Ce poste est à pourvoir à Lyon.
Assistante formation F/H
Vous exercez au sein du pôle Ressources et plus particulièrement de Pôle Parcours Professionnels et Prévention du service des Ressources Humaines. Placé (e) sous la responsabilité du Responsable de pôle, vous assurez l’ensemble des missions administratives du pôle en matière de formation, d’accompagnement professionnel et d’insertion en binôme avec une autre assistante.
1_ Activités transverses :
- Informer les agents en matière d’accompagnement professionnel, de formation et d’insertion
- Assurer la bonne tenue de tableaux de suivi des dispositifs du secteur.
- Elaborer et mettre à jour les procédures et modes opératoires référents.
- Tri, classement et archivage des documents
- Tutorer les stagiaires accueillis sur le pôle
2_ Activités formation :
- Assurer la logistique relative à l’organisation des sessions de formations internes (constitution des groupes, réservation des salles, édition des supports, suivi des évaluations, inscription sous INSER)
- Assurer les inscriptions des participants aux séminaires et colloques et informer les personnes de la procédure
- Suivi des séances d’analyse de la pratique et de supervision : émission des fiches d’émission du besoin à partir des plannings et vérification du service fait
3_ Activités accompagnement professionnel :
- Assurer un premier niveau de traitement des demandes d’accompagnement, (entretiens premier contact et rédaction des CR)
- Opérer une première analyse des dossiers de demandes de financement, quant à leur validité et complétude.
- Organiser les commissions internes de validation des dossiers (CFP, cours d’emploi) ainsi que les réunions de bilans et assurez le lien avec les services experts de la DGRHDS.
- Effectuer un suivi des demandes de formations : bureautique, français, bilans de compétences…
- Assurer la gestion des congés des agents en congés de formation et le paramétrage des plannings de formation
4_ Activités insertion :
- Effectuer le recensement des lieux de stage, assurer le suivi des conventions et garantir le respect de la procédure.
- Assurer le suivi administratif des stages long gratifiés (constitution des dossiers, organisation de la réunion de rentrée et de sortie, paramétrage des plannings, édition des attestations) en relation avec l’unité paie carrière GA
- Assurer le suivi relatif à la campagne de recrutement des apprentis (gestion du logiciel de recrutement, prise de RDV, mails de réponse, collecte des pièces, constitution des dossiers, rédaction des CERFA, déclaration Urssaf)
- Organiser les réunions de rentrée et de bilan des apprentis (réservation salle et traiteur, convocations) et les réseaux des maîtres d’apprentissage
- Assurer le suivi des congés des apprentis, de la journée de solidarité, des absences et des NBI des maîtres d’apprentissage en relation avec l’unité paie carrière GA
