La gestione documentale nella Pubblica Amministrazione richiede di organizzare e rendere reperibili quantità crescenti di informazioni: PEC, istanze dei cittadini, comunicazioni interne, atti amministrativi e documenti contabili. Quando questi flussi vengono gestiti attraverso attività manuali e strumenti non integrati, classificare i documenti, individuare le informazioni rilevanti e seguire l’avanzamento dei procedimenti può diventare complesso.
L’intelligenza artificiale può supportare queste attività automatizzando alcune operazioni ripetitive, facilitando l’estrazione dei metadati e rendendo più efficiente la ricerca delle informazioni. Il valore di queste tecnologie dipende però dalla loro integrazione nei processi amministrativi, dalla qualità dei dati e dalla possibilità di mantenere il controllo sulle attività svolte.
Arxeia 365, la soluzione di Alterna per la gestione documentale sviluppata nell’ambiente Microsoft 365 e disponibile sul MarketPlace Microsoft, integra funzionalità di intelligenza artificiale per leggere, interpretare e classificare documenti e comunicazioni, generare metadati e supportare il lavoro degli operatori. Questi strumenti possono essere applicati a diversi processi della Pubblica Amministrazione, dalla gestione delle comunicazioni alla protocollazione digitale, fino all’organizzazione delle informazioni relative ai procedimenti.
La digitalizzazione dei procedimenti aumenta il volume di informazioni che gli enti devono gestire. PEC, email, allegati, documenti amministrativi e fatture elettroniche devono essere registrati, classificati, archiviati e resi disponibili alle persone autorizzate.
Oltre alla quantità dei documenti, gli enti devono assicurare che le informazioni siano organizzate secondo le proprie regole, rintracciabili nel tempo e collegate ai procedimenti corretti.
La gestione documentale comprende l’organizzazione del ciclo di vita dei documenti e l’integrazione delle attività che ne accompagnano la ricezione, la protocollazione, la consultazione e la conservazione: va quindi oltre la semplice archiviazione digitale.
L’intelligenza artificiale può contribuire a ridurre il lavoro manuale attraverso funzionalità come:
classificazione automatica delle PEC e dei documenti;
riconoscimento delle informazioni esplicite e generazione di metadati;
analisi del contenuto di comunicazioni e allegati;
produzione di sintesi per facilitare la consultazione dei fascicoli;
integrazione delle informazioni nei workflow documentali.
Per ottenere benefici concreti, queste funzionalità devono inserirsi nei processi già adottati dall’amministrazione, rispettandone le regole organizzative e lasciando agli operatori il controllo delle attività che richiedono una valutazione.
Quando un ente pubblico introduce strumenti di AI nella gestione documentale, deve valutare anche dove vengono elaborate le informazioni, come vengono gestiti gli accessi e quali presidi di sicurezza sono previsti. Il tema della sovranità del dato è particolarmente rilevante perché i documenti amministrativi possono contenere informazioni sensibili per il funzionamento dell’ente e per i cittadini.
La valutazione di una soluzione per la PA deve comunque considerare l’architettura effettivamente adottata, le configurazioni, le autorizzazioni e i requisiti applicabili all’ente. La scelta del modello di distribuzione, da sola, non dimostra automaticamente la conformità a ogni obbligo normativo o requisito di sicurezza.
Come può l’intelligenza artificiale supportare il protocollo digitale?
Il protocollo digitale è uno dei processi centrali della gestione documentale nella Pubblica Amministrazione. Registrare correttamente i documenti in entrata e in uscita è essenziale per organizzarne la gestione e consentirne la successiva consultazione.
Arxeia 365 Protocollo affianca alla protocollazione informatica l’intelligenza artificiale, che legge e interpreta PEC, email, PDF, immagini e allegati e li classifica in base alle logiche interne dell’organizzazione. La soluzione può inoltre generare automaticamente metadati che arricchiscono i documenti e ne facilitano la ricerca.
L’integrazione con Microsoft 365 e SharePoint Online consente di collegare la gestione documentale agli strumenti di collaborazione e alle applicazioni utilizzate dall’organizzazione, tra cui
La soluzione può inoltre integrarsi con la PEC, i sistemi di conservazione digitale e applicazioni di terze parti.
In questo modo, il protocollo diventa una componente del flusso informativo dell’ente, oltre che un adempimento amministrativo.
FORUM PA descrive alcuni risultati ottenuti con Arxeia 365 nella gestione delle comunicazioni e dei reclami dei cittadini, in particolare in un contesto legato alla regolazione dei servizi.
