Documenta Futura, bussola per la gestione documentale nella PA

Un punto di riferimento autorevole e sempre aggiornato per la gestione documentale nella pubblica amministrazione: è la mission di Documenta Futura, un osservatorio sulla gestione documentale ideato da Dgroove con il supporto tecnico-scientifico di Mariella Guercio, già professore ordinario di archivistica e gestione documentale della Sapienza. L’iniziativa, patrocinata da Anorc, è rivolta in particolare a Dirigenti, Responsabili per la Transizione Digitale (RTD) e Responsabili della gestione documentale e a quelli dell’IT di enti della pubblica amministrazione e di aziende a partecipazione pubblica. L’Osservatorio sarà presentato per la prima volta mercoledì 26 alle 15 con un webinar gratuito che illustrerà le opportunità di Documenta Futura per la PA e anticiperà le iniziative del 2025: webinar tematici, workshop e approfondimenti normativi. Le iscrizioni al webinar di presentazione sono aperte.

“I sistemi di gestione digitale sono ormai diffusi in tutte le pubbliche amministrazioni e in molte aziende private. Svolgono un ruolo centrale di governo di dati e di documenti informatici. Tuttavia, nonostante il consolidamento del quadro normativo e la maturità delle piattaforme, non mancano criticità e nodi irrisolti la cui soluzione richiede, a mio avviso, il confronto tra esperienze diverse e iniziative di approfondimento sui temi più rilevanti”, afferma la prof. Guercio. “È per questa ragione che ho deciso di collaborare con Dgroove, sostenendo alcune iniziative di supporto alla sempre più numerosa comunità professionale impegnata sul fronte della corretta formazione e salvaguardia dei nostri patrimoni documentari e informativi”.

“Il nuovo Osservatorio Documentale di Dgroove, dal nome Documenta Futura: il punto di incontro tra esperti, operatori e settore pubblico per un ecosistema documentale evoluto, è una piattaforma virtuale che offrirà contenuti formativi specialistici, aggiornamenti normativi e spazi di confronto diretto con esperti del settore per supportare la digitalizzazione del settore pubblico”, ci condivide Francesco Giachi, Ceo di Dgroove.

Il contesto normativo: il documento future-proof

Il contesto in cui si inserisce Documenta Futura è quello di una normativa ampia e complessa, che spesso richiede una bussola per orientarsi.

Il riferimento è, in particolare, al Regolamento europeo eIDAS (Regolamento UE 2024/1183) e al CAD, o Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005), che fissano gli standard per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti digitali e stabiliscono i requisiti per firme elettroniche e sistemi di certificazione dell’identità digitale. La PA è chiamata ad adottare un approccio strutturato alla gestione documentale: non a caso, già nel primo webinar di presentazione di Documenta Futura, si affronteranno temi quali la gestione documentale e l’IA, la selezione e lo scarto dei documenti, il cloud, l’interoperabilità.

“Conservare non significa semplicemente salvare o archiviare un documento, ma renderlo interoperabile e leggibile nel tempo, assicurando che possa essere compreso e recuperato anche in ambienti tecnologici futuri”, afferma Giachi.

Tutti gli appuntamenti di Documenta Futura

Documenta Futura aggiornerà le PA sulle novità tecnologiche che rispondono alle esigenze di digitalizzazione e di interoperabilità tra piattaforme istituzionali, darà informazione completa sui processi di archiviazione e conservazione documentale in conformità con la normativa vigente e favorirà il dialogo e la condivisione di conoscenze e best practice tra professionisti del settore attraverso eventi formativi e divulgativi. L’Osservatorio prevede un ciclo di incontri che si snoderanno nel corso dell’anno, tenuti da docenti e professionisti del settore: Andrea Piccoli, professionista della digitalizzazione e privacy, coordinatore triveneto ANORC e ANORC Professioni; Matteo Savoldi, Archivista e Docente del Master in “Produzione, gestione e conservazione di archivi digitali” presso l’università di Macerata; Stefano Sasso, Archivista e consulente in formazione, gestione e conservazione del documento digitale.

