Identification du poste
Intitulé du poste : Directeur(trice) administratif(ve) – F/H
Catégorie : A
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Ingénieur de recherche (IGR) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Master
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G1-3E
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny
Composante / Service : UFR SMBH (Unité de Formation et de Recherche en Santé, Médecine et Biologie Humaine)
Composition du service (effectifs) : environ 100 personnels BIATSS sont affectés à l’UFR SMBH et cette composante a plus de 300 personnels enseignants et enseignants chercheurs dont certains ont le statut d’hospitalo-universitaires (HU).
Fonction d’encadrement : Oui – Nombre d’agents à encadrer : environ 100
Rattachement hiérarchique : Directeur Général des Services (DGS)
Rattachement fonctionnel : Directeur(trice) de l’UFR SMBH
Poste demandant un fort investissement et une disponibilité importante
Variation de la charge de travail au cours de l’année (rentrées décalées, etc.)
Nombreuses interruptions dans le travail (étudiants, professeurs, …)
L’évolution des missions et du service implique de travailler en mode collaboratif et de s’investir dans des événements organisés par la composante ou l’université
Télétravail possible : oui
Description du poste : missions et activités
Le(la) directeur(trice) administratif(ve) a pour mission principale d’assurer l’expertise administrative
auprès de la directrice et de son équipe. Il(Elle) assure la mise en œuvre opérationnelle des choix de la
composante qui doivent s’inscrire dans la stratégie de l’établissement. Il(Elle) a un rôle de conseil sur les
affaires juridiques, la gestion du personnel et la gestion budgétaire de sa composante. Il(Elle) participe à
l’élaboration des objectifs stratégiques de la composante et les met en œuvre dans le cadre des objectifs
généraux de l’établissement.
Administration générale et pilotage
-Participer, en apportant son expertise technique, à la réflexion sur les axes de développement de la composante, sachant que ceux-ci s’inscrivent dans les orientations stratégiques de l’université ; organiser et conduire en lien avec le directeur, la politique qui en découle
-Organiser, diriger et animer les différents services (administratifs, comptables, financiers, recherche, pédagogiques, etc.) de la composante
-Piloter la charge d’enseignement et contrôler les services d’enseignements
-Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante
-Élaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage et d’outils d’aide à la décision
-Préparer et participer aux dialogues de gestion
-Participer à l’élaboration du contrat d’objectifs et de moyens
-Superviser l’organisation des opérations électorales de toute nature
-Être garant de la conformité des statuts de la composante et de leur mise
-Assurer une veille juridique et réglementaire ; accompagner les instances de la composante (conseil,
conseil restreint, commissions, etc.)
Affaires budgétaires et financières
-Par délégation, élaborer et exécuter le budget propre intégré de la composante
-Préparer et participer aux dialogues de gestion mis en place par l’université
-Analyser l’exécution du BPI
-Concevoir des tableaux de bord et des indicateurs d’exécution budgétaire à destination de la direction de
la composante
-Assurer la continuité de service dans le domaine de la gestion financière et coordonner l’activité du service
financier de la composante
Gestion des ressources humaines (en lien avec la DRH)
-Manager l’équipe administrative affectée à l’UFR placée sous sa responsabilité
-Organiser le temps de travail au sein de la composante en fonction de l’activité
-Élaborer les fiches de poste et piloter l’organisation fonctionnelle de la composante
-Assurer le recrutement des personnels BIATSS
-Mener les entretiens professionnels des personnels BIATSS
-Définir les besoins en formation
-Accompagner les parcours professionnels des agents
-Organiser et superviser les campagnes collectives RH (enseignants-chercheurs, enseignants du second degré, BIATSS et contractuels)
-Organiser les campagnes d’emplois des personnels enseignants-chercheurs et BIATSS
-Être garant du dialogue social au sein de la composante
-Participer à la cartographie des emplois affectées à la composante
-S’assurer de la cohérence de cette cartographie avec l’activité de la composante
-Assurer la gestion des carrières des personnels Hospitalo-universitaires (PU-PH, MCU-PH, CCA, praticiens hospitaliers, maîtres de stages, COSP)
-Assurer la circulation de l’information, communiquer avec / entre les services de la structure et les CHU
Pédagogie
-Coordonner et superviser les services pédagogiques (plus de 8500 étudiants)
-Contribuer à l’administration de l’offre de formation
-Suivre les dossiers de partenariats et de conventions pédagogiques
-Organiser la gestion des études
-Superviser et contrôler le processus de scolarité administrative (du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme)
-Superviser l’organisation des enquêtes pédagogiques, en déduire des indicateurs et veiller à leur exploitation
-Aider au développement de la formation continue
-Être l’interface avec le service de l’université dédié à la FC et à l’apprentissage
Recherche
-Être l’interlocuteur des laboratoires de la composante avec les services administratifs
-Être garant des RI mis en œuvre au sein des services
-Diffuser l’information de nature administrative
-S’assurer des opérations financières et des livraisons effectuées au sein des laboratoires
Logistique générale/Patrimoine
-Veiller à la maintenance générale de premier niveau des locaux
-Veiller au respect des conditions d’hygiène et sécurité
-Encadrer des opérateurs logistiques (courrier, appariteurs, reprographie…)
-Suivre en lien avec la direction du patrimoine les travaux sur site (participer aux réunions de vie de
chantier avec Epaurif, participer au comité de site)
-En lien avec le Service sécurité, veiller à la sécurité des biens et des personnes de la composante
Outils spécifiques à l’activité
Connaissance des principaux logiciels de gestion utilisés au sein de l’établissement (SIFAC, SEPIA, SAFRAN,
SIHAM, HYPERPLANNING, APOGEE, etc.) et des logiciels courants de la bureautique : Word, Excel,
Powerpoint, etc.
Liens avec d’autres postes ou services / Nature du lien
Assurer l’interface avec les directions, services et autres composantes de l’université.
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) via le lien/formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel
recruteur et d’un représentant de la DRH.
