- Sarah Boutaleb
Le Syndicat des énergies renouvelables réunit chaque année les acteurs des filières renouvelables lors de son colloque annuel. Pour cette édition, le rendez-vous se tenait à la Cité des sciences et de l’industrie, dans le 19e arrondissement de Paris.
Deux challenges pour nos hôtes et hôtesses d’accueil évènementiel Marianne International : le volume, avec 900 participants qui arrivent sur un créneau resserré et doivent tous passer par le contrôle des badges.
Puis le lieu, un site de grande taille, sur plusieurs espaces, où un participant qui arrive pour la première fois n’a pas de repères.
À l’entrée, l’équipe scannait les badges de chaque participant. C’est le premier contact avec l’événement, et le moment où se forment les files d’attente si le poste est sous-dimensionné.
Dans les espaces, des hôtes postés aux points de passage orientaient les participants vers la plénière et les différents espaces du colloque.
Sur un site de cette taille, ce poste évite les allers-retours et les arrivées en retard en salle.
En salle, l’équipe devait repérer les places libres et y conduire les participants, en particulier ceux qui arrivaient en cours de session.
Comment prévoir un évènement de cette envergure ?
Le dimensionnement dépend du volume de participants, de la configuration du lieu, du nombre de points d’entrée et des missions confiées en salle. Le plus sûr est de raisonner poste par poste : combien de scans au pic, combien de points de passage à couvrir, combien d’hôtes en plénière.
Erreurs à éviter :
- Sous-dimensionner l’entrée.
- Laisser la plénière sans personne pour gérer la salle.
- Briefer l’équipe sans lui remettre le programme détaillé des sessions.
- Un colloque réussi tient à une entrée fluide, à une orientation claire et à une plénière bien tenue.
C’est le dispositif que nous avons déployé pour le Syndicat des énergies renouvelables à la Cité des sciences et de l’industrie.
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