27 Conseils Précieux pour Organiser une Cérémonie de Remise de Prix

Le désengagement des salariés est une problématique essentielle pour les entreprises. Et pas que d’un point de vue financier.

Le manque de reconnaissance demeure la raison principale de départ des collaborateurs.

En effet la reconnaissance participe grandement à leur mobilisation. Et cette dernière passe par la remise de trophées dans l’entreprise.

73 % des salariés estiment que reconnaissance et récompenses stimulent leur productivité. (Snappy, 2020)

Cette reconnaissance des pairs représente un facteur évident de motivation et d’épanouissement.

D’autant plus que ce dispositif managérial est facile et rapide à mettre en place. Et la perspective d’une récompense présente aussi un effet secondaire non négligeable : les sentiments positifs générés par la reconnaissance sont contagieux vis-à-vis des autres collaborateurs. Et source d’inspiration.

Ainsi ce principe de récompenses crée une émulation positive. Un véritable cercle vertueux pour l’entreprise.

1. Évaluez les besoins du marché

Évaluer le marché de la remise de prix est la première étape pour construire votre propre dispositif.

• Des cérémonies de ce type sont-elles organisées dans des entreprises proches de la vôtre? Ou à l'inverse dans des secteurs très différents du vôtre?
• Vos principaux concurrents en organisent-ils?
• Quels sont les différents formats de remise de récompense en entreprise ?
• Quels sont les facteurs clés de succès que vous observez ?
• Quels sont les publics qui participent?

Il est essentiel de prendre en compte tous ces items avant de vous lancer dans la programmation de votre événement. Et d'inviter votre public cible à votre remise de médailles.

2. Établir le budget

L'élaboration du budget prévisionnel de votre festivité est une étape essentielle.

Définir un budget réaliste avec toutes ses dépenses et les recettes éventuelles est garant de la viabilité de votre projet.

Ce budget vous aidera à vendre votre projet en interne et à respecter vos objectifs. Et surtout à construire une célébration eu égard à vos possibilités de financement. Rien en sert d'organiser un protocole somptueux si vous ne pouvez financer qu'une réception très modeste !

Pour délimiter votre budget, vous devez lister la totalité des dépenses inhérentes à cet événement :

• le lieu
• le matériel technique (écran leds géant, captation vidéo, sonorisation, éclairage...)
• la scénographie, la décoration et la mise en lumière
• les prestataires
• la logistique
• la gestion des invités (transports, hébergement, frais de vie...)
• les activités et animations
• le frais de traiteur
• les trophées des lauréats personnalisés...
• Sans oublier les dépenses en marketing et en communication.

En effet la réussite de votre fête passe par la participation d'un public et la visibilité et viralité de votre événement.

Pour créer du trafic sur votre event, vous devez mettre en place des actions de communication en amont de la remise de prix.

Pour développer sa visibilité, une communication pendant et après l'événement est essentielle.

sans oublier la communication post-venement pour remercier les participants. Et toujours dans une optique de mise en avant.

Enfin une fois que vous aurez listé la totalité des dépenses, vous pouvez lancer une recherche de partenaires. ceux-ci pourront prendre en charge une partie des dépenses et bénéficier d'une visibilité efficace.

3. Commencez à vous organiser longtemps à l’avance

L’organisation est le facteur clé de succès pour programmer une telle manifestation.

Elle vous permet ainsi d’être efficace et serein.

Un événement réussi nécessite de lancer cette programmation quelques mois à l’avance.

Définir les objectifs de votre événement et le public cible est la 1ère étape à lancer.

Puis très vite vous devez rédiger un résumé de cette remise de dotations, qui vous guidera dans les étapes à suivre en répondant aux points suivants :

• Définir les catégories de votre remise de prix
• Indiquer la typologie des nominés
• Préciser les raisons de ces nominations
• Spécifier les informations nécessaires pour appréhender ces nominés
• Déterminer un jury
• Énumérer les critères de sélection de votre remise de prix

Cette organisation vous permettra de savoir faire face et de gérer les imprévus qui ne manqueront pas d'intervenir !

4. Disposez d’une chronologie d’exécution et d’une planification

Une bonne programmation passe par

• L’établissement des priorités
• La division de cette festivité en différentes étapes
• Une estimation du temps nécessaire pour chaque étape.

Pour atteindre les finalités de la remise des prix, il faut ainsi établir une feuille de route projet.

