Una centralita virtual o centralita en la nube es un sistema avanzado de telefonía VoIP que proporciona líneas y numeración telefónica a las empresas y que gestiona todas las llamadas entrantes y salientes. Además, son totalmente aptas para el teletrabajo.
Con la centralita en la nube:
- Las empresas obtienen un sistema de telefonía avanzado desde el que pueden controlar todo: desde añadir líneas y números de teléfono a crear extensiones para los trabajadores, establecer horarios y colas de espera, reproducir música en espera, mensajes de bienvenida, menú de opciones y mucho más.
- Cada trabajador cuenta con una extensión interna de la centralita que le permite emitir y recibir llamadas y marcación corta entre compañeros.
- Y cada extensión tiene que estar conectada a Internet para tener línea a través de la centralita, que está alojada en la nube. Así, las llamadas se cursan a través de la conexión a Internet y se pueden utilizar mientras se teletrabaja.
Existen excepciones en cuanto a la conexión a Internet porque también existen centralitas móviles donde los propios móviles son las extensiones y reciben las llamadas de la centralita.
1. TIPOS DE CENTRALITA VIRTUAL
Existen distintos tipos de centralita virtual en función de cómo se van a emplear y todas sirven para teletrabajar:
Centralita Virtual
Las empresas con una centralita virtual tienen uno o varios números de teléfono y la emplean con teléfonos IP. También es habitual combinarla con uso desde apps, programas y webphones en el ordenador y el móvil.
Es la más habitual en oficinas tradicionales donde cada trabajador tiene su teléfono que funciona dentro de una centralita.
Además, esta telefonía se puede utilizar desde el ordenador con un programa llamado softphone, y también con el móvil con una app. De este modo, cuando se teletrabaja no es necesario llevarse el teléfono y basta con utilizar un programa en el ordenador para llamar.
Centralita Virtual Móvil
La centralita móvil te permite atender las llamadas de la centralita desde líneas móviles integradas de forma nativa en la centralita. Esto implica que emplean la misma cobertura del móvil (no datos) y asegura la calidad de las llamadas, evitando que se pierdan llamadas o se entrecorten.
Principales ventajas:
- Atender llamadas desde cualquier lugar sin cortes en la llamada.
- Ahorro en llamadas internas.
- Marcación corta entre móviles y puestos fijos.
- Transferencia de llamadas desde móviles.
- Llamadas gratuitas entre centralita y móviles.
- Se pueden combinar con el uso de teléfonos IP, WebRTC y apps.
Su uso más habitual es en empresas en las que parte de los trabajadores ya tiene móviles de empresa y también en aquellas en las que hay trabajadores que no siempre están en la oficina.
Es muy importante distinguir entre centralita móvil, que emplea tarifas móviles sin necesidad de apps y utilizando cobertura de voz, y el uso de apps para telefonía en móviles, que emplean datos y pueden llegar a dar fallos en base a la conexión de datos.
Existen pocos operadores que ofrecen líneas móviles integradas de forma nativa con la centralita aunque su uso está muy extendido entre empresas con empleados en movilidad, como en el sector del transporte, y empresas con fuerza comercial.
2. PRECIOS DE CENTRALITA VIRTUAL
El precio habitual de una centralita virtual es de 5€ por cada usuario/extensión.
El precio más habitual en las centralitas virtuales es de alrededor de 5€ por extensión. Por supuesto, en base al proveedor y las prestaciones adquiridas el precio variará al alza o a la baja.
Vamos a ver varios ejemplos de precios de centralita virtual:
| Descripción de centralita virtual | Precio de centralita virtual por usuario (€) | Enlace |
|---|---|---|
| Centralita básica, sin equipos ni software de telefonía ni llamadas. | 3€ | Solicitar |
| Centralita avanzada con software de telefonía y comunicación entre compañeros | 4€ | Solicitar |
| Centralita avanzada con software de telefonía y comunicación entre compañeros, llamadas incluidas y videoconferencias | 8€ | Solicitar |
| Centralita avanzada con software de telefonía y comunicación entre compañeros, llamadas incluidas con tarifa plana europea, videoconferencias e integración con CRMs y ERPs | 17€ | Solicitar |
Precio de centralita virtual con mejor relación calidad-precio:
La mejor centralita en cuanto a relación precio-prestaciones ofrece, por 8€ por cada usuario/extensión:
- Centralita virtual completa
- Número fijos
- 500 minutos al mes por usuario
- Grabación de llamadas
- Llamadas gratis entre compañeros
- Chat interno
- Videoconferencias
- Enreach Contact desktop App
- Enreach Contact mobile App
Decimos que es la mejor porque es la centralita virtual avanzada que además incorpora un programa tipo Teams para llamar por teléfono y también hablar con compañeros por chat, llamadas y videollamada.
