuando los miembros del equipo se conocen y se llevan bien, trabajan mejor juntos y se comunican con mayor facilidad. Por lo tanto, tu equipo será más eficiente en el día a día.
Aplicaciones y software adaptados
Hoy en día, en la era de la tecnología digital y el teletrabajo, existe una amplia variedad de aplicaciones y software diseñados para facilitar el intercambio de información entre los empleados.
Estas herramientas incluyen:
La red social corporativa (o RSC): esta herramienta colaborativa permite conectar a todos los empleados de una empresa y, por lo tanto, fomenta el intercambio de información. Al igual que en las redes sociales tradicionales (como Facebook, Twitter, Instagram o LinkedIn), los empleados deben crear su perfil para poder seguir las noticias de la empresa, comunicarse fácilmente con sus compañeros o su jefe, aportar ideas, compartir información, etc. La red social corporativa permite una comunicación más accesible y menos formal. Es ideal para equipos híbridos o geográficamente dispersos.
Mensajería instantánea: es una herramienta de comunicación reconocida por su eficacia. Más práctica que el correo electrónico, la mensajería instantánea ahorra tiempo y evita que se pierda el hilo de una conversación. Tus empleados están más disponibles y responden con mayor rapidez que por correo electrónico. Es más fácil compartir cualquier tipo de información (vídeos, imágenes, documentos, enlaces, etc.) y encontrar los archivos enviados.
Software de gestión de proyectos: es la herramienta ideal para compartir información sobre tus proyectos. El software de gestión de proyectos como Wimi incluye todas las funcionalidades que necesitas para trabajar eficazmente en equipo, centralizar tus datos, intercambiar archivos, comentar documentos, comunicarte con tus equipos, supervisar el progreso de las tareas, etc. Organiza tu trabajo fácilmente y no te pierdas ninguna información esencial gracias a las notificaciones y alertas.
Ahora sabes cómo intercambiar información eficazmente con tus empleados, estén donde estén.
4 consejos rápidos de mensajería instantánea para líderes de equipo ocupados: cómo transmitir su mensaje
La siguiente contribución corresponde al portal de Trillian que se define así: Cerulean Studios se fundó oficialmente en el año 2000, el mismo año en que Trillian inició su andadura como cliente de mensajería instantánea interoperable. Tras casi 20 años en el mercado, ya no podemos considerarnos una startup, ¡pero sin duda seguimos sintiéndonos como tal! Nuestro principal objetivo es desarrollar servicios que ayuden tanto a consumidores como a empresas a aprovechar la mensajería instantánea para mantenerse en contacto y mejorar la colaboración en el trabajo. Creemos que internet sería un lugar mejor si las redes de mensajería instantánea fueran compatibles entre sí y seguiremos contribuyendo a que esto se convierta en realidad.
La autoría es del equipo.
Los líderes y gerentes de equipo deben comunicarse con sus equipos de forma clara y eficiente para que su mensaje sea efectivo. Aquí te mostramos cómo la mensajería instantánea puede ayudarte.
Mensajería instantánea
El liderazgo se basa en la comunicación efectiva. Sin embargo, el 69 % de los gerentes afirma sentirse incómodo al comunicarse en general. Para asegurarte de que tu equipo esté bien informado, debes aprovechar al máximo tus herramientas de comunicación.
Aquí tienes cuatro consejos de mensajería instantánea para asegurarte de que tu mensaje sea escuchado.
- Crea chats grupales específicos
Cuando tu mensaje se relaciona con un tema específico, crear un chat grupal es una excelente idea. Es útil porque facilita la organización y te brinda un espacio definido para compartir información relevante y útil. Además, puedes buscar y encontrar información más rápidamente y mantenerte al tanto de todas las comunicaciones importantes relacionadas con esa área de especialización.
- Marca los mensajes como urgentes o importantes
Si tienes algo que requiere una respuesta inmediata, márcalo como urgente. Esto evitará que las ventanas estén silenciadas o en modo No molestar. Usa mensajes urgentes cuando realmente necesites la atención de una persona o grupo. Hemos escrito una guía rápida sobre cómo determinar si tus mensajes son urgentes que también te puede resultar útil.
- Sé claro y directo
No es necesario entrar en todos los detalles en tus mensajes instantáneos. Para ahorrar tiempo, sé directo y transmite los puntos más importantes. Si tu equipo está ocupado, comunícate por mensajería instantánea solo con lo estrictamente necesario. Así evitarás distraer a los miembros del equipo con información innecesaria. Más adelante, puedes compartir enlaces con más información si tienen preguntas o necesitan una explicación más detallada.
- Repite la información
Repetir la información puede parecer una molestia. Sin embargo, está demostrado que los empleados necesitan escuchar tu mensaje al menos dos veces para retener la información importante y poder realizar sus tareas.
Envía la agenda antes de la reunión del lunes por la mañana. De esta forma, todos sabrán qué hay programado y podrán prepararse con antelación. ¿Alguien estaba en otra reunión o de baja por enfermedad? Después, envía otro mensaje al chat grupal de tu equipo con un resumen de lo que se trató.
