L’importanza strategica dei webinar si conferma anche nel 2025: come avevamo previsto, questa modalità si affianca e coesiste con gli eventi in presenza.
I Webinar sono eventi virtuali in cui uno o più relatori si rivolgono ad un pubblico online. Vengono erogati attraverso piattaforme, software grazie ai quali è possibile creare, gestire e monitorare questo tipo di eventi. Piattaforme che possono essere specializzate, soprattutto nel caso degli eventi più grandi e importanti in cui c’è la necessità di una vera e propria regia, oppure generiche. Per buona misura, possiamo dire che qualsiasi software di videoconferenza pensato per gli ambienti di lavoro dispone almeno di qualche strumento per la gestione di eventi di questo tipo. Anzi, fra le curiosità dell’evoluzione tecnologica possiamo senza dubbio annoverare il fatto che alcuni nascevano come strumento per webinar e videoconferenze, per poi trasformarsi, in particolare durante il 2020, in strumenti di videochiamata e poi, attraverso giri immensi, riproporsi per la loro funzione originale. L’evoluzione di tali piattaforme ci permette di utilizzarle in eventi di ogni tipo: da scopi didattici a finalità prettamente commerciali.
Oltre a quelle a pagamento, hanno fatto capolino anche soluzioni freemium che possono soddisfare buona parte delle esigenze degli utilizzatori nell’organizzazione e diffusione di eventi digitali: cerchiamo di capire quali criteri utilizzare per orientare la nostra scelta.
Come scegliere la piattaforma giusta.
Ogni evento digitale possiede determinate caratteristiche dovute alla sua destinazione d’uso: come ci si può orientare per fare la scelta ottimale?
Per rispondere alla domanda: “qual è la piattaforma webinar giusta?” dovremmo chiederci anche “per quale tipo di evento”. Anche se ne esistono di specifiche, con funzioni dedicate agli eventi più strutturati, spesso per iniziare è sufficiente un applicativo di videoconferenza, magari fra quelli che utilizziamo già in azienda. In questo modo ridurremo sensibilmente lo “scalino” di ingresso, eliminando la complessità legata al bisogno di imparare nuovi strumenti.
La scelta della piattaforma webinar, fondamentale per costruire un evento di successo, non è, quindi, l’unico fattore da prendere in considerazione: per schiarirsi le idee sul mondo dei webinar, abbiamo già pubblicato alcune risorse:
Ai minimi termini, è molto meglio un evento con ottimi contenuti e una soluzione tecnica non perfettamente ottimale, piuttosto di una organizzazione ineccepibile dal punto di vista tecnico ma poco entusiasmante e coinvolgente. Tornando alle piattaforme, vediamo come aiutarci nella scelta.
Quali devono essere le caratteristiche di una piattaforma webinar efficace?
Le piattaforme webinar interamente gratuite non sono molte: la maggior parte è a pagamento o presenta un accesso gratuito solo per un periodo di tempo limitato, dopodiché è necessario acquistare un piano di abbonamento. Ciononostante, il fatto che il servizio sia gratuito non è indice di una qualità inferiore. Vi sono piattaforme webinar (anche in italiano) gratuite con le quali si possono ottenere straordinari risultati. Alcuni tra i principali vantaggi di questi software sono:
- Possibilità di abbattere i costi del webinar
- Facilità di implementazione e utilizzo
- Presenza di strumenti interattivi di base, come chat e condivisione dello schermo
- Funzione di registrazione dell’evento
E, naturalmente, vi sono anche delle restrizioni:
- Numero limitato di partecipanti
- Durata dei webinar limitata
- Mancanza di strumenti per il webinar marketing
- Funzioni di coinvolgimento carenti
- Organizzazione dell’evento a volte più costosa
Ogni piattaforma ha caratteristiche peculiari e la scelta dipende, in ultima analisi, dal tipo di evento che si vuole promuovere e dagli obiettivi che ci siamo prefissi.
Ecco una panoramica delle principali piattaforme webinar gratuite disponibili, valutandone pro e contro.
