Guía para construir una cultura sólida basada en el trabajo remoto (remote-first)
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La autoría es de Sophia Lee que es una redactora independiente que domina el lenguaje de las startups. Le apasiona ayudar a dar vida a las historias de marcas B2B, especialmente en el sector de los recursos humanos.
A medida que la situación se estabiliza, observamos que una de las consecuencias laborales más significativas de la pandemia es el auge de los equipos que priorizan el trabajo remoto (*remote-first*).
McKinsey prevé que, en el futuro, hasta una cuarta parte de los trabajadores podría desempeñar sus funciones de forma remota entre tres y cinco días a la semana. Para ponerlo en perspectiva, esto supone aproximadamente cinco veces más trabajo remoto que antes de la pandemia.
Durante esta transición, es inevitable que la cultura de las empresas evolucione. Sin embargo, en lugar de permitir que estos cambios ocurran de forma pasiva, es fundamental actuar con intención al definir dicha cultura. En este artículo, exploraremos seis principios rectores que ayudarán a tu organización a prosperar en un entorno donde el trabajo remoto es la prioridad.
¿Qué es una cultura basada en el trabajo remoto (*remote-first*)?
Una cultura *remote-first* considera el trabajo remoto como la modalidad predeterminada y optimiza la organización en torno a ella. Si no tienes claro si tu empresa cuenta con una cultura de este tipo, aquí tienes algunas características clave a tener en cuenta:
Flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar
Comunicación asíncrona
Prioridad a la comunicación en línea frente a la presencial
Políticas, procesos y programas diseñados específicamente para el trabajo remoto
Quizás te preguntes: ¿en qué se diferencia esto de una empresa que simplemente «admite» el trabajo remoto (*remote-friendly*)? Consulta esta tabla para ver una comparativa:
*Remote-first* (prioriza el trabajo remoto) *Remote-friendly* (admite el trabajo remoto)
✅ El trabajo remoto es la norma ✅ El trabajo remoto está permitido
✅ Enfoque en la comunicación en línea y asíncrona ✅ Enfoque en la comunicación presencial y síncrona
✅ Políticas, procesos y programas diseñados para el trabajador remoto ✅ Políticas, procesos y programas diseñados para el trabajador de oficina
Equipo distribuido
6 principios rectores a tener en cuenta al construir una cultura basada en el trabajo remoto
Afortunadamente, al crear una cultura sólida centrada en el trabajo remoto, no hace falta «reinventar la rueda». Varias empresas —como Basecamp, Zapier y Buffer, por mencionar algunas— llevan la delantera en lo que respecta al trabajo remoto. Hemos sintetizado las ideas, los aprendizajes y las mejores prácticas de estas organizaciones exitosas que priorizan el trabajo remoto en seis principios rectores:
- Menos reuniones, más actualizaciones asíncronas
Las reuniones han sido durante mucho tiempo una característica fundamental del trabajo presencial.
Pero ahora, con personas distribuidas en diferentes ubicaciones y zonas horarias, este enfoque ya no es viable. En lugar de depender de conversaciones presenciales en directo, las empresas que priorizan el trabajo remoto deben centrarse en la comunicación asíncrona, lo que implica menos reuniones.
Basecamp, una empresa de software totalmente remota, es una firme defensora de este enfoque. Esto es lo que decían al respecto en su manual del empleado:
“Es mucho mejor para la concentración y el bienestar de todos colaborar como si la mayoría de las cosas se resolvieran tarde o temprano, aunque no necesariamente de inmediato. La primera opción debería ser publicar un mensaje, una tarea pendiente o un documento sobre lo que necesitas explicar o saber. Así, los demás podrán leerlo cuando les convenga, aprovechando los momentos de menor actividad, en lugar de ser interrumpidos justo en su momento de mayor productividad”.
Desafortunadamente, solo el 38% de los trabajadores remotos indicó tener un enfoque asíncrono como prioridad. Si tus empleados forman parte del 62% que no utiliza la comunicación asíncrona, aquí tienes algunas tácticas para empezar.
Establece un marco para las reuniones. Recuerda: el objetivo no es eliminar las reuniones por completo, sino reducir significativamente su número. Recomendamos tener un marco para ayudar a tus empleados a determinar si una reunión es necesaria.
Aquí tienes algunos ejemplos de preguntas que pueden hacerse:
¿Es algo que no se puede resolver por correo electrónico o Slack?
¿Esto involucra a varias personas?
¿Es algo que debe discutirse en tiempo real?
