Offre Assistant direction cabinet maire | emploi Epinay-sur-Seine (93 - Seine-Saint-Denis)

Au sein du Cabinet du Maire, vous apporterez une aide permanente à M. le Maire, aux élus et au Chef de Cabinet, en termes d’organisation, de logistique et de suivi des demandes. Vous travaillerez en binôme avec l’assistante du Maire et vous assurerez également ses missions en son absences. Vos principales missions sont :

Gestion et suivi d’une partie des demandes faites au Cabinet :

• Rédiger des courriers d’intervention

• Assurer la permanence téléphonique « Allo Monsieur le Maire » en alternance avec les autres membres du Cabinet, de 18h à 20h, 1 lundi sur 3 hors vacances scolaires


• Envoyer chaque mois les courriers aux nouveaux acquéreurs à Epinay-sur-Seine


• Rechercher des informations auprès des services municipaux


• Être le garant de l’image de la collectivité et des élus

Secrétariat (accueil téléphonique et physique) au Cabinet du Maire :

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails adressés au Cabinet


• Préparer les dossiers à la demande du Maire et du Chef de cabinet


• Gérer et traiter les parapheurs à signer par le Maire ou les élus


• Appeler les interlocuteurs avec lesquels Monsieur le Maire souhaite échanger au téléphone


• Préparer le tableau hebdomadaire des rendez-vous du Maire pour l’accueil de l’Hôtel de Ville


• Assurer la transmission des informations entre le Cabinet et les services municipaux, ainsi qu’avec les partenaires et les interlocuteurs (autres collectivités territoriales, instances extérieures) du Cabinet

Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :

• Réaliser la mise en forme de documents de formes et contenus divers (courriers, mails, tableaux, mailing …)


• Organiser le classement et la gestion des dossiers par la mise en place d’outils de gestion


• Rédiger des courriers types


• Tenir à jour l’annuaire des contacts habituels du Cabinet