Raccontare sui social un festival diffuso come Rome Future Week® significa seguire un programma che coinvolge realtà diverse, distribuite in tutta la città, e trovare una chiave editoriale capace di tenere insieme iniziative con obiettivi e pubblici differenti. Il lavoro comincia mesi prima di settembre, quando il programma è ancora in evoluzione e la comunicazione deve accompagnarne la crescita, dando visibilità agli eventi e aiutando le persone a orientarsi tra le tante proposte.
A coordinare questo lavoro è il team social guidato da Giulia Savasta, che segue il racconto del festival durante tutto l’anno. La programmazione richiede una visione complessiva del progetto e la capacità di scegliere, tra le tante informazioni disponibili, quali contenuti sviluppare e quando pubblicarli, tenendo conto delle esigenze del festival e degli interessi della community.
Ne parliamo con Giulia Savasta, Head of Social Media di Rome Future Week®, per approfondire il lavoro editoriale che accompagna il festival e le scelte che guidano la comunicazione social, dalla pianificazione dei mesi precedenti alla settimana di settembre.
Giulia, presentati! Che ruolo ricopri per Rome Future Week®?
Sono Head of Social Media di Rome Future Week® e mi occupo della strategia editoriale, dell’ideazione dei contenuti e del coordinamento della comunicazione sui canali social del festival.
I canali social di RFW® sono attivi tutto l’anno e parlano a una vasta community molto ingaggiata. Come si costruisce questo rapporto con il pubblico? Che lavoro editoriale c’è dietro per accompagnarlo fino a settembre?
Credo che il primo passo sia smettere di pensare ai social soltanto come a uno strumento per promuovere gli eventi.
Rome Future Week® mette insieme una community molto eterogenea. C’è chi lavora nella tecnologia, chi nella cultura, chi nella ricerca, chi nell’impresa. E poi c’è chi è semplicemente curioso di capire come sta cambiando il mondo.
La sfida è trovare argomenti, linguaggi e formati capaci di coinvolgere pubblici così diversi, mantenendo un’identità editoriale riconoscibile.
Durante l’anno raccontiamo idee, progetti e storie che alimentano la curiosità verso il futuro. Avvicinandoci a settembre, il racconto cambia passo. Presentiamo gli eventi, coinvolgiamo gli organizzatori e aiutiamo il pubblico a orientarsi tra le tante opportunità del programma.
Ma una parte importante della strategia nasce anche dall’ascolto. Osserviamo quali contenuti generano conversazioni, leggiamo i commenti, cerchiamo di capire cosa interessa davvero alla community. Sono informazioni preziose per decidere cosa raccontare e come farlo.
Una parte importante della strategia nasce anche dall’ascolto. Osserviamo quali contenuti generano conversazioni, leggiamo i commenti, cerchiamo di capire cosa interessa davvero alla community. Sono informazioni preziose per decidere cosa raccontare e come farlo.
Non tutte le persone sanno che per gestire la comunicazione social di RFW® è indispensabile un ottimo lavoro di squadra. Come è composto il team che coordini e che ti affianca per la produzione dei contenuti? E quanto è importante, sia per te che per loro, il tuo lavoro di regia per non perdere la direzione comune?
Dietro i social di Rome Future Week® c’è una squadra che mette insieme competenze diverse e lavora a stretto contatto durante tutto l’anno. Antonella Falce e Giovanni Mannina sono i social media manager che mi affiancano nella pianificazione editoriale, nella produzione dei contenuti e nella gestione quotidiana dei canali. Antonio Salviulo si occupa del community management, curando le conversazioni e il rapporto diretto con il pubblico. Alessandra Tamburi segue la produzione video, dando forma alle idee e alle storie che vogliamo raccontare.