Esta centralita ofrece planes superiores por usuario si se desea integrar con un CRM, por ejemplo, o con llamadas incluidas.
3. VENTAJAS DE UNA CENTRALITA VIRTUAL
Las principales ventajas son que proporciona las líneas telefónicas y números, permite automatizar y personalizar la gestión telefónica y hasta trabajar en remoto y añade multitud de prestaciones para automatizar la gestión de las llamadas, ahorrando tiempo a la empresa.
La mayoría de operadores de telefonía IP incluyen las siguientes prestaciones con sus centralitas:
- Múltiples líneas y números de teléfono
- Mensajes de bienvenida
- Menú de opciones IVR
- Hablar todos al mismo tiempo
- Enrutados automáticos de llamada
- Grupos de espera para atención telefónica
- Horarios automáticos
- Festivos
- Música de espera
- Transferir llamadas
- Unificar oficinas en un sistema de telefonía
- Crear desvíos inteligentes
- Utilizar software y móviles para atender las llamadas
- Utilizar la línea en movilidad
- Crear estrategias de timbrado
- Grabar llamadas
- Analíticas de llamada
- Recibir mensajes del contestador por email
- Integrar la telefonía en el CRM
3.1 Disponer de múltiples líneas y números
Las centralitas virtuales son sistemas completos de telefonía para empresas y proporcionan tantas líneas y números de teléfono como las empresas necesitan sin tener que contratar con terceros operadores ningún servicio adicional.
Tener un alto número de líneas, también llamados canales, permitirá que varios trabajadores de la empresa estén al teléfono de forma simultánea. Y también que varios clientes puedan llamar a la vez sin que de mensaje de error en las llamadas. Incluso si no hay personal disponible para atender a todos los clientes en un momento dado, si hay canales suficientes, estarán a la espera hasta que puedan ser atendidos.
En las empresas es imprescindible que las líneas no se saturen y que no se quede ningún cliente sin atender o de mensaje de error, tanto por imagen como por resultados.
Con las centralitas virtuales, además, se puede tener tantos números de teléfono como se requiera. A los números de teléfono de centralitas virtuales a veces se les denomina números virtuales porque no están asociados a una centralita física y están en la nube. En todo caso, se trata de numeración telefónica normal y se puede portar de un operado a otro.
3.2 Reproducir locuciones de bienvenida
Con la centralita telefónica mejoras la imagen en cada llamada mediante la reproduccion automática de locuciones de bienvenida.
Además, puedes automatizar qué locución reproducir en función de contextos, como el horario laboral, festivos o número al que han llamado.
3.3 Crear puestos telefónicos mediante extensiones
Cada trabajador de la empresa tiene su número de extensión, que es un número corto interno. Además, cada trabajador puede tener también su número de teléfono normal para ser contactado desde fuera de la empresa.
Entre empleados se puede llamar entre las extensiones con marcación corta y conocer de antemano el estado de la extensión: libre/ocupado.
Las centralitas virtuales permiten ampliar el número de extensiones con gran facilidad. En empresas que están creciendo es necesario para dar línea a los nuevos trabajadores al momento sin complicaciones.
También existen distintos tipos de extensiones:
- Las multiSIP, que pueden estar registradas en varios equipos y son muy prácticas para trabajadores que quieren decidir en cada momento dónde responder las llamadas.
- Las extensiones únicas, que pueden estar registradas en varios equipos simultáneamente y, como gran ventaja, un usuario que está al teléfono en su ordenador, por ejemplo, puede pasar la llamada en curso a su móvil y continuar la conversación sin necesidad de poner al usuario en pausa ni hacer una transferencia.
- Las clásicas, que solo pueden estar conectadas en un teléfono.