Il webinar inaugurale del 26 marzo è l’evento introduttivo volto a presentare ufficialmente l’iniziativa, illustrandone obiettivi, contenuti e modalità di partecipazione. Seguiranno 6 “Documenta Futura Talks”, sessioni tematiche online della durata di 45 minuti ciascuna, incentrate su argomenti di particolare rilevanza per la gestione documentale nella pubblica amministrazione, secondo il seguente programma:

• Aprile: Intelligenza Artificiale e gestione documentale: opportunità e sfide.
• Maggio: Integrazione delle piattaforme nazionali (SPID, CIE, AppIO, PagoPA, ecc.) e interoperabilità.
• Giugno: Il Piano Triennale per l’informatica nella PA e la gestione documentale.
• Luglio: Infrastrutture cloud: considerazioni concettuali e implicazioni per il PNRR.
• Settembre: Selezione, scarto documentale e sostenibilità nei processi archivistici.
• Ottobre: Digitalizzazione e certificazione di processo: aspetti operativi e normativi.

Infine, nel mese di novembre è in programma un evento ibrido, ovvero un incontro in presenza, ma con la possibilità di collegarsi da remoto per chi non riuscisse a partecipare, presso il Talent Garden di Roma, organizzato in collaborazione con FPA, con l’obiettivo di favorire il confronto diretto tra esperti e rappresentanti istituzionali. A questo si aggiungono 2 ulteriori workshop.

Agli utenti saranno forniti i materiali didattici a supporto, tra cui e-book tematici (“Dalla gestione alla conservazione” e “Le interazioni tra Produttore e Conservatore”) e 10 Articoli specialistici di approfondimento sulle evoluzioni normative e tecnologiche. I temi trattati saranno: Machine Learning, AI, Cloud e PA, Formazione, Digitalizzazione, Selezione documentale e Sostenibilità.

Docsuite Next e il ruolo di Dgroove

Per le PA è importante scegliere la propria piattaforma documentale in linea con il contesto normativo. Innanzitutto, occorre orientarsi verso l’open source, anche perché permette di affrontare l’innovazione in termini di condivisione e collaborazione. Inoltre, le soluzioni di gestione documentale devono permettere di mettere l’utente al centro, sia esso il dipendente, il cittadino o l’impresa. Questo implica non solo l’adozione di interfacce intuitive e accessibili, ma anche la capacità di personalizzare l’esperienza utente senza intervenire direttamente sul codice. Un altro aspetto cruciale è l’automazione dei processi, che si traduce in un incremento dell’efficienza operativa, nonché della sicurezza delle informazioni.

“La nostra piattaforma documentale Docsuite Next è progettata per rispondere perfettamente alle esigenze di oggi e rispondere a quelle di domani, garantendo una gestione documentale a prova di futuro” afferma Francesco Giachi, Ceo di Dgroove.

Docsuite Next è, infatti, una piattaforma modulare in grado di gestire ogni fase del ciclo di vita dei documenti, dalla creazione alla conservazione, con un’interfaccia semplice e moduli configurabili per la gestione di protocolli, PEC, fascicoli, repertori e atti, tutti integrati per supportare la collaborazione e l’efficienza. Tra le funzionalità principali vi sono il Designer dei Workflow, che consente di creare flussi di lavoro personalizzati, e la gestione avanzata dei metadati, che facilita la classificazione e la ricerca dei documenti. La piattaforma è conforme alle Linee guida AgID e supporta l’integrazione delle firme digitali, semplificando la condivisione e l’approvazione dei documenti.

“L’integrazione e l’interoperabilità con l’ecosistema digitale nazionale e con altri sistemi all’interno della PA sono requisiti che permettono di superare i silos informativi, favorendo lo scambio di dati e la collaborazione tra diversi enti”, dichiara Francesco Giachi. “Questa apertura è fondamentale per costruire una PA coesa e efficiente, che operi come un unico organismo al servizio del cittadino. Con Documenta Futura apriamo uno spazio con cui siamo costantemente vicini alla PA nella loro esigenza di aggiornarsi sulla normativa di settore, condividere best practice e innovare”.

Su Documenta Futura, infatti, gli utenti potranno sempre recarsi sulla pagina dedicata per consultare articoli scritti da professionisti della gestione documentale, scaricare ebook sugli ultimi aggiornamenti della normativa, leggere guide per supportare le PA sull’archiviazione e gestione documentale e seguire webcast.