Vogliamo fornire qui un elenco delle migliori piattaforme webinar gratuite, analizzando i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna, per facilitare la scelta migliore. Alcune delle seguenti soluzioni sono molto conosciute anche dai non addetti ai lavori, altre nascono dall’esigenza di soddisfare i business B2B e B2C e presentano un ventaglio di soluzioni più ampio, soprattutto nelle versioni a pagamento.
Skype:
tra i Pro ci sono senz’altro la facilità d’uso e la presenza su un numero maggiore di piattaforme. È un app per tutti, di facile utilizzo, anche perché propone una UI simile per molti aspetti alle più comuni chat, come Messenger, WhatsApp e altre. Può ospitare eventi a minutaggio illimitato fino a 50 utenti. Per contro mancano le funzioni più specifiche per i webinar, per esempio la funzione lavagna; è un’applicazione adatta a incontri semplici, in cui non si prevede l’uso di strumenti di engagement avanzati.
Microsoft Teams:
è un software di videoconferenza facilmente utilizzabile anche in ambito professionale, seppur con funzionalità limitate rispetto ad altri software qui presenti in elenco. Il vantaggio principale è la praticità e soprattutto il fatto che, essendo collegato a Microsoft 365, è già presente nella maggior parte delle aziende e quindi richiede pochissimi accorgimenti dal punto di vista tecnico, esattamente come Skype, che in qualche modo ne è il predecessore.
Google Meet e Google Hangouts:
Piattaforma gratuita dal 2020 con accesso possibile solo con un account Google. Utilizzata per webinar fino a 100 partecipanti, anche se alcuni tipi di account aziendali possono ospitarne fino a 250. Tra le sue funzionalità le Didascalie Live con la tecnologia di riconoscimento vocale di Google. Si possono programmare le riunioni direttamente sul calendario di Google. Funziona su qualsiasi dispositivo. Il vantaggio principale è la semplicità di utilizzo e il fatto che gli strumenti sono completamente integrati con le altre applicazioni di Google e utilizzabili nel browser web, e che anche queste sono presenti in numerosissime aziende, in attesa di essere utilizzate.
Zoom:
Negli anni passati è diventato lo strumento per riunioni online per antonomasia, è gratuito sotto i 100 partecipanti e fino a 40 minuti e possiede molti strumenti promozionali e funzioni di coinvolgimento che altre piattaforme gratuite non hanno. Le funzionalità interattive come la condivisione dello schermo, l’alzata di mano e la chat dal vivo, gli strumenti di marketing per coltivare i contatti e così via sono già presenti nella versione gratuita. Può eseguire il backup delle riunioni nel cloud e permette di raccogliere il feedback dei partecipanti con sondaggi automatici inviati dopo il webinar.
YouTube:
si tratta di uno dei provider più semplici per avviare un webinar in streaming. È gratuito, semplice e non ci sono limiti di pubblico. I video rimangono sul nostro canale YouTube dopo lo streaming. Di contro mancano funzioni di coinvolgimento dell’audience e branding ed è necessario avere un proprio canale con la diretta streaming attivata.
Discord:
principalmente un software di messaggistica originariamente concepito come strumento per i gamer. Discord consente discussioni di gruppo e crea diversi canali. Offre un’applicazione di videoconferenza per organizzare riunioni online, condividere lo schermo e registrare le conferenze. Permette di creare server a tema, condividere immagini e restare continuamente in chat. Può essere interessante per coinvolgere segmenti di pubblico inusuali.
Livestorm:
è una popolare piattaforma per webinar e videoconferenze provvista di un piano gratuito. Funziona molto bene per le demo dei prodotti e le sessioni di formazione. Permette di trasmettere webinar dal vivo, su richiesta o completamente automatizzati, oltre a coinvolgere i partecipanti con funzioni come sondaggi, sessioni Q&A e votazioni; è disponibile su qualsiasi dispositivo e non richiede download o impostazioni. Si possono generare pagine di registrazione personalizzate per ogni webinar ed è possibile inviare promemoria automatici via email alle persone che si sono registrate. Sono possibili integrazioni con altri strumenti popolari. Il principale limite della versione gratuita è nel numero di iscritti per evento, che possono essere dieci al massimo.
