Parce qu’il est essentiel de garder la trace des documents pour des raisons tant administratives que juridiques et historiques, le service des Archives, crée en 2004, assure quotidiennement ses différentes missions de collecte, classement, conservation et communication.
Collecte
La collecte, une des missions fondamentales du service, concerne tous les documents produits par l’administration. Le service peut aussi accueillir des archives privées, obtenues par don, dépôt, legs, dation ou achat.
Conservation
Concilier l’accès à l’information et la préservation des documents exige une grande vigilance.
C’est pourquoi, le service prend des mesures pour assurer au mieux la préservation matérielle des documents qui lui sont confiés (conservation préventive).
Face aux dangers des agents biologiques, d’éléments nocifs, déchirures, accidents, mauvaises manipulations et négligences, … différentes opérations de restauration sont autant de solutions apportées à la protection des archives (conservation curative).
Classement et Elimination
Tri et classement. Le tri permet de séparer, après évaluation, les documents à conserver de ceux voués à l’élimination.
Le classement est la mise en ordre intellectuelle et physique des dossiers, selon des critères chronologiques, alphabétiques et/ou thématiques. Une codification permet de caractériser chaque document en lui attribuant une cote. Cette référence est en quelque sorte sa carte d’identité. A l’issu du classement, des instruments de recherches sont réalisés : état sommaire des fonds, inventaire et index.
Elimination. L’élimination concerne les documents qui ont perdu leur utilité administrative et juridique, et n’ayant pas d’intérêt historique. Elle est effectuée après l’accord des services concernés, et en fonction de la réglementation en vigueur. Cet acte irréversible nécessite le visa des Archives Départementales de l’Essonne, qui exerce le contrôle scientifique et technique de l’Etat.
Communication
« La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. » (article 211-2 du Code du Patrimoine)
La communication est l’autre mission fondamentale du service. Elle est principalement dirigée vers les services producteurs, pour des raisons administratives. Les chercheurs extérieurs (administrés, étudiants, historiens) peuvent demander la communication des archives, dans le respect des textes en vigueur.
La communication passe aussi par l’exploitation et la mise en valeur des archives de la ville à travers diverses actions culturelles : expositions, rédactions d’articles, illustrations de projets municipaux, partenariat avec les sociétés savantes, …