Un ruolo importante lo ha anche Donatella Allegretti, digital advertising specialist, con cui condividiamo obiettivi e scelte strategiche per far lavorare insieme contenuti organici e campagne a pagamento. E naturalmente ci sono l’art direction e il reparto grafico, fondamentali per costruire e mantenere l’identità visiva dei nostri contenuti.
Durante il festival la squadra si allarga, con altri content creator professionisti e oltre 50 volontari social che diventano i nostri occhi e le nostre orecchie in giro per Roma.
Il mio lavoro tiene insieme due aspetti. Da una parte la strategia editoriale, l’ideazione dei contenuti e le scelte su cosa raccontare e come farlo. Dall’altra il coordinamento del team, la definizione delle priorità e la capacità di mantenere una visione d’insieme, anche quando ci sono decine di contenuti in produzione contemporaneamente.
E poi c’è una sfida che attraversa tutto questo lavoro: proteggere l’identità di Rome Future Week®. Il festival coinvolge centinaia di organizzatori, sponsor e partner, ognuno con le proprie esigenze e il proprio modo di comunicare. Bisogna trovare spazio per tutte queste voci, senza perdere lo stile e la coerenza del racconto.
È un equilibrio che richiede confronto continuo, fiducia nelle competenze del team e anche la capacità di prendere decisioni quando serve.
Quale processo invisibile, e forse inimmaginabile per chi non è del mestiere, c’è dietro alla pubblicazione di un contenuto social prima che compaia sul feed? Parliamo sia dei contenuti di brand, sia soprattutto di quelli realizzati in collaborazione con un partner.
La cosa più difficile da immaginare è probabilmente quante decisioni ci siano dietro un contenuto che magari si guarda in dieci secondi.
Prima di scrivere un copy o montare un video dobbiamo capire cosa raccontare, perché dovrebbe interessare al nostro pubblico e quale formato possa funzionare meglio. Poi arrivano produzione, revisioni, adattamenti e programmazione.
Con i partner il processo si complica, perché entrano in gioco obiettivi diversi, accordi, referenti e approvazioni.
Il lavoro più interessante è quello editoriale: trovare il punto d’incontro tra ciò che un partner vuole comunicare e ciò che ha davvero valore per la community di Rome Future Week®.
Un contenuto può essere corretto, completo e perfettamente approvato, ma non per questo interessante. A volte basta cambiare il taglio, altre volte bisogna ripensarlo completamente.
E poi c’è una scelta che considero altrettanto importante: capire cosa vale la pena pubblicare e cosa, invece, è meglio lasciare fuori.
Veniamo alla settimana di Rome Future Week®, con decine di eventi che si svolgono contemporaneamente in tutta Roma, persone da intervistare, reel da girare, stories da pubblicare live in tempi molto stretti. Come riuscite a seguire il piano editoriale quando la realtà prende il sopravvento? Ci fai un esempio di imprevisto che si è concluso con il lieto fine?
Con oltre 400 eventi distribuiti in tutta Roma, il piano editoriale viene preparato con grande anticipo. Individuiamo le priorità, organizziamo le squadre, pianifichiamo gli spostamenti e decidiamo cosa raccontare in tempo reale.
Durante il festival quel piano è la nostra bussola. L’unica cosa davvero prevedibile è l’imprevisto.
Quest’anno, per esempio, avevamo programmato da settimane un’intervista al sindaco di Roma. Il nostro content creator era già sul posto, pronto a registrare, ma proprio nel momento in cui avrebbe dovuto iniziare l’iPhone ha deciso di comunicargli che la memoria era piena. E il sindaco aveva pochissimi minuti a disposizione.
Fortunatamente un altro content creator aveva finito in anticipo l’evento che stava seguendo e, dopo esserci confrontati, aveva deciso di raggiungere il collega per dargli supporto. Quando si è presentato il problema, è intervenuto subito e siamo riusciti a portare a casa l’intervista.
Un bel lavoro di squadra, un po’ di capacità di adattamento e anche un pizzico di fortuna. Che in questi casi non guasta mai.
