Ce poste est à pourvoir à ROUBAIX.
secrétaire gestionnaire H/F
Sous l’autorité du Responsable de l’Unité Administrative et du Responsable du Service Communal d’Hygiène et de Santé, le secrétaire gestionnaire (F/H) participe au secrétariat du Service Communal d’Hygiène et de Santé. Il est en contact fréquent avec le public.
Vous savez :
- Activités principales :
- Assurer le suivi administratif des dossiers et des courriers :
o lien avec les Inspecteurs de Salubrité sur le type de procédures à mener,
o rédaction des courriers en lien et avec validation du responsable du pôle administratif,
o gestion des parapheurs (départs/retours) et assure la navette courrier,
o gestion et enregistrement des courriers entrants/sortants, suivi des courriers recommandés,
o enregistrement du dossier sur la base ESABORA tout au long de sa gestion.
- Assurer le suivi des dossiers CAF et FSL :
o mise à jour des tableaux de suivi,
o enregistrement dans la base ESABORA,
o élaboration et envoi des convocations
- Assurer le suivi administratif de l’activité du C3D :
o suivi des prises de rendez-vous et des fiches d’intervention,
o gestion de l’agenda et des rendez-vous de révision,
o enregistrement informatique des dossiers (intervention et distribution de produits).
- Assurer l’accueil téléphonique du Service Communal d’Hygiène et de Santé :
o permanence téléphonique les après-midi du mardi au vendredi et le samedi matin (numéro du service : 03.20.66.47.91)
o réception des appels internes.
- Assurer la continuité de service pendant les absences de la secrétaire de Direction et du responsable de l’unité administrative.
- Activités spécifiques
- Effectuer du travail administratif de bureau,
- Se déplacer régulièrement en Mairie pour le courrier
- Etre au contact direct avec la population par téléphone,
- Gérer les urgences.
- Relations fonctionnelles
- Externes : ARS, DDTM, Préfecture, Police, DDPP
- Interne : ensemble des services municipaux.
