Ce poste est à pourvoir à STAINS.
Coordinateur administratif H/F
Rejoignez-nous en tant que Coordinateur-trice administratif-ve au sein du Pôle des Moyens Généraux !
Vous êtes organisé-e, rigoureux-se et vous aimez piloter des projets tout en accompagnant les équipes -
Vous avez un talent pour jongler entre budget, gestion administrative et coordination -
Ce poste est fait pour vous !
Le/la coordinateur.trice administratif.ve assure la gestion administrative et budgétaire du pôle et accompagne les responsables de service ou d’équipement de la direction grâce à la mise en place d’outils de gestion.
Il/elle encadre et accompagne la/le gestionnaire administratif.ve, coordonne, organise et évalue les missions de la coordination du pôle.
Missions principales :
Gestion administrative et communication du pôle
- Gérer l’assistanat de la direction
- Assurer l’organisation de l’agenda
- Gérer le calendrier des instances et initiatives du pôle
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers (décisions, délibération,...)
- Suivre les conventions liées à l’activité du pôle
- Rédiger les comptes rendus de réunion de pôle
- Gérer l’organisation logistique des réunions
- Assurer et développer la communication du pôle
- Assurer la gestion et le suivi du courrier
- Gérer les commandes de fournitures
- Assurer l’archivage des services du pôle
- Accueil physique et téléphonique du pôle
- Saisie informatique des courriers, rapports, documents administratifs de déclaration, tableaux de suivi, etc.
Gestion budgétaire et RH
- Participer au suivi budgétaire des services du pôle (dépenses et recettes)
- Réaliser les bons de commande, engagements et liquidations de facture des services du pôle
- Gérer les plannings et le suivi du temps de travail (absences, congés, CET,-)
- Centraliser et transmettre aux services de la DRH : demande de formation, recrutement, état de paie, rapport de renouvellement,...
- Assurer la transmission des informations relatives à l’offre de formation de la collectivité.
