Organizzazione: Medici con l’Africa Cuamm
Profilo richiesto: Administrative Desk Officer
Scadenza candidature: 10/02/2025
al seguente indirizzo e-mail: Inviare una mail comprensiva di CV, lettera motivazionale ed eventuali lettere di referenza ai seguenti 2 indirizzi, specificando nell’oggetto “Administrative Desk Officer”:
Tipologia di contratto: Contratto di Collaborazione Coordinata e Continuativa come da Accordo Collettivo Nazionale per la Regolamentazione delle Collaborazioni Coordinate e dei lavoratori operanti nelle ONG e OSC sottoscritto tra le Associazioni delle ONG Italiane (AOI e Link2007) e le Organizzazioni sindacali FeLSA-CISL, NIdiL-CGIL, UILTemp il 4/12/203.
Data di inizio collaborazione: marzo 2025
Durata: 12 mesi
Sede di lavoro: Padova, Italia
Anni di esperienza richiesta: Esperienza di almeno 3 anni in gestione amministrativa e finanziaria di progetti internazionali nella sede di Organizzazioni Non Governative o in Paesi in Via di Sviluppo
Responsabilità specifiche:
Medici con l’Africa CUAMM è alla ricerca di un Desk Amministrativo esperto per supportare la gestione amministrativa e finanziaria dei progetti sanitari implementati in paesi africani. La risorsa selezionata avrà il compito di garantire un’efficace gestione finanziaria e amministrativa dei progetti in tutte le fasi del ciclo di progetto, assicurando il rispetto delle normative e delle procedure interne e dei donatori.
Responsabilità principali:
1. Elaborazione del piano finanziario:
- Predisposizione e aggiornamento dettagliato dei budget dei progetti, garantendo coerenza con gli obiettivi di progetto e i vincoli dei donatori.
- Stima e distribuzione delle risorse finanziarie per le attività pianificate.
- Monitorare le variazioni di budget per identificare tempestivamente eventuali rischi finanziari o scostamenti rispetto alle attività previste.
2. Supporto alla contrattualistica:
- Redazione e revisione dei contratti con partner, fornitori e consulenti, al fine di assicurarne la conformità con le normative vigenti e ai requisiti del donatore.
- Gestione delle clausole contrattuali relative ai termini di pagamento.
- Supervisione dell’archiviazione e aggiornamento dei documenti contrattuali.
3. Pianificazione finanziaria:
- Elaborare piani finanziari a breve, medio e lungo termine per garantire la sostenibilità finanziaria dei progetti.
- Analizzare dei flussi di cassa al fine di assicurare disponibilità di fondi per l’implementazione del progetto.
- Collaborare con i responsabili di progetto per coordinare le tempistiche di spesa con le scadenze operative.
4. Analisi dello speso di progetto:
- Monitorare e analizzare periodicamente le spese sostenute e confrontarle con budget approvato.
- Identificare e segnalare eventuali scostamenti o inefficienze nella gestione delle risorse.
- Preparare report analitici dettagliati per supportare la programmazione.
5. Proroghe e varianti:
- Preparare la documentazione necessaria per richiedere proroghe o varianti ai donatori.
- Coordinamento con i team di progetto per giustificare tecnicamente e finanziariamente le richieste.
- Monitorare l’iter approvativo e supportare nell’eventuale richieste di chiarimenti da parte del donatore.
6. Controllo della contabilità:
- Verificare la corretta registrazione delle scritture economiche e finanziarie, nel rispetto dei principi contabili.
- Revisionare la documentazione, contabile e non, a supporto alle spese registrate nel gestionale contabile, e assicurare il rispetto dell’implementazione delle linee guida del donatore e di Medici con l’Africa Cuamm.
- Garantire la coerenza e la trasparenza nella rendicontazione contabile.
- Verificare le riconciliazioni di cassa e di banca.
7. Applicazione delle procedure organizzative:
- Assicurarsi che tutte le attività amministrative rispettino le linee guida dell’organizzazione e del donatore;
- Fornire formazione e supporto ai colleghi nei paesi per rafforzare la comprensione e l’applicazione delle procedure.
- Monitorare regolarmente il rispetto delle policy dell’organizzazione
8. Supervisione dei report finanziari:
- Collaborare con i team di progetto per raccogliere e verificare i dati finanziari necessari alla redazione dei report.
- Assicurare che i report, e la documentazione di supporto, rispettino i formati e le scadenze definite dai donatori.
- Preparare e validare i rendiconti finali, e tutti gli allegati necessari, per garantire la chiusura regolare dei progetti.
9. Audit di progetto:
- Coordinare le attività di audit interno ed esterno dei progetti
- Fornire ai revisori la documentazione richiesta e rispondere a eventuali quesiti
- Implementare le raccomandazioni post-audit per migliorare la gestione economica e finanziaria.
10. Redazione del bilancio di esercizio:
- Collaborare con il responsabile amministrativo per aggregare i dati finanziari dell’organizzazione.
- Verificare la correttezza delle voci di bilancio relative ai progetti gestiti.
Requisiti richiesti:
- Laurea in Economia, Finanza o materie affini
- Esperienza di almeno 3 anni in gestione amministrativa e finanziaria di progetti internazionali nella sede di Organizzazioni Non Governative o in Paesi in Via di Sviluppo
- Conoscenza approfondita delle procedure dei principali donatori internazionali (es. UE, UN, AICS).Ottima padronanza di strumenti di gestione finanziaria e software contabili.
- Buone capacità di analisi, problem solving e lavoro in team.
- Conoscenza della lingua inglese e francese.
- Disponibilità a effettuare trasferte nei paesi di intervento.
Come Candidarsi
Inviare una mail comprensiva di CV, lettera motivazionale ed eventuali lettere di referenza ai seguenti 2 indirizzi, specificando nell’oggetto “Administrative Desk Officer”: a.iannetti@cuamm.org; c.arvati@cuamm.org
Verranno contattati per colloquio conoscitivo solo i candidati con cv pertinente.
Il processo di selezione si basa su criteri di non discriminazione, per cui i candidati vengono presi in considerazione senza distinzione di etnia, genere, indirizzo politico, religione, opinioni personali, orientamento sessuale.
Medici con l’Africa Cuamm non tollera alcun abuso, sfruttamento o violenza nei confronti di bambini e adulti vulnerabili, nè altri comportamenti non rispettosi della dignità umana da parte del proprio staff, dello staff dei partner o di altro personale associato all’organizzazione.
Tutti i candidati selezionati saranno tenuti ad aderire alla mission e ai valori dell’organizzazione, alle policies di non discriminazione e ai principi di safeguarding.
