Questo articolo parla di
- Cosa distingue un’agenzia eventi full service da un’agenzia eventi operativa
- I criteri per valutare un’agenzia eventi full service prima di firmare un contratto
- Come leggere un preventivo eventi senza farsi sorprendere da voci extra a progetto avviato
- Le specificità di PMI, aziende B2B ed e-commerce nella scelta di un’agenzia eventi
- I servizi per eventi che fanno la differenza nella scelta di un’agenzia full service
Il mercato delle agenzie di organizzazione eventi aziendali non manca certo di offerta. Chi deve selezionare un partner per un evento significativo, come una convention, un lancio di prodotto o un format B2B con stakeholder selezionati, si trova spesso davanti alla scelta tra preventivi costruiti con logiche simili, portfoli curati e promesse di servizio integrato che sembrano tutte uguali.
Il problema, infatti, non è trovare un’agenzia, ma capire quale agenzia è in grado di prendersi in carico la responsabilità del risultato finale senza limitarsi ad eseguire quello che gli viene chiesto di fare.
La distinzione tra l’essere un partner strategico o un mero fornitore operativo non emerge quasi mai da una brochure ma si evince dal modo in cui l’agenzia interpellata risponde a precise domande, da come struttura la proposta iniziale e dall’organizzazione del suo modello di lavoro. Nella nostra guida scoprirai come fare a riconoscerla.
Full service non significa “facciamo tutto”
Il termine event planning full service è usato in modo così esteso nel mondo delle agenzie eventi da aver perso quasi ogni valore descrittivo. Quasi tutte le agenzie oggi si definiscono full service, perciò la domanda da utile da fare non è se l’agenzia in questione è in grado di coprire ogni area operativa, ma se lo fa mantenendo il controllo sulla regia oppure subappaltando le varie fasi dell’organizzazione dell’evento.
La differenza è sostanziale, perché un’agenzia che gestisce concept, logistica, selezione degli speaker, comunicazione e pubblico come processi separati, ciascuno con un referente diverso e ciascuno con la sua logica, realizzerà per forza di cose un evento frammentato. E il cliente, in quel caso, diventa di fatto il coordinatore di una serie di fornitori separati, pagando però per un servizio integrato.
Una vera gestione progetto integrata, invece, funziona diversamente e ha a che fare con il modello operativo dell’agenzia. C’è una regia unica che attraversa tutte le fasi, un referente che risponde dell’intero percorso e una coerenza evidente tra la fase di progettazione e quella esecutiva.
Quando devi valutare un’agenzia, domanda esplicitamente: chi è il responsabile di progetto? Chi tiene il filo tra concept e delivery? Quante persone saranno mie interlocutrici nel quotidiano?
3 servizi che fanno la differenza nella scelta dell’agenzia
Molte agenzie coprono bene la parte produttiva, ovvero location scouting, allestimento, logistica tecnica, catering e regia on site. Componenti necessarie ma non sufficienti, però, per valutare la qualità di un partner. I servizi che effettivamente separano le agenzie realmente integrate dalle agenzie meramente esecutrici appartengono a tre aree spesso trascurate. Vediamole di seguito.
La selezione del pubblico
La composizione del pubblico è decisamente una leva strategica dell’evento, non certo un dettaglio organizzativo. Un’agenzia strutturata lavora sulla sua costruzione, detta in gergo ’audience design’, prima che partano gli inviti all’evento.
Le fasi sono le seguenti: definizione dei criteri di selezione del pubblico, mappatura dei profili rilevanti, gestione del contatto diretto e follow up fino alla conferma della partecipazione.
Questo perché la differenza tra una sala genericamente piena e una sala composta da un pubblico selezionato si misura sulla pertinenza della platea rispetto all’obiettivo.
Chiedi all’agenzia come gestisce questa parte e se la risposta è “usiamo una mailing list” o “ci affidiamo agli sponsor per la comunicazione”, sappi che stai parlando con chi è abituato a riempire la sala e non a costruire una platea in base all’obiettivo del tuo evento.
La selezione degli speaker
La scelta degli speaker non dovrebbe mai partire dal nome più noto a cui il budget permette di arrivare, ma dal brief: qual è l’obiettivo dell’evento? Chi è il pubblico? Che ruolo ha un intervento sul programma complessivo dell’evento?
Un’agenzia che lavora con un approccio di curation dei relatori parte dalla costruzione di una shortlist in funzione di questi parametri, proponendo voci credibili ma coerenti con il contesto dell’evento, non necessariamente le più famose.
Nella fase di selezione di un’agenzia per il tuo evento, valuta se l’agenzia gestisce la moderazione e l’agenda, perché la qualità complessiva di un evento dipende molto anche dalla costruzione dei singoli interventi e da come dialogano tra loro.
La cura del post-evento
Gli eventi, soprattutto quelli promozionali per il B2B e le convention aziendali, possono continuare a generare valore anche dopo la conclusione dell’evento. In questo senso, i contenuti prodotti come video, materiali editoriali, report o i post sui canali social, possono amplificare la visibilità dell’organizzazione nel tempo così come, ad esempio, alimentare le pipeline commerciali.
In fase di valutazione, chiedi all’agenzia con cui ti stai interfacciando se progetta questa parte dell’organizzazione evento fin dall’inizio oppure se la considera come un extra.
