Sette giorni in cui Roma ospita centinaia di eventi in contemporanea, ognuno con una propria organizzazione, persone da coordinare e decisioni da prendere anche all’ultimo momento. Dietro il programma di Rome Future Week® c’è un lavoro di produzione che richiede una visione d’insieme e, allo stesso tempo, la capacità di intervenire sui singoli dettagli quando cambia qualcosa.
In questa intervista, Francesco Russo, responsabile della produzione eventi e Project Manager in SCAI Comunicazione, racconta cosa succede dietro le quinte del festival, dove si concentrano le maggiori complessità e come si costruisce un equilibrio tra le esigenze dei diversi organizzatori e il funzionamento dell’intera manifestazione.
Francesco, presentati! Che ruolo ricopri per Rome Future Week®?
Sono responsabile della produzione eventi e Project Manager in SCAI Comunicazione. Per Rome Future Week® seguo la progettazione e la realizzazione di alcuni eventi interni e per clienti, coordinando persone, fornitori e attività, in raccordo con chi segue programma, comunicazione e partnership.
Il mio lavoro parte sempre prima della produzione. Capire gli obiettivi, valutare la fattibilità, definire tempi e risorse e dare alle persone coinvolte un’organizzazione chiara. Poi c’è il presidio di tutte le fasi, fino all’evento e alla verifica finale.
Una parte importante riguarda anche la relazione con gli organizzatori. Ascoltare le loro esigenze, accompagnarli nella partecipazione e costruire continuità tra un’edizione e l’altra. In un festival come RFW® la qualità del risultato dipende molto da come lavoriamo insieme, dentro il team e con le realtà che coinvolgiamo.
Location, fornitori, allestimenti, tecnici, staff, orari. Quanto lavoro c’è dietro alla preparazione di un evento che i partecipanti non vedono, e quanto si complica tutto quando l’evento fa parte di un festival come RFW®?
Il lavoro comincia molto prima di entrare in una location. Ogni scelta deve tenere insieme quello che vogliamo realizzare, il budget disponibile, i tempi e le condizioni concrete per farlo. Anche una modifica apparentemente piccola può avere conseguenze su fornitori, personale, materiali e comunicazione.
In un festival diffuso come Rome Future Week® si aggiunge il coordinamento tra realtà autonome, con competenze, esigenze e modalità di lavoro diverse. Ci sono gli eventi prodotti direttamente e quelli realizzati dagli organizzatori, per cui, cambia il livello di coinvolgimento, ma serve sempre un raccordo chiaro.
La complessità sta soprattutto nelle dipendenze tra le attività. Se un’informazione arriva tardi o una decisione resta aperta, qualcun altro rischia di fermarsi. Per questo dedico molta attenzione ai passaggi tra le persone. Chi deve fare cosa, entro quando e con quali informazioni.
Quando questi aspetti sono gestiti bene, il pubblico può concentrarsi sui contenuti e vivere l’evento con semplicità. Quella semplicità è un risultato che si costruisce.
Qual è l’aspetto più sottovalutato del tuo lavoro di event manager, soprattutto quando in sette giorni devi gestire più eventi, in presenza e da remoto, oltre a organizzare contemporaneamente quelli successivi?
Il tempo necessario a valutare e decidere. Si vede il problema risolto sul posto ma si vede molto meno il lavoro fatto prima per evitarlo, o per mettere il team nelle condizioni di affrontarlo.
Durante la Week lavori contemporaneamente su più momenti. L’evento in corso, quello che partirà tra poche ore e quelli dei giorni successivi. Devi capire dove serve davvero il tuo intervento, quali decisioni puoi affidare agli altri e quali questioni vanno condivise subito con i responsabili del progetto.
Per me è fondamentale distinguere le urgenze dalle attività che, se trascurate oggi, diventeranno urgenze domani. Una conferma che manca può sembrare secondaria, ma magari sta bloccando il lavoro di tre persone.
Qui contano esperienza, metodo e conoscenza del team. Devi sapere a chi affidare un’attività, dare un’indicazione chiara e verificare che ci siano le condizioni per portarla a termine. Altrimenti il coordinamento diventa una sequenza continua di richieste e solleciti.
Durante la Week l’imprevisto è dietro l’angolo. Quanto è importante avere un piano B, e magari anche un piano C e D?
È importante avere alternative praticabili. Un piano B deve funzionare con le persone, i tempi e le risorse che hai davvero a disposizione.
