Al giorno d’oggi è diventato fondamentale per moltissime aziende saper sfruttare la potenza degli eventi virtuali: scopriamo come organizzarli al meglio e quali sono i loro vantaggi.
Il mondo del lavoro, soprattutto per quanto riguarda il settore del marketing e della comunicazione, si è in larga parte spostato online. Questo riguarda non solo la maggior parte delle attività di pubblicità, come email marketing, adv, blog e così via, ma anche i rapporti fra persone. Dalle video call alla dirette streaming sulle piattaforme social, passando anche per gli eventi: il web è diventato una vera e propria piazza virtuale, dove potersi incontrare, scambiare opinioni e fare networking.
Oggi mettiamo il focus in particolare sugli eventi virtuali, esperienze web che sono in grado di coinvolgere il pubblico alla pari degli eventi in presenza. Scopriamo che cosa sono e soprattutto come fare a organizzarli mantenendo alta l’attenzione del pubblico.
Che cos’è un evento virtuale
Come già accennato, gli eventi virtuali sono eventi che vengono organizzati e si svolgono interamente online. I partecipanti, per fruire dei contenuti, devono dunque accedere a una specifica piattaforma web, un po’ come le classiche call o meeting di lavoro. Esistono diverse tipologie di virtual event, fra cui è possibile citare i webinar, ovvero eventi a tema dove interlocutori e pubblico possono interagire.
I vantaggi dell’organizzare un evento simile sono molteplici. Virtual event come le conferenze virtuali possono essere molto interessanti se consideriamo costi organizzativi e accessibilità. Nel primo caso, sebbene non si debba sottovalutare l’organizzazione di un virtual event, è vero anche che scegliendo di puntare sul web non sarà necessario affittare location e occuparsi di accoglienza, allestimento, buffet e altri aspetti che incidono in maniera importante sul budget. In secondo luogo, potendo partecipare comodamente da casa, questi eventi rappresentano un’ottima possibilità anche per il pubblico, che può partecipare in maniera molto più agile.
Come organizzare un evento virtuale
Compresi i vantaggi dell’organizzare un evento virtuale, passiamo al centro della questione: come fare ad organizzarne uno al meglio, senza tralasciare alcun dettaglio? Ci sono molti fattori da considerare per assicurarsi che il pubblico mantenga l’attenzione per tutta la durata dell’evento. Vediamone alcuni.
Il contenuto dell’evento
In primo luogo, è fondamentale garantire che l’evento virtuale abbia una struttura ben definita. Ciò significa che sarà necessario definire in maniera chiara l’obiettivo dell’evento, il format e tutti i dettagli. Ma non solo: attenzione anche per il titolo dell’evento, le grafiche, il font utilizzato per le comunicazioni e così via. Insomma, è importante ricordare che il contenuto qui è davvero il protagonista, in ogni sua forma.
La promozione
La promozione dell’evento è importante quanto il contenuto. Pubblicizzarlo nel modo giusto colpire il target corretto può cambiare le sorti dell’evento stesso. Una promozione efficace può generare molta attenzione e curiosità e di conseguenza aumentare il numero dei partecipanti. Per questo è meglio utilizzare più canali, come i social media, le newsletter, il blog o altri asset per informare il tuo pubblico.
L’interazione
Va da sé che stimolare l’interazione durante un evento fisico sia più semplice e immediato rispetto a un evento virtuale. Per questo è importante che durante gli speach chi ha la parola sia bravo a invitare il pubblico a partecipare: rivolgere domande, promuovere l’interazione, coinvolgere i partecipanti con azioni mirate (sondaggi, domande, quiz, giochi) è la chiave per tenere alta l’attenzione.
L’analisi dei dati
C’è un solo modo per sapere com’è andato un evento: analizzare i dati in seguito al suo svolgimento. Chiedersi se i partecipanti, le interazioni, le domande o qualsiasi altro touch Point abbiano soddisfatto i propri KPI è l’unico modo per avere un riscontro sensato dell’evento, ma soprattutto per sapere che cosa migliorare nell’organizzazione dei successivi. Un modo per raccogliere dati in maniera rapida e puntuale può essere inviare un breve questionario a tutti i partecipanti, ai quali si potranno chiedere feedback di svariata natura.
La pianificazione: non lasciamo nulla al caso
Nell’organizzazione di eventi virtuali, una pianificazione accurata è importantissima per garantire il successo e mantenere alti l’interesse e il coinvolgimento del pubblico. Che si tratti di un webinar, di una conferenza virtuale o di un evento aziendale su larga scala, definire chiaramente gli obiettivi e il target è il primo passo per strutturare al meglio il contenuto e la comunicazione. Le conferenze virtuali, in particolare, richiedono una pianificazione meticolosa, poiché devono offrire un’esperienza di interazione e il networking il più possibile analoga a quella degli eventi in presenza. Questo si può ottenere utilizzando strumenti avanzati di gestione dell’evento, insieme a tecnologie come le piattaforme di videoconferenza, essenziali per facilitare l’organizzazione, l’implementazione e offrire un’esperienza memorabile ai partecipanti.
Cosa deve avere oggi un evento virtuale?
L’evoluzione delle tecnologie digitali ha aperto nuovi orizzonti all’organizzazione di eventi virtuali, per esempio con l’integrazione di esperienze interattive e personalizzate. Le conferenze virtuali di oggi non si limitano più alla semplice trasmissione di contenuti: offrono vere e proprie piattaforme per il networking, l’interazione live tra i partecipanti e i relatori, oltre a funzionalità di analisi per monitorare il comportamento e il coinvolgimento del pubblico. L’utilizzo di strumenti come la realtà aumentata e virtuale sta inoltre ridefinendo il concetto stesso di evento, creando opportunità di coinvolgimento senza precedenti.
Affidarsi a un’agenzia
Come abbiamo avuto modo di comprendere, vi sono molti aspetti da tenere presente quando si organizza un evento online. Dal contenuto creativo alla promozione sui vari canali, sia organici che paid, sono tante le attività che occorre svolgere. Proprio per questo è consigliabile affidarsi a un’agenzia di professionisti della comunicazione, che sia in grado di creare e di promuovere un evento in linea con le aspettative e gli obiettivi del cliente.