Si la respuesta a todas estas preguntas es afirmativa, pueden programar la reunión. De lo contrario, se les debe animar a buscar otra forma de comunicarse con el equipo. Integrar este marco en el proceso de toma de decisiones de todos reducirá la frustración y mejorará la comunicación en un entorno de trabajo remoto.
Reflexiona sobre lo que escribes. La escritura cobra mucha más importancia en una cultura que prioriza el trabajo remoto.
En Basecamp, los empleados deben presentar actualizaciones por escrito de forma diaria, semanal y trimestral, además de una al inicio de cada nuevo proyecto. Según Jason Fried, cofundador y director ejecutivo (CEO) de Basecamp:
«La mayor parte de nuestra comunicación es por escrito, principalmente porque muchos de nosotros trabajamos de forma remota, pero también porque la escritura es más silenciosa. Además, nos gustan los textos extensos en los que las personas reflexionan a fondo sobre una idea antes de exponerla».
Pero no te limites a compartir simples actualizaciones. La escritura reflexiva también puede ser una herramienta poderosa para documentar el progreso de los proyectos, crear una base de conocimientos interna o brindar retroalimentación a un equipo.
persona trabajando desde casa con su perro
- Herramientas en lugar de conversaciones presenciales
Atrás quedaron los días de las charlas rápidas en los pasillos, las consultas informales en los escritorios y las reuniones presenciales. Sin embargo, al desaparecer estos canales informales, es evidente que ha surgido un vacío en nuestra forma de comunicarnos.
Aquí es donde entran en juego las herramientas. Afortunadamente, vivimos en una época en la que la tecnología nos permite conectar de diversas maneras significativas, ya sea a través de mensajes instantáneos o videollamadas. Estas son las herramientas imprescindibles para las empresas que operan bajo un modelo de trabajo remoto:
Herramientas de comunicación. Ofrece a tus empleados diversas formas de comunicarse entre sí, ya sea mediante correo electrónico o aplicaciones de mensajería. Algunas opciones populares son Slack, Basecamp y Microsoft Teams.
Plataformas de gestión de proyectos. Las herramientas de colaboración, como las plataformas de gestión de proyectos,
son fundamentales para ayudar a los empleados a mantener su productividad. Si buscas alternativas, considera Asana, Trello o Monday; o bien, Jira, si tu empresa tiene un enfoque técnico o de ingeniería.
Software de videoconferencia. Aunque en los entornos de trabajo remoto las reuniones son menos frecuentes, sigue siendo esencial contar con tecnología de calidad para cuando sea necesario realizarlas. Esto incluye plataformas de videoconferencia como Zoom, aplicaciones de cancelación de ruido como Krisp o herramientas de programación de citas como Calendly.
Para consultar una lista más completa, puedes revisar las recomendaciones de herramientas de Buffer, basadas en su experiencia como empresa que opera totalmente de forma remota.
- Gerentes con competencia cultural
Los gerentes están en la primera línea a la hora de definir la cultura, aplicar políticas y brindar apoyo a los empleados. Por ello, es fundamental que sepan cómo liderar en un entorno donde el trabajo remoto es la norma. Lamentablemente, muchas empresas se están quedando cortas en este aspecto. Un informe de Owl Labs reveló que, a pesar de que los empleados están trabajando considerablemente más, solo el 11 % de los gerentes muestra preocupación por el agotamiento (burnout) de su personal. Esto pone de manifiesto una clara desconexión entre la realidad laboral actual y la percepción que tienen los gerentes de la situación.
No obstante, es importante reconocer que el rol de gerente no es una tarea sencilla; de hecho, ellos mismos también sufren de agotamiento. Por ello, resulta fundamental encontrar formas de brindarles un mejor apoyo para que, a su vez, puedan atender adecuadamente a sus equipos que trabajan principalmente de forma remota. Puedes lograrlo mediante:
Inversión en coaching. Ser un buen gerente requiere adquirir un conjunto específico de habilidades. Por eso, recomendamos invertir en coaching que ayude a los gerentes a desenvolverse en un entorno de trabajo remoto; esto incluye, por ejemplo, aprender a comunicarse eficazmente en un entorno virtual o realizar evaluaciones de desempeño a distancia. Si no tienes claro en qué áreas necesitan apoyo tus gerentes, ¡simplemente pregúntales!
Recopilación de opiniones de los empleados. Otra forma de entender cómo apoyar mejor a tus gerentes es consultando a los empleados. Es posible que ellos tengan una perspectiva más objetiva y puedan ofrecer información valiosa sobre áreas de mejora para tu equipo directivo. Eso sí, asegúrate de realizarlo a través de una encuesta anónima para que todos se sientan cómodos compartiendo sus opiniones con total sinceridad.
