Ce poste est à pourvoir à Orly.
Assistant administratif (h/f)
Gestion administrative commune aux deux directions :
• Gestion des agendas des directrices
• Filtrage et transmission des appels et des accueils physiques, évaluation des urgences, orientation le cas échéant, prises de messages, enregistrement des courriers.)
• Préparation des réunions, (réservation de salle, de matériel, convocations, rédaction et diffusion des compte-rendu …)
• Rédaction de courriers courants, frappes de notes et/ou mise en forme des documents
• Participation à des réunions techniques, élaboration et diffusion des compte-rendu
Gestion administrative de la direction du développement social, spécifiquement :
• Rédaction des actes administratifs
• Suivi des marchés, des contrats et des conventions
• Tenue, classement et archivage des dossiers administratifs
• Traitement des données et capitalisation
• Elaboration et mise à jour des statistiques
• Saisie informatique des logiciels métiers (Maelis, Ciril , Millésime …)
• Suivi des échéanciers
• Suivi des impayés avec le Trésor Public et le service des Finances
Participation au suivi des budgets (ville, CCAS et ses annexes) :
• Saisie des engagements comptables, des documents de préparations budgétaires, des virements de crédits, bons de commandes, contrôle et suivi de la facturation et des recettes
• Préparation et mise à jour des régies (arrêtés de nomination, décisions ou délibérations en collaboration avec l’assistante de direction du pôle.
Participation à l’organisation, avec l’assistante de direction du Directeur Général Adjoint, des animations et des manifestations :
• Vœux aux seniors
• Semaine bleue,
• Thés dansants,
• Séjours et sorties,
• Colis aux seniors,
• Bourse de rentrée scolaire,
• Aide de fin d’année etc.