I dati indicati nell’analisi comprendono:
nella classificazione e nello smistamento delle PEC, per la categorizzazione dei documenti e il loro instradamento verso cartelle o destinatari;
nell’esperienza descritta;
l’AI generativa può elaborare il corpo della comunicazione insieme agli allegati e restituire una sintesi organica del fascicolo;
il sistema può identificare la tipologia di atto, compilare i campi informativi e associare a ciascun campo una percentuale di attendibilità, che l’operatore può verificare;
per determinate attività contabili, grazie all’estrazione di informazioni non strutturate dalle descrizioni delle fatture elettroniche e al loro raccordo con le anagrafiche gestionali.
Questi risultati mostrano come l’AI possa intervenire su attività diverse: dalla classificazione iniziale delle comunicazioni alla lettura di fascicoli complessi, fino all’estrazione di informazioni utili per i processi contabili.
Come integrare l’AI nei processi documentali della PA mantenendo il controllo umano?
Anche quando la classificazione e l’estrazione dei metadati sono automatizzate, la responsabilità delle decisioni amministrative resta alle persone. L’intelligenza artificiale può supportare il lavoro istruttorio, ma la verifica dei risultati e la valutazione dei casi che lo richiedono restano elementi essenziali del processo.
Il personale dell’ente conosce concretamente le pratiche, le regole organizzative e le differenze tra tipologie di comunicazioni. Questo sapere è importante per definire i criteri di classificazione, valutare i risultati generati dal sistema e individuare eventuali correzioni.
Per questo, l’introduzione delle l’AI richiede comunicazione degli utenti fin dalle prime fasi, affinché le nuove funzionalità rispondano alle esigenze operative dell’amministrazione.
Nel progetto realizzato per una Pubblica Amministrazione e descritto nel caso d’uso di Arxeia 365, hanno partecipato figure chiave dell’ufficio protocollo e del dipartimento IT. Dopo una fase di prova, gli utenti hanno potuto proporre miglioramenti e partecipare a sessioni di formazione sulla soluzione adottata.
Questo approccio consente così di integrare la tecnologia nei processi esistenti, valorizzando la conoscenza operativa dell’ente.
Arxeia 365: gestione documentale e protocollo digitale nell’ambiente Microsoft 365
Arxeia 365 è la suite di Alterna che integra funzionalità di intelligenza artificiale e gestione documentale nell’ambiente Microsoft 365, supportando processi come la protocollazione digitale, la classificazione delle comunicazioni e la gestione dei flussi documentali.
Le aree funzionali comprendono:
organizzazione, condivisione, classificazione, ricerca e archiviazione dei documenti, con funzionalità AI per l’estrazione dei metadati e la generazione di sintesi;
gestione delle comunicazioni e dei relativi contenuti documentali;
registrazione e organizzazione dei documenti in entrata e in uscita, con classificazione supportata dall’AI;
gestione dei processi relativi alla conservazione dei documenti digitali;
funzionalità dedicate ai flussi documentali legati alle fatture elettroniche.
L’integrazione con Microsoft 365 e SharePoint Online collega i documenti agli strumenti di collaborazione e alle applicazioni utilizzate dall’organizzazione.
Un caso d’uso nella Pubblica Amministrazione: protocollo, AI e gestione dei reclami
Il caso d’uso riguarda un progetto realizzato per una realtà della Pubblica Amministrazione, nato dall’esigenza di adottare un sistema di protocollazione conforme alle linee guida di AgID e integrato con le tecnologie già utilizzate dall’organizzazione, in particolare Microsoft 365 e il supporto di AI Agent.
Il progetto è stato sviluppato con il supporto dei consulenti Alterna e ha previsto una fase di sperimentazione della soluzione, seguita da attività di formazione. Il sistema di protocollazione è stato successivamente esteso con ulteriori funzionalità:
Domande frequenti sulla gestione documentale con AI nella PA
È l’insieme dei processi con cui un ente organizza e gestisce i documenti durante il loro ciclo di vita, dalla ricezione e registrazione fino all’archiviazione, alla consultazione e alla conservazione. Comprende anche l’organizzazione delle informazioni e dei flussi di lavoro collegati ai documenti.
L’AI può leggere e interpretare documenti e comunicazioni, classificarli secondo le regole dell’organizzazione, generare metadati e facilitare la ricerca delle informazioni. In Arxeia 365 queste funzionalità si integrano con il protocollo digitale e con l’ambiente Microsoft 365.
L’automazione documentale consiste nell’utilizzo di strumenti digitali per ridurre le attività manuali associate alla gestione dei documenti. Può comprendere classificazione, estrazione dei dati, compilazione dei metadati e integrazione con workflow e applicazioni gestionali.
Arxeia 365 è sviluppata nell’ambiente Microsoft 365 e si integra con SharePoint Online e strumenti come