Cet outil donne un aperçu global des échéances et des livrables avec un calendrier précis.

Véritable roadmap, la feuille de route comprend les informations suivantes :

• le calendrier du projet : entre la date de l'événement et le moment de lancement de votre projet, il définit les échéances pour chaque livrable avec un descriptif étape par étape
• les livrables de l'event
• pour chaque étape, les différents risques potentiels

Quelles sont les phases en amont de votre remise de médailles ?

• entre 6 mois et 3 mois : c'est le fameux 6W : le who, le what, le how, le why, le where et le when.
• entre 3 mois et 3 semaines : analyser les besoins de tous les intervenants et prestataires et spécifier la logistique qui en découle
• 3 semaines avant : derniers réglages
• 3 jours avant : vérifier, répéter, tester

5. Organisez une commission d’organisation

Dans une entreprise, une remise de prix ne peut pas être un projet individuel.

Son organisation ne peut non plus être l’œuvre d'une seule personne. Votre projet doit commencer par la mise en place d'un comité d'organisation. Celui-ci a pour but l'organisation créative, matérielle, administrative et financière de l'événement.

Il est nécessaire de construire une équipe dédiée.

Autour du manager de l'événement, un responsable doit être nommé pour chaque grand chantier et ses missions :

• communication
• scénographie
• technique
• lieu et restauration
• activités
• déroulé
• promotion
• production événementielle
• partenaires
• protocole et intervenants
• financier...

Le comité doit se caler sur le planning d'exécution et l'organisation de la remise des prix.

Un an avant l'event, les réunions seront très certainement mensuelles. Elles deviendront mensuelles puis bimensuelles avant d'être quasi quotidiennes 10 jours avant.

Ce comité d'organisation et de pilotage vous assurera une coordination efficace tout en fédérant l'ensemble des équipes dédiées.

6. Réservez un lieu et une date appropriés

Le lieu participe à l'harmonie de votre remise de prix et sa réussite. Celui-ci doit faire sens avec votre événement et être capable de porter vos messages.

La définition du budget, des buts et du public cible de votre événement vous aideront à sélectionner le site idéal.

En amont il est nécessaire d'arrêter une date adéquate. Celle-ci doit tenir compte des contraintes du public-cible, de l'agenda de tous, des habitudes événementielles, de l'actualité et des vacances scolaires, de vos concurrents éventuels...

De nombreuses salles événementielles pourront accueillir votre évènement. Mais il est aussi possible de l'organiser au sein de vos locaux. Vos desseins marketing, commerciaux et de communication vous aideront dans cette prise de décision.

Pour sélectionner l'espace parfait, pensez à ces quelques critères

• capacité d'accueil : le nombre de convives doit avoir été établi avant
• accessibilité : localisation, proximité de transports publics, parking, mise en place de moyens d'accès éventuels...
• position centrale et facile d'accès pour vos invités
• cohérence avec votre positionnement et vos valeurs
• pertinence de l'endroit avec l'ambiance souhaitée
• la technique disponible sur site : écran leds géant, sonorisation, éclairage, micro, mobilier, décor...
• une connexion filaire si vous devez diffuser votre évenement en live...

Avant de signer avec la salle, faites un repérage avec l'équipe dédiée.

N'oubliez pas le responsable financier. En effet plus cet espace s'écartera des critères définis, plus vous devrez compenser avec des équipements ou une logistique supplémentaires. Ce qui affectera inévitablement le budget dédié.

7. Choisissez un thème

Votre remise de prix peut prendre différents formats.

Ce sont les caps prédéfinis et la typologie de votre cible qui vous aideront à orienter votre événement.

Votre image de marque, votre positionnement et vos valeurs influenceront votre manifestation soit en un événement très institutionnel, ou bien plus décontracté, voire innovant...

Vous pouvez également inclure un thème. Celui-ci va ainsi inspirer votre evenement; l'orienter tout en l'enrichissant et en faisant vivre une expérience inoubliable.

Un thème adapté peut aussi aider à créer une ambiance festive.

• Si l'objectif est de reconnaître les performances exceptionnelles de l'entreprise et de ses salariés, le thème pourrait être axé sur l'excellence ou le succès.
• Si l'objectif est de récompenser les collaborateurs qui ont développé des idées novatrices, la thématique peut être axée sur la créativité, l'audace, l'innovation et l'esprit d'initiative.
• Si l'objectif est de récompenser les actions internes réduisant l'empreinte carbone de l'entreprise, la thématique sera bien évidemment tournée vers l'environnement et l'écologie...

