Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Direction de la Vie Universitaire (DVU) / Département des Activités Physiques et
Sportives (DAPS)
Composition du service (effectifs) : 5
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Référente administrative et financière (RAF) du DAPS
Missions principales et description du poste
L’assistant.e administratif.ve et financier.e a pour mission principale d’assurer l’expertise administrative
auprès de la RAF et du Directeur. Il.elle en collaboration avec la RAF, a un rôle de conseil sur les affaires
administratives et la gestion budgétaire du département. Il.elle participe à l’élaboration des objectifs
stratégiques du département et les met en œuvre dans le cadre des objectifs généraux de l’établissement.
Il.elle assister la référente administrative et financière dans la direction du département sportif.
MISSIONS ACTIVITES
Administration générale
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat
• Rédiger et transmettre les courriers divers
• Préparer et gérer les stages sportifs
• Contrôler les services d’enseignements
• Apporter expertise et conseil à la RAF
• Elaborer et mettre en œuvre des indicateurs de statistiques (inscriptions, fréquentation,)
• Organiser des opérations électorales au niveau du Conseil des Sports
• Diffuser les absences et reports de cours
• Gérer les adhésions sportives
Coordination pédagogique
• Gérer la plateforme MY DAPS
• Coordonner et actualiser les plannings (activités, infrastructures, évènements sportifs)
• Piloter les partenariats et mettre à jour les conventions pédagogiques
• Administrer les stages sportifs
• Gérer les dossiers administratifs des projets CVEC
Gestion financière
• Suivi du budget
• Suivre et actualiser les tableaux budgétaires
• Gestion des devis, bons de commandes et facturation (conventions, stages, matériel,)
• Suivi et réception des commandes
• Assurer un suivi et un contrôle financier des projets CVEC
Gestion des ressources humaines (en lien avec la RAF)
• Suivre et déclarer les prévisionnels/réalisés des vacataires, titulaires et étudiants (Sépia, Safran et Saphir)
• Participer aux recrutements des nouveaux enseignants vacataires/étudiants
Logistique générale et évènementielle
• Structurer et orchestrer la communication sportive
• Organiser la planification des mini bus
• Elaborer et gérer la logistique des évènements sportifs
• Assurer l’assistance opérationnelle lors des manifestations sportives
• Contrôler la conformité des prestations des prestataires
Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Connaissance des principaux logiciels de gestion utilisés
au sein de l’établissement (SIFAC, SEPIA, SAFRAN, HYPERPLANNING, SIHAM, APOGEE…)
et les logiciels courants de la bureautique : Excel, Word, Powerpoint
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.
Contacts
Nom – Prénom : OGBI Baya
Fonction : Référente administrative et financière
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