In mezzo a tutto quello che succede e che vedete quando siete in giro per la città, attraversando quartieri e spazi diversi, come si sceglie il contenuto che merita di essere raccontato e condiviso? Qual è la “materia prima” dei contenuti social di RFW®?
Per me la materia prima sono le persone. E soprattutto i loro punti di vista.
Puoi raccontare una tecnologia straordinaria o un progetto di ricerca, ma spesso è la persona che te ne parla a farti capire perché quella cosa conta davvero.
Con il tempo impari a riconoscere una buona storia anche quando non è quella che avevi previsto di raccontare. A volte è una frase ascoltata durante un’intervista, una risposta inattesa o un progetto apparentemente piccolo che apre una riflessione molto più grande.
A volte è una frase ascoltata durante un’intervista, una risposta inattesa o un progetto apparentemente piccolo che apre una riflessione molto più grande.
È un po’ come sviluppare un fiuto per le storie. Naturalmente poi entra in gioco il lavoro editoriale: valutare la rilevanza del tema, capire a chi può interessare e trovare il linguaggio giusto per raccontarlo.
La sfida è rendere accessibili anche i temi più complessi, senza banalizzarli e senza perdere quella curiosità che ci ha fatto fermare ad ascoltare.
Non dimentichiamoci delle persone: organizzatori di eventi, sponsor, partner, ambassador, partecipanti. Quanto, del lavoro del team social di RFW®, consiste anche nel costruire collaborazioni e creare sinergie con loro per riuscire a raccontare il festival attraverso più voci?
Una parte enorme. Rome Future Week® coinvolge centinaia di organizzazioni, ognuna con la propria identità e il proprio pubblico.
Durante l’anno prepariamo kit di comunicazione, materiali grafici e testi per aiutare gli organizzatori a promuovere i propri eventi. Organizziamo anche incontri formativi, online e in presenza, perché il festival viene raccontato attraverso tanti canali, non soltanto quelli ufficiali.
Con sponsor e partner il lavoro è ancora più personalizzato. Costruiamo contenuti su misura, partendo dagli obiettivi e dalle caratteristiche di ciascuna realtà, cercando ogni volta una soluzione che valorizzi il loro contributo e sia interessante anche per il nostro pubblico.
Poi ci sono gli ambassador, che portano il proprio linguaggio e ci aiutano a raggiungere community diverse. E naturalmente i partecipanti.
Quest’anno tantissime persone hanno raccontato Rome Future Week® attraverso i propri profili, condividendo reel, stories, fotografie e impressioni personali. È una delle soddisfazioni più grandi, perché significa che il racconto del festival ha iniziato a vivere anche al di fuori dei nostri canali.
Cosa porterai nel futuro, e parliamo già della quinta edizione di Rome Future Week®, dall’esperienza di quest’anno?
Ogni edizione mi lascia la sensazione di aver imparato tantissimo e, allo stesso tempo, di avere ancora un sacco di cose da provare.
Quest’anno porto con me soprattutto la soddisfazione di aver visto crescere così tanto la community di Rome Future Week® e, ancora di più, di averla vista partecipare attivamente al racconto del festival.
Mi ha colpito vedere quante persone abbiano interagito, condiviso contenuti e raccontato la propria esperienza sui social, quasi come se Rome Future Week® fosse anche un po’ loro.
Per il 2027 abbiamo già tante idee. Vogliamo sperimentare nuovi canali e formati, raggiungere persone che ancora non conoscono Rome Future Week® e provare a osare un po’ di più. Mi piacerebbe soprattutto approfondire le storie, andare a cercarle direttamente nei luoghi in cui nascono e stare ancora di più “in strada”, a contatto con le persone e con quello che succede in città.
In fondo è questo che mi piace di Rome Future Week®. Appena pensi di aver capito come funziona, arriva una nuova edizione che rimette tutto in movimento. E io non vedo l’ora.