En résumé, un thème bien choisi peut aider à donner un sens à l'événement.

Quel que soit votre choix, celui-ci doit être en accord avec les valeurs et la culture de l'entreprise.

Et aussi pertinent avec le type de récompense à remettre.

8. Choisissez les catégories de récompenses

Pour être réussie, une remise de prix doit être suffisamment fédératrice et intéresser le plus grand nombre. Et éviter au maximum l'entre soi !

Pour concerner un large public, un choix averti des catégories est essentiel :

- Évitez au maximum les catégories classiques et trop vagues du style "meilleur vendeur" ou de "l'employé du mois".

- Créez des catégories plus insolites, plus inspirantes et plus en lien avec l'actualité.

Elles seront l'occasion de belles rencontres pour tous chargées d'émotions. Et la source d'une viralité rayonnante.

- Limitez le nombre de catégories pour proposer des événements d'une durée acceptable pour le public.

Les catégories doivent être en lien avec votre thématique si elle existe.

Et n'hésitez pas à proposer des catégories "coup de cœur", synonymes d'enthousiasme communicatif et générant une connexion émotionnelle essentielle.

Et si vous souhaitez obtenir de la visibilité, pensez à créer une catégorie "prix du public". En votant pour leur candidat préféré, ils sauront donner de la viralité à votre événement. Tout en favorisant la participation en ligne.

9. Choisissez les récompenses

Même si la seule reconnaissance de ses pairs est en soi une belle contrepartie, une gratification matérielle est toujours appréciée !

Premièrement, il est important de créer un trophée aux couleurs de l'événement. Et personnalisé à chaque lauréat.

La remise de prix sur scène est un des moments forts de la journée.

Si vous avez dans vos équipes des artistes, pourquoi ne pas faire appel à leur talent pour concevoir votre trophée !

Il est également possible d'offrir un avantage ou autre cadeau aux gagnants.

Celui-ci doit être en accord avec les valeurs et la culture de l'entreprise. Et bien évidemment pertinente avec la thématique et les catégories de la remise de prime.

Enfin si le bénéfice concerne la mobilisation et l'implication des équipes, proposez des cadeaux suffisamment attractifs pour les vainqueurs. Ils se sentiront valorisés et motivés pour continuer à exceller dans leur travail. La valeur des cadeaux pourra aussi être un moteur pour les autres salariés.

Offrez des cadeaux symboliques avec une forte valeur ajoutée vs des dotations classiques dont les récompensés évalueront la valeur de leur performance à l'aune d'une valeur faciale ! La remise des médailles par le numéro un de l'entreprise peut aussi représenter une belle gratification pour les récipiendaires.

Pensez à récompenser vos lauréats avec de la communication et de la visibilité pour leur performance (interviews sur votre site...).

10. Pensez aux animations

Une cérémonie de remise prix peut sembler longue aux invités.

En effet elles se résument bien souvent à un enchainement de montées sur scène et aux discours des remettants et des vainqueurs. Dont la qualité première n'est pas forcément le charisme et la prise de parole en public.

Pour maintenir l'attention et l'intérêt du public, il est essentiel de rythmer la manifestation. Un animateur professionnel est indispensable pour mener les échanges et réussir à faire parler tous les gagnants. Cet animateur pouvant être un journaliste habitué aux prises de parole et sachant captiver un public.

Il est également possible d'intégrer des activités à votre célébration. Celles-ci dépendront du public-cible et des finalités dédiées.

Différents types d'animations sont envisageables :

• des interventions d'experts ou de personnalités
• des numéros artistiques ou visuels entre chaque rétribution en rapport avec les prix
• des diffusions de vidéos valorisant les récompensés
• des ice breaker
• des musiques en live
• des comédiens stand up
• des numéros d'improvisations...

Selon le type de distribution, vous pouvez également proposer des activités interactives aux convives. Dont la participation se fera sur leur smartphone.

Différentes interactions sont envisageables : nuage de mots, le quiz, le sondage, l'animation selfie, wall ou mood...

11. Soyez généreux en nourriture et boissons

La pause gourmande participe à la réussite de votre gala.

Même si votre fête ne tourne pas autour de la restauration !

Les participants apprécient toujours de finir une célébration autour d'un buffet.

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