LiveWebinar:
è uno strumento per webinar dal vivo basato su cloud che offre streaming video, condivisione dello schermo e trasmissione sui social media. La funzione Whiteboard permette all’organizzatore del webinar di disegnare su documenti e video, funzione che può essere condivisa con i partecipanti a disegnare. Offre indagini, sondaggi e chat dal vivo per il coinvolgimento del pubblico. I webinar possono essere trasmessi su piattaforme social. Si tratta di una piattaforma professionale, con una curva di apprendimento piuttosto impegnativa, e il limite per la versione gratuita è di cinque partecipanti.
My Own Conference:
poco nota in Italia ma interessante, una soluzione webinar economica molto performante per piccole imprese. Il piano gratuito permette fino a 20 partecipanti, registra i webinar in HD ed è disponibile in 16 lingue. Il limite in questo caso è sulle tempistiche: al massimo 20 minuti per la versione free.
Intermedia AnyMeeting:
un’opzione solida per i piccoli eventi, con tutte le caratteristiche standard dei webinar e un costo contenuto. Offre sessioni di domande e risposte integrate, chat dal vivo, indagini e sondaggi. Le annotazioni sullo schermo permettono di richiamare i punti importanti. Inoltre, offre integrazioni con Outlook, G-Suite, Slack, Microsoft Teams e altro. Il piano gratuito mette a disposizione un massimo di quattro partecipanti.
Webex:
è un software versatile per riunioni online, eventi virtuali, sessioni di formazione, webinar interattivi e collaborazione in team. Offre un piano gratuito fino a 100 partecipanti, sessioni di domande e risposte, indagini e sondaggi integrati per il coinvolgimento del pubblico ed ha un’applicazione mobile, ma la versione gratuita non offre strumenti di marketing a supporto.
Guida pratica per selezionare la piattaforma migliore in base alle esigenze.
Anche se ci siamo limitati alle piattaforme webinar più note, è evidente che l’offerta e molto ampia e potrebbe sembrare disorientante. In realtà diventa tutto molto più semplice se ci chiariamo gli obiettivi con alcune domande. Riportiamo qui quelle più interessanti, per avviare il ragionamento:
Qual è l’obiettivo del nostro webinar? Per quale tipo di evento lo stiamo allestendo: per generare Lead, oppure per creare fidelizzazioni a lungo termine (lead Nurturing), per una dimostrazione di prodotti o per un training?
Quanti partecipanti ci aspettiamo per ogni webinar? Sulla maggior partedelle piattaforme, oltre un certo numero si procede solo a pagamento.
Come interagiremo con i partecipanti? Se riterrete necessario interagire con il pubblico, magari per condurre un sondaggio, o mediante una chat sarà necessario controllare le funzioni di coinvolgimento della piattaforma.
Cosa faremo con i video dopo il webinar? Per esempio, per un’azienda B2B, una registrazione da trasmettere on-demand sul proprio sito è un ottimo contenuto: i webinar sono il tipo di contenuto che i potenziali acquirenti sono più disposti a sottoscrivere con gli indirizzi email.
Piattaforme Webinar, una scelta facile con le idee chiare
Ricapitolando, le migliori piattaforme webinar gratuite per il nostro business, in un’ottica assoluta, non esiste: se dobbiamo costruire un evento digitale da zero allora avremo bisogno di una piattaforma con il maggior numero di funzionalità orientate ai webinar, come Webex o Zoom o ancora Livestorm e Livewebinar. Se possediamo già strumenti di marketing la scelta potrebbe ricadere su YouTube o Google Meet o altri simili.
La decisione corretta può essere presa solo dopo un’accurata analisi preventiva che tenga conto di tutti i bisogni e obiettivi del nostro business, tenendo presente quanto abbiamo ripetuto a più riprese in questo articolo: la piattaforma webinar, come ogni strumento tecnologico, deve facilitare il nostro lavoro; una complessità eccessiva potrebbe, al contrario, bloccarci.