Quando poi arriva l’imprevisto, la prima cosa è valutarne l’impatto. Cosa compromette? Quanto tempo abbiamo? Chi deve prendere la decisione? Da lì si sceglie la soluzione e la si comunica alle persone interessate, evitando indicazioni diverse o passaggi inutili.
L’esperienza aiuta anche ad accettare che qualcosa possa cambiare rispetto al progetto iniziale. L’obiettivo resta garantire qualità, sicurezza e continuità dell’evento. A volte la scelta migliore è semplificare, e bisogna saperlo fare in fretta.
Quanto conta il coordinamento delle persone? Come fai a far sì che tutte sappiano cosa devono fare quando i ritmi diventano serrati? Quale superpotere è indispensabile?
Conta moltissimo. Puoi avere un progetto ben costruito, ma sono le persone a realizzarlo. Devono conoscere il proprio compito e capire come si collega al lavoro degli altri.
Cerco di essere chiaro su obiettivi, responsabilità, scadenze e margini di autonomia. Chi segue un’attività deve sapere cosa può decidere e quando è necessario confrontarsi. Nei momenti più intensi questo permette di procedere senza dover chiedere conferma su tutto.
Poi serve ascolto. Coordinare significa anche accorgersi che una persona è sovraccarica, che manca un’informazione o che una consegna è stata interpretata diversamente. Sono situazioni da affrontare subito, con indicazioni concrete.
Come superpotere sceglierei la lucidità. Quando arrivano più richieste insieme devi dare un ordine alle cose e aiutare gli altri a fare altrettanto. Il modo in cui gestisci la pressione incide sul lavoro di tutto il gruppo.
La soddisfazione è vedere le persone acquisire autonomia, prendere decisioni nel proprio ambito e contribuire al risultato con sicurezza.
Quando l’organizzazione lascia il posto al presidio dell’evento, è il momento in cui puoi finalmente tirare il fiato?
Diciamo che cambia il tipo di attenzione. Fino a quel momento hai lavorato su programmi, conferme e previsioni. Con l’apertura dell’evento verifichi come tutto questo funziona sul campo.
Devi seguire tempi, flussi, esigenze di ospiti e speaker, lavoro dello staff e dei fornitori. Nel frattempo resti in raccordo con chi sta preparando gli appuntamenti successivi.
Essere presente significa anche mantenere una visione d’insieme mentre gli altri presidiano le singole attività.
Comincio a respirare quando vedo che il team sa come muoversi, le informazioni circolano e le situazioni vengono gestite al livello giusto. È il segnale che la preparazione ha funzionato.
Poi il lavoro continua anche dopo l’uscita del pubblico. Penso a disallestimento, riconsegna degli spazi, verifica delle forniture e dei costi. E c’è il confronto con il team, che per me è essenziale. Grazie a questo riesco sempre a comprendere cosa ha funzionato, dove abbiamo fatto più fatica e cosa dobbiamo correggere per il futuro.
Dopo aver lavorato dietro le quinte di tanti eventi RFW®, a cosa non ti sei ancora abituato e cosa ti sorprende sempre in positivo?
Continuo a sorprendermi quando vedo diventare concreto qualcosa su cui abbiamo lavorato per mesi. Fino al giorno prima ci sono riunioni, sopralluoghi, documenti e questioni da chiudere. Poi arrivano le persone e il progetto prende vita.
Mi colpisce soprattutto la disponibilità di realtà molto diverse a mettere in comune competenze, spazi e relazioni. Seguire gli organizzatori permette di vedere anche il contributo che ciascuno porta e la fiducia che si costruisce lavorando insieme.
È una soddisfazione quando una realtà sceglie di tornare, propone qualcosa di nuovo o continua una relazione nata durante il festival. È lì che riconosco il valore del lavoro fatto, oltre alla riuscita del singolo appuntamento.
E poi c’è il team. Vedere una persona crescere, affrontare un passaggio complesso e gestirlo con autonomia continua a essere una delle parti più gratificanti del mio lavoro.
Guardando al futuro, cosa ti ha lasciato questa edizione che porterai nel tuo lavoro per Rome Future Week® 2027?
Mi porto la conferma che la crescita del festival va accompagnata da un’organizzazione adeguata. Ogni nuova iniziativa richiede tempo, competenze, risorse e coordinamento e questi aspetti devono entrare nella progettazione fin dall’inizio.
Personalmente voglio portare ancora più metodo nell’esperienza che abbiamo accumulato, trasformando le criticità emerse in decisioni e procedure utili per l’edizione successiva. Per me migliorare significa questo. Lavorare con maggiore chiarezza, usare bene le risorse e creare le condizioni perché le persone possano dare il meglio.
