Ce poste est à pourvoir à RAMBOUILLET.
Chargé(e) des subventions d’investissement et des assurances assistant(e) de direction H/F
Placé(e) sous l’autorité de la Directrice des affaires juridiques et générales, au sein du secrétariat général, vous avez pour mission de définir, mettre en œuvre et suivre les procédures relatives à l’obtention des subventions d’investissement ainsi que les procédures relatives aux assurances. Par ailleurs, vous assurez des missions d’assistant(e) de direction notamment relatives à la gestion et au suivi du conseil municipal, à la rédaction des actes administratifs ainsi qu’à l’organisation des bureaux de vote en période d’élection.
Missions
Subventions d’investissement
- Exercer une veille active concernant les possibilités de financements des projets communaux, auprès des partenaires publics et privés (partenaires financiers institutionnels, partenaires financiers privés : mécénat, associatif, crowdfunding...). Constituer un réseau d’acteurs professionnel,
- Elaborer les procédures et les outils nécessaires à la veille, à la planification, au montage et au suivi des dossiers de subvention (rédaction des dossiers, dépôt, notification, versement),
- Accompagner les services dans leur recherche de financements et piloter le montage des dossiers en lien avec les porteurs de projet,
- Gérer les échanges avec les partenaires financiers et les services opérationnels, rédiger les courriers,
- Créer et animer des groupes de travail - subvention - au sein de la collectivité en lien avec les porteurs de projet,
- Réunir et animer régulièrement le comité de pilotage - subvention - constitué des porteurs de projets, de la Direction des finances et de la Direction générale,
- Assurer un suivi régulier avec la Direction des finances en termes de prospectives, notifications, versement des subventions, bilan-,
Assurances
- Gérer la mise en œuvre des contrats d’assurances Dommages aux biens, Responsabilité civile, Protection Fonctionnelle, Protection juridique, Dommage-ouvrage,
- Gérer les échanges avec les compagnies d’assurance (déclarations, bilan sinistralité, suivi des cotisations, évaluation des contrats et garanties, -),
- Effectuer les déclarations de sinistre en lien avec les services concernés ou les tiers concernés,
- Assurer le suivi des dossiers : constitution des dossiers avec les services, présence aux rendez-vous d’expertise, rédiger des courriers, attestations, relance, clôture des dossiers -
Assistanat de direction
- Assurer en binôme avec l’assistante de direction du secrétariat général notamment en cas d’absence :
o l’organisation du conseil municipal : retro planning – ordre du jour – préparation du dossier de conseil – télétransmission des convocations et des documents – affichage – préparation de la salle du conseil – mise en forme des délibérations/contrôle de légalité – procès-verbal – tenue des registres) ,
o la rédaction des actes administratifs (décisions/arrêtés)
o organiser et planifier la vie professionnelle de la direction des affaires juridiques et de la direction générale (agendas, courriers, présentations, tableurs, suivi des projets, ordre du jour réunion, compte rendu, -)
o Courrier : assurer la réception, la distribution, l’enregistrement des courriers stratégiques
o accueil téléphonique et physique
o missions diverses (réservation de salles/véhicules, préparation de salles, dossiers taxis, -)
- Assurer en binôme avec l’assistante de direction du secrétariat général l’organisation des bureaux de vote en période d’élection,