La importancia de una comunicación eficaz
Conéctate con tu equipo.
Según un estudio de Salesforce, las empresas que se comunican eficazmente tienen una tasa de rotación de personal un 50 % menor. Si tu equipo hace preguntas, interactúa entre sí y responde con detalle en la aplicación de mensajería instantánea, captarás su atención más rápidamente.
Como líder de equipo, inspiras a los demás con tus palabras y acciones. Antes de hablar, escucha y observa; conocer a tu audiencia es tan importante como el mensaje que intentas transmitir. Estos consejos de mensajería instantánea para empresas no solo te ahorrarán tiempo, sino que también te permitirán informar, persuadir y guiar a tu equipo hacia el éxito.
8 Principios y Mejores Prácticas de Mensajería Instantánea en el Entorno Laboral
La siguiente contribución corresponde al portal de Leap Expert que se define así: Nuestro propósito y misión
Creemos que una comunicación eficaz es fundamental para el éxito en las interacciones y relaciones comerciales.
Por eso, nos propusimos capacitar a las organizaciones y a sus empleados para que se comuniquen interpersonalmente a través de los canales más modernos y potentes, protegiendo y aprovechando los datos de comunicación para lograr mejores resultados comerciales.
La autoría es del equipo.
Resumen breve
¿Cuáles son las mejores prácticas para la mensajería instantánea en el entorno laboral? Bien utilizadas, las aplicaciones de mensajería pueden aumentar la productividad, mejorar la colaboración y agilizar la comunicación, pero también conllevan riesgos relacionados con la seguridad, el cumplimiento normativo y el uso indebido. Este artículo describe los principios esenciales para el uso de plataformas de mensajería instantánea en el entorno laboral, incluyendo la selección de la plataforma adecuada, el mantenimiento de la profesionalidad, el archivo de mensajes y la aplicación de normas internas.
Las herramientas de mensajería instantánea (MI) como WhatsApp, WeChat, LINE, Signal, Teams y Skype son fundamentales para la comunicación empresarial. Su uso en el entorno laboral ofrece ventajas significativas, como el aumento de la productividad de los empleados y la mejora de la interacción y la satisfacción del cliente.
Sin embargo, el uso de la mensajería instantánea en el entorno laboral también presenta riesgos
Puede ser una fuente de distracción, dar lugar a un uso indebido, plantear problemas de seguridad e incluso ser utilizada para actividades ilegales. Por lo tanto, las organizaciones que dependen de la mensajería instantánea para sus comunicaciones empresariales deben cumplir con principios esenciales y buenas prácticas para prevenir errores graves. A continuación, se presentan ocho principios y buenas prácticas clave para la mensajería instantánea en el entorno laboral.
Ocho Mejores Prácticas para la Mensajería Instantánea en Empresas
- Evite usar la mensajería instantánea para compartir información confidencial
A pesar de las avanzadas funciones de seguridad de la mayoría de las plataformas de mensajería instantánea, persisten los riesgos de seguridad. Estos riesgos pueden incluir cifrado incompleto, copias de seguridad sin cifrar, registro de datos de chat, debilidades en el cifrado y vulnerabilidades a ataques de virus y gusanos. Las recientes filtraciones de datos en mensajería instantánea ponen de manifiesto estos peligros. Los proveedores públicos de mensajería instantánea también pueden eludir las medidas de seguridad de la red, lo que hace que las conversaciones sean susceptibles a ciberataques.
Además, los hackers pueden suplantar fácilmente la identidad de los usuarios interceptando sesiones de chat, lo que dificulta la verificación de la identidad del remitente. Por lo tanto, como buena práctica, evite usar la mensajería instantánea en comunicaciones empresariales que incluyan información confidencial. Si estos datos sensibles cayeran en manos equivocadas, las consecuencias podrían ser graves. En su lugar, utilice siempre un canal seguro o un sistema de correo electrónico aprobado por su equipo de seguridad para todas las comunicaciones confidenciales.
- Establecer una política de mensajería instantánea
Dado que los empleados suelen usar diversas plataformas de mensajería instantánea tanto para comunicaciones personales como laborales, las empresas deben abordar esta realidad de forma proactiva. Un paso clave es determinar qué plataformas de mensajería instantánea usan actualmente los empleados e identificar las opciones más seguras disponibles. Además, las organizaciones deben establecer un sistema para registrar las comunicaciones laborales a través de la mensajería instantánea y así cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo.
Para gestionar esto eficazmente, las organizaciones deben implementar y comunicar claramente una política integral de mensajería instantánea. Esta política debe especificar:
Aplicaciones de mensajería instantánea autorizadas y prohibidas.
Restricciones sobre el intercambio de información a través de la mensajería instantánea.
¿Qué información registra la empresa para fines de cumplimiento normativo?
Las consecuencias de las infracciones de la política.
Es fundamental capacitar a los empleados sobre esta política y garantizar que sigan todas las actualizaciones y