Come valutare un’agenzia eventi prima di firmare il contratto
Ci sono cinque domande che è utile fare durante i primi incontri con un’agenzia, indipendentemente dalla dimensione del progetto in ballo. Vediamo di seguito:
Come gestite il brief? Un’agenzia seria passa del tempo a capire gli obiettivi dell’evento prima di parlare di format o location da scegliere. Se la prima proposta dell’agenzia arriva con una struttura di evento già definita e una lista di servizi pronti, probabilmente hai di fronte un template standard, non una proposta cucita su misura per il tuo progetto.
Chi sarà il mio referente operativo? In molte agenzie, l’account che vende il progetto non è la stessa persona che lo seguirà. Accertati quindi di incontrare tutto il team operativo prima di firmare, non solo quello commerciale.
Come gestite i fornitori? La qualità di un evento dipende in larga parte anche dalla capacità di selezionare e coordinare i fornitori tecnici, logistici e creativi. Chiedi se l’agenzia ha rapporti consolidati con i fornitori a cui si appoggia o se al contrario non ha una rete di fiducia come riferimento.
Come misurate il risultato? Non tutte le agenzie ragionano in termini di KPI. Se per te l’evento ha obiettivi misurabili (es. lead generati, stakeholder attivati, copertura media, engagement post-evento), chiedi all’agenzia come li controlla e come li restituisce al cliente.
Come gestite gli imprevisti? Questa domanda dice molto di più di qualsiasi portfolio confezionato ad arte. L’agenzia che risponde mostrandoti procedure e casi concreti conosce sicuramente il mestiere, ma quella che risponde con rassicurazioni generiche probabilmente non ha mai fronteggiato la complessità di un evento.
PMI e aziende B2B: attenzione alla compatibilità strutturale
Le PMI e le aziende B2B hanno esigenze specifiche che non sempre trovano risposta nelle agenzie dimensionate per grandi corporate. Un’agenzia sovrastrutturata risponde lentamente, ha processi interni pensati per budget e volumi diversi, e tende a delegare i clienti più piccoli a profili junior. Una sottodimensionata, al contrario, non regge la complessità operativa di un evento con molti stakeholder, speaker e componenti da coordinare contemporaneamente.
I servizi di organizzazione eventi per PMI richiedono necessariamente una struttura capace di scalare senza perdere di qualità, vale a dire un team interno stabile per la regia del progetto, una rete di collaboratori attivabili in base alle esigenze specifiche e un approccio personalizzato che prescinde dalla grandezza del budget.
Assicurati di verificare che chi seguirà il progetto abbia già lavorato con aziende della tua dimensione e del tuo settore, e che sappia costruire un evento con il budget definito. Per farlo ti basterà chiedere due o tre reference dirette su progetti simili al tuo.
Budget e preventivi
La gestione progetto e logistica eventi ha costi che tendono a crescere se non vengono definiti chiaramente fin dall’inizio. Alcune voci, come la produzione di contenuti post-evento, la gestione degli imprevisti, le ore extra dei coordinatori on site, compaiono raramente nel preventivo iniziale e si materializzano poi a progetto avviato.
Un preventivo ben costruito dovrebbe distinguere tra costi fissi e variabili, indicare le condizioni che potrebbero far variare il budget e specificare cosa è inclusio e cosa no nella gestione del progetto.
Diffida dei preventivi in cui tutto è aggregato in un’unica voce “organizzazione evento” e dei preventivi che sembrano completi: un’agenzia che ti offre un prospetto molto dettagliato, senza aver valutato a fondo il tuo progetto, sta probabilmente lavorando su un template precompilato e non sul tuo brief.
Agenzie eventi per e-commerce e aziende con obiettivi commerciali diretti
Le agenzie event planning per e-commerce e aziende con obiettivi commerciali diretti hanno una variabile aggiuntiva da presidiare, perché qui l’evento, oltre a essere un’occasione di visibilità, diventa anche un momento di attivazione. I partecipanti devono diventare contatti utili e finire in una pipeline tracciabile.
Questo lavoro richiede un’integrazione tra la progettazione dell’evento e il funnel commerciale che molte agenzie non gestiscono. In questo caso, verifica che l’agenzia lavori su lead capture, RSVP qualificato, follow-up post-evento e misurazione del ROI come parte del servizio, o se sono aspetti che rimangono a carico del cliente.
Per i format B2B con obiettivi di relazione e sviluppo business, la qualità della platea dell’evento diventa ancora più critica e i numeri servono a poco. Bisogna portare in sala le persone giuste.
Cosa fa SCAI Comunicazione agenzia eventi a Roma
SCAI è un’agenzia di organizzazione eventi aziendali con sede a Roma e attiva su Milano e in tutta Italia che lavora su eventi ad alta complessità per aziende, istituzioni e organizzazioni, gestendo l’intero progetto sotto una regia unica: concept, logistica, speaker management e audience design.
Per la selezione e la gestione degli speaker abbiamo sviluppato BOLD, il nostro servizio di speaker management per eventi che comprende scouting, selezione, ingaggio e curatela dei relatori per eventi aziendali.
Per la costruzione del pubblico, invece, c’è Address Code, il servizio di audience design per eventi che individua e coinvolge solo i profili rilevanti grazie all’ampiezza di un network costruito in vent’anni di organizzazione eventi e format proprietari.
Vuoi organizzare il tuo prossimo evento con noi?
