Ce poste est à pourvoir à Orly.
Assistant administratif (h/f)
Socle commun :
• Traitement du courrier de l'ensemble du Pôle en l’absence de l’assistante du directeur du pôle
• Suivi et diffusion de la messagerie « secrétariat DST »
• Gestion des réclamations des riverains sur l’appli mobile, et via le site de la ville, par téléphone et par courrier
• Gestion d'agendas électroniques des directeurs/responsables du pôle
• Gestion des demandes d’interventions relevant du périmètre du pôle (ascenseurs, éclairage public, signalisation, chauffage, etc.) en lien avec les directeurs
• Accueil physique et téléphonique, organisation de rendez-vous et de séances de travail, transmission de messages, réservation de salles, organisation de déplacements, vidéoconférences …
• Préparation de dossiers
• Prise de notes, rédaction et mise en forme de courriers ou compte-rendu.
Dossiers spécifiques :
Astech et GIR :
• Assistance et suivi de la Gestion sur logiciels métiers ASTECH (gestion des demandes d’interventions) et GIR (gestion des demandes de mise à disposition de véhicules en autopartage)
• Saisie de demandes du pôle technique et Environnement ou des services exceptionnellement
• Extractions statistiques spécifiques
• Rapports d'activités et bilans des demandes
Comptabilité et finances :
• Aide à la préparation budgétaire, saisie des propositions budgétaires sur civil, report du budget voté dans les tableaux de suivi, ….
• Saisie de bons de commande sur civil et dans les tableaux de reporting
• Gestion et suivi de l'exécution budgétaire, alertes via les tableaux de suivi
• Validation des factures de location DIAC
• Extraction budgétaire à la demande et mensuellement (consommations de crédits, lignes marchés …)
• Contrôle des pièces comptables - révisons de prix
Marchés publics et contrats :
• Assistance au suivi et avancement des marchés publics et contrats
• Suivi de la planification des marchés à passer ou renouveler, alerte
Autorisations, code de la voirie/route :
• Rédaction d'autorisations liées aux occupations du Domaine Public, à la circulation, etc
• Suivi, affichage, transmission, tenue du registre des arrêtés
• Mise à jour du listing et organisation des réunions concessionnaires
Commission communale de sécurité :
• Convocation, frappe de procès-verbaux des commissions
Hygiène urbaine :
• Planification des actions 3D en l’absence de l’inspecteur de salubrité: dératisation, désinfection, désinsectisation de bâtiments ou réseaux d’égouts communaux
• Gestion des procédures liées aux déchets, dépôts sauvages et demandes de dérogation bruit
• Gestion planification et suivi des opérations de captures animales, des animaux morts ou errants, des chats libres
• Instruction de permis de détention (animaux de catégorie 1 et 2)
• Rédaction de certificats de salubrités
• Suivi des procédures d’avis à l’occasion des études d’impact et des enquêtes publiques concernant les installations classées
Jardins potagers :
• Gestion des baux (préparation des contrats et suivi (signature)
• Suivi annuel des paiements