- Un enfoque intencional para fomentar la conexión
Una cultura centrada en el trabajo remoto conlleva sus propios desafíos. Uno de los más comunes es la pérdida de conexión; de hecho, el 24 % de los trabajadores remotos afirma experimentar sentimientos de soledad.
Este problema es especialmente relevante en un entorno de trabajo remoto, ya que la conexión no surge de manera orgánica. Ya no tenemos esos encuentros casuales con nuestros compañeros en la cocina, ni la oportunidad de acercarnos al escritorio de nuestro gerente para charlar un momento.
Por ello, como líder de Recursos Humanos, debes cultivar estos momentos de conexión de forma intencional. Aquí te explicamos cómo:
Utiliza bots en Slack. Estas integraciones ofrecen a tu equipo remoto una manera de establecer vínculos dentro de los espacios virtuales. Un ejemplo de ello es Donut. Esta aplicación conecta a personas en Slack para todo tipo de actividades, desde encuentros virtuales para tomar café hasta debates sobre diversidad, equidad e inclusión (DEI).
Implementa un sistema de «compañeros» (buddy system). Los primeros meses de un empleado en una organización pueden resultar especialmente solitarios, ya que es posible que no tengan la oportunidad de conocer a sus compañeros de equipo en persona. Para solucionar esto, asigna a cada nueva incorporación un «compañero» durante el proceso de integración (onboarding). Esta persona será su punto de referencia para resolver dudas e inquietudes, además de ayudarles a integrarse en la empresa. Según Savannah Waggoner, especialista en operaciones de personal (People Ops) en Zapier, esto es fundamental:
«Los sistemas de compañeros —ya sea uno a uno o en grupos— durante la integración ayudan a establecer conexiones inmediatas cuando alguien se une a un equipo.
Gallup descubrió que, cuando una persona tiene un «mejor amigo» en el trabajo, es un 37 % más probable que afirme que alguien en su entorno laboral fomenta su desarrollo. Sentir una conexión y percibir un crecimiento son factores clave para lograr un alto nivel de compromiso y productividad».
Invierte en retiros de empresa. Pero asegúrate de que sean de calidad. Estos encuentros no consisten simplemente en reunir a las personas en un mismo espacio; se trata de crear recuerdos significativos, generar nuevas ideas y garantizar que la organización avance en la dirección correcta. Si buscas inspiración para tu próximo evento, echa un vistazo a cómo empresas como Basecamp o Buffer organizan sus retiros corporativos.
Prueba actividades de integración (team-building).
Contrariamente a la creencia popular, estas actividades no tienen por qué resultar incómodas. Existen muchísimas experiencias compartidas —desde triviales temáticos hasta competiciones amistosas de Wordle— que pueden ayudar a tus empleados a derribar barreras y fortalecer sus vínculos. Incluso puedes utilizar herramientas como la función «watercooler» de Donut para automatizar este proceso.
- Políticas, procesos y programas inclusivos
Antes de adoptar el trabajo remoto, la mayoría de las empresas diseñaban sus políticas, procesos y programas pensando exclusivamente en el personal que trabajaba desde la oficina. Ahora que el escenario ha cambiado, estos tres pilares deben actualizarse en consecuencia.
Políticas
Al revisar tus políticas, la pregunta fundamental que debes plantearte es: ¿estamos aplicando los mismos estándares a todo el mundo? En otras palabras, si todavía cuentas con empleados que trabajan desde la oficina, ¿están recibiendo algún trato preferencial en lo que respecta a evaluaciones de desempeño, ascensos o incluso salarios? Si tienes dudas o deseas obtener más orientación sobre estos temas, consulta los siguientes artículos:
Cómo evalúan a sus empleados los equipos remotos exitosos: un vistazo a Automattic, GitHub y Help Scout
Cómo remuneramos al personal en Basecamp
Procesos
Es probable que ya hayas realizado ajustes importantes en tu proceso de contratación debido al aumento del trabajo remoto. Sin embargo, hay otros procesos, como la incorporación (onboarding) y la desvinculación (offboarding), que también podrían requerir algunos retoques; por ejemplo, buscar formas de integrar a los miembros del equipo remoto y hacer que se sientan bienvenidos en un entorno virtual. A continuación, encontrarás recursos que te ayudarán a perfeccionar tus procesos para equipos remotos:
Cómo contratar a un equipo remoto
7 consejos y una lista de verificación para la incorporación de empleados remotos
Guía para la incorporación de empleados remotos
Humanizar la incorporación y la desvinculación para tu fuerza laboral remota
Programas
Por último, quizás sea el momento de reevaluar tu
